Примерная должностная инструкция делопроизводителя

Примерная должностная инструкция делопроизводителя

1. Общие положения.

1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с приказом директора предприятия от 00.00.0000 N 000 (либо иным соответствующим решением - указать конкретно).

1.2. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

1.3. Квалификационные требования: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.4. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от должности распоряжением заместителя директора по управлению по представлению администратора офиса.

1.5. В своей работе делопроизводитель должен руководствоваться:

1.5.1. Настоящей Должностной инструкцией.

1.5.2. Инструкцией по документационному менеджменту (управлению документами) предприятия.

1.5.3. ... (иное - указать конкретно).

1.6. Делопроизводитель должен знать:

1.6.1. Нормативно-методические документы, локальные акты предприятия, приказы директора и распоряжения заместителя директора по вопросам документационного менеджмента.

1.6.2. Профиль, специализацию и организационную структуру предприятия.

1.6.3. Документационный менеджмент, архивное дело.

1.6.4. Схему документооборота предприятия.

1.6.5. Порядок оформления, хранения, экспертизы ценности управленческих документов.

1.6.6. Правила внутреннего трудового распорядка.

1.6.7. Сроки хранения документов, требования к организации их хранения.

1.6.8. Стандарты и унифицированные формы управленческой документации.

1.6.9. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в документационном менеджменте.

1.6.10. Правила и нормы охраны труда.

1.6.11. ... (иное - указать конкретно).

1.7. Делопроизводитель должен иметь умения и навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных обязанностей, в т.ч... (указать конкретно наиболее важные).

1.8. Делопроизводитель подчиняется администратору.

1.9. На время отсутствия делопроизводителя его замещает архивариус.

2. Обязанности.

2.1. Делопроизводитель обязан:

2.1.1. Выполнять работу по документационному менеджменту на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.

2.1.2. Принимать, обрабатывать, учитывать и регистрировать входящую и внутреннюю деловую корреспонденцию, направлять ее на рассмотрение директора или соответствующим структурным подразделениям (исполнителям), исполненные документы помещать в дела предприятия в соответствии с номенклатурой дел.

2.1.3. Принимать, учитывать, регистрировать, готовить к отправке и отправлять в назначенные адреса исходящую деловую корреспонденцию, помещать контрольные экземпляры документов в дела предприятия в соответствии с номенклатурой дел.

2.1.4. Вести учет движения входящей, исходящей и внутренней деловой корреспонденции, отражать соответствующие сведения в регистрационно-контрольной документации (журналах, книгах, карточках и т.п.) и базе данных по документам.

2.1.5. Осуществлять систематизацию и текущее (оперативное) хранение документов в соответствии с номенклатурой дел, выдавать документы (дела) во временное пользование, контролировать их своевременное возвращение в места хранения, обеспечивать сохранность документов (дел) в процессе хранения.

2.1.6. Вести работу по созданию и последующему совершенствованию справочно-поисковой системы по документам, обеспечивать их удобный и быстрый поиск.

2.1.7. Подготавливать к передаче и передавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные базы данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив.

2.1.8. Участвовать в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

2.1.9. Поддерживать взаимодействие с коллегами по офису в интересах обеспечения максимальной эффективности его деятельности.

2.1.10. Постоянно повышать свой профессиональный уровень в системе корпоративного тренинга.

2.1.11. Выполнять другие поручения и указания администратора по организации документационного менеджмента.

2.1.12. ... (иное - указать конкретно).

3. Права.

3.1. Делопроизводитель имеет право:

3.1.1. Принимать обоснованные решения по вопросам выполнения мероприятий документационного менеджмента предприятия.

3.1.2. Обращаться к администратору с предложениями, направленными на совершенствование организации документационного менеджмента предприятия.

3.1.3. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы его работы, а также вопросы организации документационного менеджмента предприятия.

3.1.4. Требовать от исполнителей (ответственных исполнителей) своевременного возвращения в места хранения ранее выданных им во временное пользование документов, делать им при необходимости соответствующие напоминания.

3.1.5. Обеспечивать представление заинтересованным лицам (органам) информации, в т.ч. документированной, в порядке, предусмотренном законодательством и локальными актами предприятия.

3.1.6. ... (иное - указать конкретно).

4. Взаимоотношения по должности.

4.1. Делопроизводитель осуществляет организационно-информационное взаимодействие:

4.1.1. С администратором - по вопросам организации документационного менеджмента предприятия.

4.1.2. С работниками офиса - по вопросам организации документационного менеджмента предприятия.

4.1.3. С начальниками подразделений, исполнителями (ответственными исполнителями) - по вопросам выполнения требований документационного менеджмента соответствующими подразделениями.

4.2.... (иное - указать конкретно).

5. Ответственность.

5.1. Делопроизводитель несет ответственность:

5.1.1. За нарушение положений руководящих документов по вопросам организации документационного менеджмента.

5.1.2. За невыполнение служебных поручений и указаний заместителя директора по управлению, решений администратора.

5.1.3. За разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия.

5.1.4. За неправомерное использование предоставленных полномочий, а также использование их в личных целях.

5.1.5. ... (иное - указать конкретно).

Источник - "Справочник по делопроизводству", "Налоговый вестник"