Примерная должностная инструкция архивариуса

Примерная должностная инструкция архивариуса

1. Общие положения.

1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с приказом директора предприятия от 00.00.0000 N 000 (либо иным соответствующим решением - указать конкретно).

1.2. Архивариус относится к категории технических исполнителей.

1.3. Квалификационные требования: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.4. Архивариус назначается на должность и освобождается от должности распоряжением заместителя директора по управлению по представлению администратора офиса.

1.5. В своей работе архивариус должен руководствоваться:

1.5.1. Настоящей Должностной инструкцией.

1.5.2. Инструкцией по организации архивного хранения документов предприятия.

1.5.3. ... (иное - указать конкретно).

1.6. Архивариус должен знать:

1.6.1. Нормативно-методические документы, локальные акты предприятия, приказы директора и распоряжения заместителя директора по вопросам организации архивного хранения документов предприятия.

1.6.2. Профиль, специализацию и организационную структуру предприятия.

1.6.3. Основные правила работы архивов организаций (предприятий, учреждений).

1.6.4. Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранения и пользования ими в процессе хранения.

1.6.5. Порядок составления описаний (описей) документов постоянного и временного хранения, актов об уничтожении документов, а также актов о выдаче документов во временное пользование.

1.6.6. Порядок оформления и дооформления дел при подготовке к передаче на хранение в государственный (ведомственный) архив.

1.6.7. Порядок ведения учета и составления отчетности по вопросам организации архивного хранения документов предприятия.

1.6.8. Правила эксплуатации средств хранения документов.

1.6.9. Правила внутреннего трудового распорядка.

1.6.10. Стандарты и унифицированные формы управленческой документации.

1.6.11. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в процессе архивного хранения документов предприятия.

1.6.12. Правила и нормы охраны труда.

1.6.13. ... (иное - указать конкретно).

1.7. Архивариус должен иметь умения и навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных обязанностей, в т.ч... (указать конкретно наиболее важные).

1.8. Архивариус подчиняется администратору.

1.9. На время отсутствия архивариуса его замещает делопроизводитель.

2. Обязанности.

2.1. Архивариус обязан:

2.1.1. Выполнять работу по архивному хранению документов предприятия на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.

2.1.2. Обеспечивать сохранность документов, поступивших в архив предприятия.

2.1.3. Выдавать на основании заявок (запросов) и с разрешения руководства предприятия во временное пользование состоящие на хранении документы (дела), фиксируя факт выдачи и возвращения документа (дела) в соответствующей документации.

2.1.4. Принимать и регистрировать поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством, проверяя правильность их оформления и подготовки к хранению.

2.1.5. Участвовать в разработке и ежегодном уточнении номенклатуры дел предприятия.

2.1.6. Проверять правильность формирования и оформления документов (дел) при подготовке их к передаче в государственный (ведомственный) архив.

2.1.7. В соответствии с действующими правилами шифровать единицы хранения, систематизировать и размещать дела, принятые на хранение, вести их учет.

2.1.8. Своевременно и качественно подготавливать сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

2.1.9. Вести работу по созданию справочно-поисковой системы по документам, состоящим на хранении, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.

2.1.10. Участвовать в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

2.1.11. Следить за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

2.1.12. Регулярно контролировать соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

2.1.13. Выдавать в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составлять необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливать данные для составления отчетности о работе архива.

2.1.14. Поддерживать взаимодействие с коллегами по офису в интересах обеспечения максимальной эффективности его деятельности.

2.1.15. Постоянно повышать свой профессиональный уровень в системе корпоративного тренинга.

2.1.16. Выполнять другие поручения и указания администратора по организации документирования управленческой деятельности предприятия.

2.1.17. ... (иное - указать конкретно).

3. Права.

3.1. Архивариус имеет право:

3.1.1. Принимать обоснованные решения по вопросам выполнения мероприятий архивного хранения документов предприятия.

3.1.2. Обращаться к администратору с предложениями, направленными на совершенствование организации архивного хранения документов предприятия.

3.1.3. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы его работы, а также вопросы организации архивного хранения документов предприятия.

3.1.4. Требовать от должностных лиц предприятия своевременного возвращения в места хранения ранее выданных им во временное пользование документов, делать им при необходимости соответствующие напоминания.

3.1.5. Обеспечивать представление заинтересованным лицам (органам) информации, в т.ч. документированной, в порядке, предусмотренном законодательством и локальными актами предприятия.

3.1.6. ... (иное - указать конкретно).

4. Взаимоотношения по должности.

4.1. Архивариус осуществляет организационно-информационное взаимодействие:

4.1.1. С администратором - по вопросам организации архивного хранения документов предприятия.

4.1.2. С работниками офиса - по вопросам организации архивного хранения документов предприятия.

4.1.3. С начальниками подразделений, лицами, ответственными за ведение делопроизводства в подразделениях, - по вопросам выполнения требований архивного хранения документов предприятия.

4.2. ... (иное - указать конкретно).

5. Ответственность.

5.1. Архивариус несет ответственность:

5.1.1. За нарушение положений руководящих документов по вопросам организации архивного хранения документов предприятия.

5.1.2. За невыполнение служебных поручений и указаний заместителя директора по управлению, решений администратора.

5.1.3. За разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия.

5.1.4. За неправомерное использование предоставленных полномочий, а также использование их в личных целях.

5.1.5. ... (иное - указать конкретно).

Источник - "Справочник по делопроизводству", "Налоговый вестник"