Положение о постоянно действующей экспертной комиссии таможенного органа

Приложение 41 к п. 10.1.4 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах)

ПОЛОЖЕНИЕ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической, практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности таможенного органа, а также для осуществления руководства и координации деятельности экспертных комиссий подведомственных региональному таможенному управлению организаций.

1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при начальнике таможенного органа.

Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководством таможенного органа. В необходимых случаях (раздел 3 настоящего положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с соответствующим госархивом.

1.3. В своей работе ЭК руководствуется распорядительными документами Федеральной таможенной службы, приказами и распоряжениями начальника таможенного органа, нормативно-методическими документами соответствующего госархива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим положением.

1.4. ЭК возглавляется одним из заместителей начальника таможенного органа, курирующим вопросы делопроизводства и архива; ее секретарем является лицо, ответственное за архив.

Персональный состав ЭК назначается приказом начальника таможенного органа из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя ОДО и представителя соответствующего госархива.

В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.

2. Основными задачами ЭК являются организация и проведение:

экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел,

экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив таможенного органа,

отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный архив.

3. Основными функциями ЭК являются:

организация и проведение совместно с ОДО и архивом работы по ежегодному отбору дел (в том числе научно-технической и специальной документации) таможенного органа для дальнейшего хранения и к уничтожению;

рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел таможенного органа; описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу; актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

участие в подготовке и рассмотрении проектов методических документов по вопросам работы с документами в таможенном органе;

осуществление методического руководства и контроля за работой ЭК подведомственных региональному таможенному управлению организаций, проверка их деятельности и периодическое заслушивание на своих заседаниях докладов, сообщений председателей этих комиссий;

оказание методической и практической помощи подчиненным региональному таможенному управлению организациям, не состоящим на учете архивных учреждений, по вопросам рассмотрения и согласования номенклатур дел, описей и методических пособий по организации, хранению, учету документов;

совместно с ОДО и кадровой службой проведение для должностных лиц делопроизводственных служб и архивов, других должностных лиц таможенных органов, а также членов ЭК подведомственных региональному таможенному управлению организаций инструктажа и консультаций по вопросам работы с документами, участие в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

4. Права ЭК

ЭК имеет право:

в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям, отдельным должностным лицам таможенного органа по вопросам разработки номенклатур дел, формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов;

запрашивать от начальников отделов и других структурных подразделений письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу; предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;

заслушивать на своих заседаниях начальников отделов и других структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, причинах утраты документов;

приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов отделов и других структурных подразделений, представителей соответствующего госархива и сторонних организаций;

в лице председателя, его заместителя и секретаря комиссии не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы;

информировать руководство таможенного органа по вопросам, относящимся к компетенции комиссии;

в установленном порядке представлять таможенный орган в архивных органах.

5. Организация работы ЭК

5.1. ЭК таможенного органа работает в тесном контакте с ЭПК соответствующего архивного учреждения и Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) Федеральной таможенной службы, получает от них соответствующие организационно-методические указания.

5.2. ЭК проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии.

5.3. Заседания ЭК и принятые на них решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство таможенного органа (в необходимых случаях по согласованию с соответствующим госархивом).

5.4. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.

Источник - Приказ ФТС России от 18.10.2004 № 160 (с изменениями и дополнениями на 2012 год)