Примерная должностная инструкция начальника группы хранения документов

Примерная должностная инструкция начальника группы хранения документов

1. Общие положения.

1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с приказом директора предприятия от 00.00.0000 N 000 (либо иным соответствующим решением - указать конкретно).

1.2. Начальник группы хранения документов отдела делопроизводства (далее - начальник группы) относится к категории руководителей подразделений отдела делопроизводства предприятия.

1.3. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности заместителя начальника группы отдела или старшего архивариуса не менее года.

1.4. Начальник группы назначается на должность и освобождается от должности распоряжением заместителя директора по управлению по представлению аттестационной комиссии предприятия.

1.5. В своей работе начальник группы должен руководствоваться:

1.5.1. Настоящей Должностной инструкцией.

1.5.2. Инструкцией по делопроизводству.

1.5.3. Положением об отделе делопроизводства.

1.5.4. Положением об архиве предприятия (о группе хранения документов).

1.5.5. ... (иное - указать конкретно).

1.6. Начальник группы должен знать:

1.6.1. Нормативно-методические документы, локальные акты предприятия, приказы директора и распоряжения заместителя директора по вопросам делопроизводства, указания и поручения начальника отдела делопроизводства.

1.6.2. Профиль, специализацию и организационную структуру предприятия.

1.6.3. Функции и задачи отдела делопроизводства и группы хранения документов, возможности группы по их выполнению.

1.6.4. Полномочия сотрудников группы хранения документов, график (режим) их работы.

1.6.5. Правила внутреннего трудового распорядка.

1.6.6. Требования к организации хранения документов (порядок и сроки хранения документов, состоящих на текущем и временном хранении).

1.6.7. Стандарты и унифицированные формы управленческой документации.

1.6.8. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в отделе делопроизводства.

1.6.9. Правила и нормы охраны труда.

1.6.10. ... (иное - указать конкретно).

1.7. Начальник группы должен иметь умения и навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных обязанностей, в т.ч... (указать конкретно наиболее важные).

1.8. Начальник группы подчиняется начальнику отдела делопроизводства.

1.9. Начальнику группы подчиняются все сотрудники группы хранения документов.

1.10. На время отсутствия начальника группы его замещает старший архивариус.

2. Обязанности.

2.1. Начальник группы обязан:

2.1.1. Руководить в соответствии с локальными актами предприятия, приказами директора и распоряжениями заместителя директора по управлению, указаниями и поручениями начальника отдела делопроизводства организацией работы группы хранения документов, неся ответственность за последствия принимаемых решений.

2.1.2. Организовывать эффективное взаимодействие сотрудников группы, направлять их усилия на своевременное, полное и качественное выполнение задач по организации хранения документов.

2.1.3. Обеспечивать действенный контроль за надлежащим выполнением сотрудниками группы их должностных обязанностей.

2.1.4. Организовывать работу группы на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.

2.1.5. Принимать участие в разработке проектов планов работы отдела делопроизводства, обеспечивать их согласование по вопросам организации работы группы.

2.1.6. Руководить планированием работы группы, ежемесячно представлять проект плана работы на рассмотрение начальника отдела делопроизводства.

2.1.7. Обеспечивать безопасные и комфортные условия работы в помещениях и на рабочих местах группы.

2.1.8. Осуществлять контроль за сохранностью имущества и материальных ценностей группы.

2.1.9. Руководить работой по организации хранения документов на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.

2.1.10. Организовывать разработку и внедрение прогрессивных технологических процессов работы с документами и документированной информацией, состоящей на текущем и временном хранении, на базе организационной и вычислительной техники (текущее хранение, временное хранение, экспертиза ценности, подготовка дел к передаче на постоянное хранение, выделение дел к уничтожению).

2.1.11. Возглавлять работу по разработке документации группы.

2.1.12. Обеспечивать своевременное и качественное внедрение технических требований (стандартов) по вопросам хранения документов.

2.1.13. Руководить работой по упорядочению состава документов, состоящих на текущем (временном) хранении, и организации доступа к ним.

2.1.14. Непосредственно руководить работой по отбору документов, передаваемых на постоянное хранение, организации их текущего (временного) хранения и экспертизе ценности документов.

2.1.15. Организовывать выполнение задач по проектированию, эксплуатации и совершенствованию информационной поисково-справочной системы по архивным документам, оптимизации параметров запросов и сокращению сроков их выполнения.

2.1.16. Принимать исчерпывающие меры, направленные на подготовку обоснованных решений по вопросам организации работы группы.

2.1.17. Поддерживать взаимодействие с коллегами по отделу делопроизводства в интересах обеспечения максимальной эффективности его деятельности.

2.1.18. Создавать подчиненным условия для высокоэффективной работы.

2.1.19. Постоянно повышать свой профессиональный уровень в системе корпоративного тренинга.

2.1.20. Консультировать начальника отдела делопроизводства по вопросам организации текущего и временного хранения документов.

2.1.21. Обеспечивать качественную подготовку и своевременное представление начальнику отдела делопроизводства аналитических материалов по вопросам организации работы группы.

2.1.22. ... (иное - указать конкретно).

3. Права.

3.1. Начальник группы имеет право:

3.1.1. Принимать обоснованные решения по вопросам организации работы группы хранения документов.

3.1.2. Давать сотрудникам группы указания и поручения по вопросам организации текущего (временного) хранения документов, требовать их своевременного, полного и качественного исполнения.

3.1.3. Подписывать служебные (деловые) документы по вопросам организации работы группы.

3.1.4. Обращаться к начальнику отдела делопроизводства с предложениями, направленными на совершенствование организации работы группы.

3.1.5. По распоряжению начальника отдела делопроизводства представлять отдел в других предприятиях, организациях и учреждениях.

3.1.6. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы его работы, а также вопросы организации работы группы и организации текущего (временного) хранения документов.

3.1.7. Требовать от сотрудников группы своевременного, полного и качественного представления достоверной информации, в т.ч. документированной, о состоянии порученной им работы.

3.1.8. Обеспечивать представление заинтересованным лицам (органам) информации о состоянии организации работы группы, в т.ч. документированной, в порядке, предусмотренном законодательством и локальными актами предприятия.

3.1.9. Представлять начальнику отдела делопроизводства свои предложения о применении в отношении сотрудников группы мер поощрения и наказания, предусмотренных законодательством и локальными актами предприятия, в связи с надлежащим (ненадлежащим) выполнением ими должностных обязанностей.

3.1.10. ... (иное - указать конкретно).

4. Взаимоотношения по должности.

4.1. Начальник группы осуществляет организационно-информационное взаимодействие:

4.1.1. С начальником отдела делопроизводства - по вопросам организации работы отдела делопроизводства, функционирования системы делопроизводства предприятия.

4.1.2. С сотрудниками отдела делопроизводства - по вопросам организации работы отдела, отнесенным к их компетенции.

4.1.3. С начальниками структурных подразделений и экспертной комиссией - по вопросам организации текущего (временного) хранения документов соответствующих подразделений.

4.2. Начальник группы обеспечивает согласование проектов документов, издаваемых в интересах надлежащей организации текущего (временного) хранения документов. Конкретный перечень лиц, с которыми производится согласование, определяется в зависимости от функционального назначения и содержания документа.

4.3. ... (иное - указать конкретно).

5. Ответственность.

5.1. Начальник группы несет ответственность:

5.1.1. За нарушение положений руководящих документов по вопросам организации работы отдела делопроизводства, организации делопроизводства предприятия.

5.1.2. За невыполнение указаний и поручений начальника отдела делопроизводства.

5.1.3. За разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия.

5.1.4. За неправомерное использование предоставленных полномочий, а также использование их в личных целях.

5.1.5. ... (иное - указать конкретно).

Источник - "Справочник по делопроизводству", "Налоговый вестник"