Регламент использования работниками организации представительских средств (образец заполнения)

Примерный образец

                                 Утверждаю
ОАО "Фрегат"
------------------------                Генеральный директор
наименование организации     ------------------------------------------
наименование должности руководителя
организации
Регламент
Малиновский          В.Я. Малиновский
14.05.2009 N 19              -----------------    ---------------------
подпись          расшифровка подписи

использования                "14" мая 2009 г.
представительских средств

1. Общие положения

Настоящий Регламент (далее - Регламент) регулирует порядок использования работниками ОАО "Фрегат" (далее - Предприятие) средств на представительские нужды.

Регламент разработан в соответствии и на основании следующих нормативных актов:

- Налоговый кодекс РФ от 31.07.1998 N 146-ФЗ (ред. от 26.11.2008, с изм. от 17.03.2009);

- Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ред. от 03.11.2006);

- Приказ Минфина России от 06.10.2008 N 106н "Об утверждении Положений по бухгалтерскому учету" (ред. от 11.03.2009) (с Положением по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/2008), Положением по бухгалтерскому учету "Изменения оценочных значений" (ПБУ 21/2008));

- Положение по бухгалтерскому учету ПБУ 10/99 "Расходы организации", утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н (ред. от 27.11.2006);

- Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 07.05.2009);

- Устав ОАО "Фрегат".

2. Термины и определения

Представительские расходы - это расходы Предприятия, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества.

Документально подтвержденные расходы - это затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Обычай делового оборота - это сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе.

3. Состав представительских расходов

3.1. Представительские расходы представляют собой планируемые и целевые расходы.

3.2. К представительским расходам Предприятия относятся расходы на:

- официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) Предприятия, независимо от места проведения указанных мероприятий;

- проведение официального приема (завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие) для указанных лиц, а также официальных лиц Предприятия, участвующих в переговорах;

- транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

- буфетное обслуживание во время переговоров;

- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате Предприятия, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

3.3. Не могут быть признаны представительскими расходы на:

- организацию развлечений и корпоративных мероприятий;

- организацию отдыха сотрудников;

- профилактику или лечение заболеваний сотрудников Предприятия;

- покупку сувениров и подарков;

- обед в казино или пансионате;

- расходы по проживанию в гостиницах представителей других фирм, прибывших для ведения переговоров;

- расходы по приобретению проездных билетов для представителей других фирм, участвующих в переговорах;

- оформление виз;

- затраты на проведение праздничных мероприятий и юбилеев.

4. Перечень лиц, имеющих право получать средства в подотчет на представительские расходы

Право получать наличные денежные средства в подотчет на представительские нужды имеют следующие должностные лица Предприятия:

- генеральный директор Предприятия;

- первые заместители генерального директора Предприятия;

- руководители структурных подразделений;

- работники коммерческой службы Предприятия (отдела маркетинга, отдела рекламы, отдела сбыта);

- работники, назначенные ответственными за проведение официального представительского мероприятия приказом генерального директора или письменным распоряжением руководителя структурного подразделения Предприятия;

- секретарь генерального директора Предприятия.

5. Документальное оформление представительских расходов

5.1. При организации представительских мероприятий руководитель структурного подразделения, проводящего данное мероприятие:

- издает письменное распоряжение о назначении ответственного за его проведение и о разработке сметы расходов;

- издает письменное распоряжение о направлении приглашений на мероприятие, содержащее в обязательном порядке цель прибытия представителей сторонней организации. Такой целью могут быть либо проведение переговоров в рамках уже заключенного контракта, либо установление взаимного сотрудничества по основной деятельности организации;

- утверждает программу встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, количества приглашенных лиц и участников со стороны организации и со стороны приглашенных.

5.2. Для получения денежных средств на представительские нужды сотрудник, назначенный ответственным за официальное мероприятие:

- составляет смету затрат на представительские мероприятия;

- визирует смету затрат у вышестоящего руководителя и главного бухгалтера Предприятия;

- в установленном на Предприятии порядке подписывает завизированную смету у генерального директора Предприятия.

После утверждения сметы подотчетному лицу в виде аванса выдаются денежные средства по расходному кассовому ордеру.

5.3. После проведения официального представительского мероприятия сотрудник, назначенный ответственным за мероприятие, должен в 3-дневный срок предоставить в бухгалтерию отчет о расходах на проведение деловой встречи и акт на списание представительских расходов (авансовый отчет) с оправдательными документами.

5.4. Из подотчета денежные суммы, выданные на представительские расходы, списываются по истечении срока, на который они выданы, при представлении документов, подтверждающих осуществленные расходы.

5.5. В первичных учетных документах, подтверждающих фактически произведенные затраты на проведение представительских мероприятий, должны быть указаны:

- дата и место проведения делового представительского мероприятия;

- Ф.И.О. приглашенных лиц;

- Ф.И.О. участников мероприятия со стороны организации;

- конкретное назначение расходов;

- сумма расходов.

5.6. По каждому случаю приема делегации или проведения другого официального представительского мероприятия необходимо составление исполнительной сметы или акта. Документ "Исполнительная смета" должен содержать такие реквизиты, как дата, место и программа проведения деловых встреч, список участвующих лиц с обеих сторон, величина расходов.

5.7. Все произведенные расходы должны быть обоснованы приложенными к исполнительной смете правильно оформленными первичными документами.

5.8. Произвольно составленные документы не могут служить оправдательными документами, подтверждающими расходование средств.

6. Нормы отдельных видов представительских расходов

6.1. Общий годовой фонд расходов на представительские мероприятия Предприятия устанавливается в размере, не превышающем 4% от расходов Предприятия на оплату труда за этот период.

6.2. Устанавливаются следующие нормы отдельных видов представительских расходов:

---------------------------------------------------------------------------
¦     Наименование расходов     ¦              Лимит расходов             ¦
+-------------------------------+-----------------------------------------+
¦1. Расходы по проведению       ¦Не более 3000 руб/чел.                   ¦
¦официального приема лиц (из    ¦                                         ¦
¦расчета на одного человека в   ¦                                         ¦
¦день)                          ¦                                         ¦
+-------------------------------+-----------------------------------------+
¦2. Расходы на питание во время ¦Не более 2000 руб/чел.                   ¦
¦переговоров (из расчета на     ¦                                         ¦
¦одного человека в день,        ¦                                         ¦
¦включая переводчика и          ¦                                         ¦
¦сопровождающих лиц)            ¦                                         ¦
+-------------------------------+-----------------------------------------+
¦3. Оплата услуг переводчиков,  ¦3500 руб. в час.                         ¦
¦не состоящих в штате           ¦Стоимость работы за полный рабочий день -¦
¦организации, принимающей       ¦20 000 руб.                              ¦
¦делегацию                      ¦Стоимость работы переводчика,            ¦
¦                               ¦владеющего редкими и восточными языками, ¦
¦                               ¦составляет 25 000 руб. в день либо       ¦
¦                               ¦4000 руб. в час.                         ¦
¦                               ¦При организации загородных и             ¦
¦                               ¦заграничных мероприятий услуги перевода  ¦
¦                               ¦приобретаются с наценкой 20 - 50%        ¦
+-------------------------------+-----------------------------------------+
¦4. Транспортное обслуживание   ¦500 руб. в час                           ¦
--------------------------------+------------------------------------------

6.3. Расходы на обслуживание иностранных делегаций автомобильным транспортом предусматриваются в сметах расходов из расчета почасовой оплаты по ставкам оплаты предприятий, предоставляющих услуги такси.

6.4. При составе делегаций свыше 5 человек количество сопровождающих лиц и переводчиков, обслуживающих делегацию, должно определяться из расчета 1 переводчик или сопровождающий не менее чем на 5 членов делегации.

6.5. Во время обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия, связанного с официальным приемом иностранных делегаций, количество участников со стороны Предприятия не должно превышать количество участников со стороны иностранных делегаций.

7. Общее планирование представительских расходов Предприятия

7.1. Организует разработку годового бюджета представительских расходов главный бухгалтер Предприятия.

7.2. Ежегодно, не позднее 20 ноября, руководители структурных подразделений Предприятия и секретарь генерального директора готовят примерные сметы затрат на представительские нужды в течение года и передают их в бухгалтерию.

7.3. Главный бухгалтер оформляет годовой бюджет представительских расходов и передает на утверждение генеральному директору Предприятия.

8. Контроль за правомочностью списания средств на представительские расходы

8.1. Контроль за правомочностью списания средств на представительские нужды осуществляет комиссия (приложение 1 ¹ ) в составе:

- генеральный директор Предприятия (председатель комиссии);

- главный бухгалтер Предприятия;

- начальник административно-хозяйственной службы Предприятия.

Сроки деятельности и полномочия комиссии по проверке правомерности списания средств на представительские нужды утверждают приказом генерального директора.

8.2. Подтверждением правомочности списания средств на представительские расходы является акт о списании, оформленный надлежащим образом (приложение 2 ¹ ).

Источник - "Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2009, № 7