Отчет о проведении официального приема представителей другой организации (примерный образец)

Утверждаю

Генеральный директор ООО "А"

подпись Ф.И.О.

25 ноября 2010 г.

Отчет о проведении официального приема представителей ЗАО "В" (г. Новосибирск) 2 - 3 декабря 2010 года

В соответствии с Приказом генерального директора от 20.11.2010 N 42 в период со 2 по 3 декабря 2010 г. проведен официальный прием и переговоры с представителями ЗАО "В" (г. Новосибирск), являющегося постоянным заказчиком компании.

Место проведения переговоров - помещение ООО "А" и ресторан гостиницы "Ленинградская" (г. Москва).

Цели официального приема:

- ознакомление представителей ЗАО "В" с новой модификацией станков, производимых ООО "А";

- демонстрация станков новой и предыдущей модификаций, сравнение их технических характеристик, описание преимуществ новой модификации;

- проведение переговоров по условиям поставки станков (любой модификации) и при необходимости заключение соответствующего договора.

Участники:

- со стороны ЗАО "В" (четыре человека): Ф.И.О., генеральный директор, Ф.И.О., директор по развитию, Ф.И.О., главный инженер, и Ф.И.О., главный технолог;

- со стороны ООО "А" (четыре человека): Ф.И.О., генеральный директор, Ф.И.О., коммерческий директор, Ф.И.О., старший менеджер по сбыту, и Ф.И.О., начальник отдела контроля качества.

Согласно утвержденной Программе в рамках официального приема проведены следующие мероприятия:

- 2 декабря 2010 г. - презентация станков новой модификации, производимых ООО "А", описание преимуществ по сравнению с предыдущими моделями. Демонстрация станков новой и предыдущей модификаций, сравнение их технических характеристик. Осмотр производственных линий и складских помещений. Ответы на вопросы партнеров;

- 3 декабря 2010 г. - переговоры о приобретении ЗАО "В" трех станков новой модификации. Обсуждение сроков изготовления и отправки станков в адрес ЗАО "В", стоимости станков, порядка оплаты и доставки заказчику, условий гарантийного обслуживания. Подписание договора на поставку трех станков новой модификации.

В рамках досуговых мероприятий 2 декабря 2010 г. для партнеров организовано посещение спектакля в театре "Современник".

Результаты официального приема:

1. Представителями ЗАО "В" проявлена заинтересованность в приобретении станков новой модификации.

2. Подписан договор на поставку трех станков новой модификации.

3. После испытания станков новой модификации в работе и получения положительного заключения от технических специалистов ЗАО "В" партнеры готовы частично обновить свое производственное оборудование и приобрести еще не менее 20 станков новой модификации.

4. Установлены партнерские отношения между представителями ЗАО "В" и ООО "А".

Общая сумма расходов на проведение официального приема составила 19 518 (Девятнадцать тысяч пятьсот восемнадцать) руб., включая НДС, в том числе:

- расходы на транспортное обслуживание - 2950 руб.;

- расходы на буфетное обслуживание во время переговоров - 2200 руб.;

- оплата официального обеда в ресторане (на восемь персон) - 8968 руб.;

- приобретение четырех билетов на спектакль в театре "Современник" (только для гостей) - 4800 руб.

- стоимость сувенирной продукции, врученной партнерам, - 600 руб.

    Коммерческий директор ___________ Ф.И.О.
подпись

Источник - "Клуб главных бухгалтеров", 2011, № 4