Примерное положение о службе документационного обеспечения управления организации (ДОУ)

Примерное положение о службе ДОУ ¹

1. Общие положения.

1.1. Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения и подчиняется непосредственно руководителю организации (первому заместителю руководителя).

1.2. Служба осуществляет документационное обеспечение управления организации и в своей деятельности руководствуется законами Российской Федерации, указами Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, законодательными актами по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений федеральной архивной службы России, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, нормативными материалами, касающимися автоматизации информационных процессов; Уставом (Положением) об организации, приказами и распоряжениями руководителя организации, Инструкцией по делопроизводству организации.

1.3. В состав отдела входят следующие группы: секретариат (секретари руководителя организации и его заместителей), канцелярия, копировально-множительное бюро, архив, группа обслуживания автоматизированной системы делопроизводства.

Служба ДОУ оказывает методическую помощь ответственным за документационное обеспечение (делопроизводство) в структурных подразделениях организации.

1.4. Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые разрабатываются службой и подписываются руководителем службы, согласовываются с юридическим лицом по правовым вопросам, руководителем отдела кадров и утверждаются руководителем организации.

При изменении функций и задач службы должностные инструкции пересматриваются.

1.5. Службу ДОУ возглавляет руководитель, который назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации. Квалификационные требования для замещения должности руководителя службы: высшее профессиональное образование по специализации государственных должностей государственной службы или образование, считающееся равноценным, с дополнительным высшим профессиональным образованием по специализации государственных должностей государственной службы. Стаж государственной службы на ведущих государственных должностях государственной службы не менее двух лет или стаж работы по специальности не менее пяти лет.

2. Основные задачи и функции.

Основными задачами службы являются установление единого порядка работы с документами в организации с ГОСТами и другими действующими нормативами.

Служба в соответствии с основными задачами и в пределах предоставленных полномочий осуществляет следующие функции:

2.1. Формирует и совершенствует автоматизированную систему документационного обеспечения в деятельности организации.

2.2. Разрабатывает, внедряет и совершенствует единую нормативно-методическую базу, регулирующую деятельность службы, работников организации по документационному обеспечению управления.

2.3. Упорядочивает документальную базу, унифицирует формы документов, устанавливает правила подготовки и оформления документов. Определяет эстетические и эргономические требования к оформлению документов и средствам работы с ними.

2.4. Определяет порядок прохождения и обработки документов, внедряет новые технологические приемы работы с документами, сокращающие объем документооборота.

2.5. Разрабатывает информационно-поисковые системы по документам (автоматизированные или традиционные картотеки, справочники, классификаторы и кодификаторы документной информации).

2.6. Осуществляет контроль над исполнением документов в установленные сроки; обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов.

2.7. Организует работу архива с делами и документами организации в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями, разрабатываемыми учреждениями федеральной архивной службы России.

2.8. Осуществляет организационно-методическое руководство по документационному обеспечению, организует повышение квалификации и обучение сотрудников службы и структурных подразделений организации работе с документами, разрабатывает учебные и методические пособия по ДОУ.

2.9. Контролирует порядок обслуживания пользователей автоматизированной системы документационного обеспечения управления, правила формирования информационных массивов, доступа и защиты информации.

2.10. Изучает отечественный и зарубежный опыт работы с документами.

3. Обязанности.

Служба для осуществления своих функций выполняет следующие обязанности:

3.1. Разрабатывает инструкции и стандарты по документационному обеспечению для структурных подразделений организации.

3.2. Разрабатывает, внедряет и ведет табель и альбомы унифицированных форм документов, согласовывает изменения, дополнения и вновь разработанные формы и бланки документов и представляет их на утверждение руководителю организации. Периодически оповещает абонентов табеля об изменениях и проводит консультации по запросам абонентов.

3.3. Осуществляет прием, учет, регистрацию, оформление документов, их экспедиционную обработку, хранение, а также информационно-справочную работу по документам.

3.4. Организует своевременное рассмотрение и подготовку доклада руководству о поступающих документах, осуществляет контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

3.5. Обеспечивает контроль над прохождением и исполнением документов в подразделениях организации (и подведомственной сети). Контролирует исполнение документов в установленные сроки, обобщает и анализирует сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информирует руководство по этим вопросам.

3.6. Организует работы по составлению графика документооборота и представляет его на утверждение руководителю организации. Контролирует соблюдение исполнителями графика документооборота в целом.

3.7. Организует по поручению руководства подготовку проектов документов, обеспечивает их оформление и выпуск.

3.8. Создает и поддерживает в качественном состоянии справочно-информационный аппарат к документообороту организации.

3.9. Организует машинописное изготовление, копирование и оперативное размножение документов; разрабатывает и проектирует бланки документов.

3.10. Разрабатывает сводную номенклатуру дел организации, обеспечивает подготовку номенклатур дел структурными подразделениями, обеспечивает хранение дел и ведение архива традиционных и машиночитаемых документов, а также оперативное использование документной информации. Осуществляет контроль за правильностью оформления и формирования подразделениями дел и подготовкой их к сдаче в архив организации.

3.11. Обеспечивает единый порядок отбора, учета, сохранности, качества обработки и использования документов, образующихся в деятельности организации (и подведомственной сети), для передачи на государственное хранение.

3.12. Организует работы по исполнению обращений граждан.

3.13. Разрабатывает совместно с подразделениями организации мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

3.14. Осуществляет работу по формированию, ведению, пополнению информационной базы (ИБ) и банка данных (БД) для обеспечения контроля исполнения документов и поручений.

3.15. Администрирует ИБ и БД. Организует защиту информации и документации, санкционирует допуск к информации.

3.16. Корректирует по согласованию со структурными подразделениями организации соответствующие части Табеля форм документов организации, Альбома форм документации.

3.17. Разрабатывает нормативную базу по организации работ с информационным фондом организации.

3.18. Изучает и внедряет передовой зарубежный и отечественный опыт работы с документами.

3.19. Осуществляет планирование работ подразделений службы ДОУ, подготовку и представление отчетов о проделанной работе.

4. Права.

Служба имеет право:

4.1. В соответствии с соглашениями и договорами запрашивать и получать информацию из внешних источников.

4.2. Запрашивать и получать от всех структурных подразделений организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4.3. Принимать участие в созываемых руководством организации совещаниях представителей структурных подразделений организации, а также других учреждений и организаций для рассмотрения вопросов, входящих в компетенцию службы и связанных с выполнением ее задач и функций.

4.4. Участвовать в научно-практических мероприятиях по направлениям деятельности службы.

4.5. Вносить предложения по совершенствованию работы организации и структурных подразделений, в том числе в области информационно-аналитической деятельности.

4.6. Привлекать с согласия руководства организации сотрудников других структурных подразделений организации для выполнения работ, связанных с решением задач службы.

4.7. Пользоваться относящимися к компетенции службы информационными фондами организации в соответствии с установленным разграничением прав доступа к информации.

4.8. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы, их поощрении и наложении на них взысканий.

4.9. Проводить проверки состояния документационного обеспечения в подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей подразделений для принятия соответствующих мер. Вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.

4.10. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами.

5. Ответственность.

Служба ДОУ в лице руководителя несет ответственность за:

5.1. Несоблюдение трудовой и исполнительской дисциплины в службе.

5.2. Необеспечение сохранности и конфиденциальности информационных ресурсов организации в соответствии с установленным разграничением прав доступа к информации.

5.3. Несвоевременное и качественное выполнение функций службы, изложенных в настоящем Положении.

5.4. Нерациональное распределение обязанностей между сотрудниками службы.

5.5. Необеспечение условий труда работников службы в соответствии с санитарными нормами.

5.6. Невыполнение положений Инструкции по делопроизводству, утвержденной в организации.

6. Взаимоотношения и связи.

В процессе осуществления своих функций служба взаимодействует со следующими структурными подразделениями организации:

6.1. Со структурными подразделениями по вопросам:

- документационного обеспечения их деятельности; соблюдения норм, правил, сроков и технологии информационно-документационного обеспечения;

- исполнения поручений руководства организации, решений коллегиального органа;

- корректировки табеля форм документов организации;

- обеспечения программными продуктами, необходимыми для функционирования документационного обеспечения управления, в т.ч. программами антивирусной защиты, бланками документов;

- организации доступа к информационному фонду организации;

- получения информации, поступающей в службу, в т.ч. на магнитных носителях, и отправки подготовленной службой корреспонденции.

6.2. С юридическим лицом - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов и подготовкой еженедельной и ежемесячной отчетности.

6.3. С хозяйственной службой - по вопросам обеспечения средствами организационной техники и расходными материалами к ней, необходимой для функционирования службы, мебелью, канцелярскими принадлежностями, предметами бытового обслуживания работников.

6.4. С отделом кадров - по вопросам подбора, расстановки и повышения квалификации кадров.

6.5. С финансово-бухгалтерским отделом - по финансовым вопросам, касающимся деятельности службы.

Б. Примерное положение об архиве (отделе (группе) хранения документов) в составе службы ДОУ

1. Общие положения.

1.1. Документы, образующие Архивный фонд Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение временно, в пределах сроков, установленных Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", хранятся на предприятии (в организации, учреждении).

1.2. С целью своевременного приема от структурных подразделений документов, подлежащих временному хранению, надежного обеспечения учета, сохранности, упорядочения и использования документов, подлежащих временному хранению, а также надлежащей подготовки указанных документов к передаче на постоянное хранение на предприятии создается архив.

1.3. Архив предприятия является структурным подразделением в составе службы ДОУ (делопроизводства) предприятия.

1.4. С целью упорядочения документов, подлежащих временному хранению, в архиве предприятия создаются:

- группа хранения управленческой документации;

- группа комплектования и учета;

- группа организационно-методического обеспечения;

- ... (другое - указать конкретно).

1.5. Предприятие обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

2. Состав документов архива.

2.1. Состав документов архива образуют:

(...в данном разделе следует перечислить виды документов, образующие состав архива и подлежащие временному хранению в пределах сроков, установленных Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации").

3. Задачи и функции архива.

3.1. Основными задачами архива предприятия являются:

3.1.1. Комплектование документами, состав которых определен разд. 2 настоящего Положения.

3.1.2. Учет и обеспечение сохранности документов в течение всего срока их временного хранения.

3.1.3. Создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам, состоящим на временном хранении.

3.1.4. Использование состоящих на временном хранении документов в соответствии с порядком, установленным Инструкцией о порядке обращения с документами, состоящими на временном хранении архива предприятия (инв. N...).

3.1.5. ... (другое - указать конкретно).

3.2. Основными функциями архива предприятия являются:

3.2.1. Ведение списка источников комплектования.

3.2.2. Прием документов на временное хранение.

3.2.3. Учет документов, принятых на временное хранение.

3.2.4. Размещение документов в хранилищах и средствах хранения, обеспечивающее их сохранность.

3.2.5. Осуществление информационно-справочного (в т.ч. платного) обслуживания пользователей.

3.2.6. Проведение экспертизы ценности документов, в том числе при подготовке к передаче на постоянное хранение.

3.2.7. Обеспечение организационно-методического руководства процесса подготовки передачи документов на временное хранение.

3.2.8. Проверка правильности формирования и оформления дел в источниках комплектования.

3.2.9. Организация работы по составлению (пересоставлению) номенклатуры дел предприятия.

3.2.10. Участие в разработке нормативно-методических документов по ведению архивной работы на предприятии.

3.2.11. ... (другое - указать конкретно).

4. Права архива.

4.1. В целях надлежащего выполнения возложенных на него задач и функций архив предприятия имеет право:

4.1.1. Требовать от источников комплектования своевременной и качественной подготовки к передаче и передачи на временное хранение документов.

4.1.2. Контролировать соблюдение правил работы с документами в источниках комплектования.

4.1.3. Запрашивать у источников комплектования необходимые для работы сведения, в том числе в документированной форме.

4.1.4. Участвовать в мероприятиях, проводимых Росархивом, органами управления архивным делом, затрагивающих работу архива.

4.1.5. ... (другое - указать конкретно).

5. Ответственность архива.

5.1. Архив предприятия несет ответственность за:

5.1.1. Несоблюдение (ненадлежащее соблюдение) условий обеспечения сохранности документов, состоящих на временном хранении.

5.1.2. Утрату и несанкционированное уничтожение документов.

5.1.3. Необоснованный отказ в приеме на временное хранение документов.

5.1.4. Нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, состоящим на временном хранении.

5.1.5. ... (другое - указать конкретно).

6. Организация работы архива.

6.1. Организация работы архива включает:

6.1.1. ... (в данном разделе следует кратко описать, что включает организация работы архива, с учетом специфики деятельности предприятия, службы ДОУ (делопроизводства), в том числе в случае ликвидации (реорганизации) предприятия).

Источник - "Справочник по делопроизводству", "Налоговый вестник"