Должностная инструкция заведующего сектором (начальника сектора) архива

Заведующий сектором (начальник сектора) архива

-------------------------------
(наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
------------------------------
(наименование должности)
00.00.0000               N 000
---------  -------------------
(подпись)  (инициалы, фамилия)
Заведующего сектором архива               00.00.0000

1.1. Заведующий сектором архива относится к категории руководителей.

1.2. На должность заведующего сектором архива принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) "Историко-архивоведение", "Документоведение и документационное обеспечение управления", "Документоведение и архивоведение", "История" и стаж работы по направлению профессиональной деятельности при квалификации (степени) "магистр" и "специалист" - не менее 2 лет, при квалификации (степени) "бакалавр" - не менее 3 лет либо высшее профессиональное образование, дополнительное профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) "Историко-архивоведение", "Документоведение и документационное обеспечение управления", "Документоведение и архивоведение", "История" и стаж работы по направлению профессиональной деятельности при квалификации (степени) "магистр" и "специалист" - не менее 3 лет, при квалификации (степени) "бакалавр" - не менее 4 лет.

1.3. Заведующий сектором архива должен знать:

- законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, регламентирующие отношения в сфере архивного дела;

- нормативные и методические документы, касающиеся деятельности архива;

- вспомогательные исторические дисциплины;

- текстологию;

- состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве;

- системы хранения и классификации архивных документов;

- нормативы условий и режимов документов;

- виды справочно-поисковых средств архива;

- основы организации труда и управления;

- порядок составления планово-отчетной документации;

- отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения и документоведения;

- основы документационного обеспечения управления;

- основы применения компьютерной техники;

- основы трудового законодательства;

- Правила внутреннего трудового распорядка организации;

- правила охраны труда и пожарной безопасности;

- ______________________________________________________________________.

1.4. Заведующий сектором архива в своей деятельности руководствуется:

    - Уставом (Положением) _______________________________________________;
(наименование организации)

- настоящей должностной инструкцией;

    - ____________________________________________________________________.
(иными актами и документами, непосредственно связанными с трудовой
функцией заведующего сектором архива)
1.5.   Заведующий   сектором   архива    подчиняется    непосредственно
_________________________________________________________.
(наименование должности руководителя)

1.6. В период отсутствия заведующего сектором архива (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет заместитель (работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением).

1.7. ___________________________________________________________________.

2. Функции

2.1. Организация работы сектора архива.

2.2. Контроль за соблюдением нормативных условий и режимов хранения документов.

3. Должностные обязанности

Заведующий сектором архива исполняет следующие обязанности:

3.1. Организует работу сектора.

3.2. Участвует в разработке предложений к проектам программ развития архива и планам работы архива по направлению деятельности сектора, участвует в их реализации.

3.3. Составляет планы работы сектора и отчеты о проделанной работе.

3.4. Устанавливает плановые задания работникам сектора, контролирует их выполнение.

3.5. Участвует в подготовке проектов нормативных документов, регламентирующих деятельность сектора.

3.6. Участвует в проведении научных исследований и методических разработок по направлению деятельности сектора, обеспечивает их внедрение.

3.7. Консультирует по вопросам, относящимся к деятельности сектора.

3.8. Участвует в организации работы по обеспечению сохранности документов и их рациональному размещению в архивохранилищах.

3.9. Организует проведение целевой экспертизы ценности документов.

3.10. Ведет основные учетные документы.

3.11. Проводит прием документов на постоянное и временное хранение.

3.12. Организует работу по проверке наличия и физического состояния документов, отбору их для реставрации, дезинфекции, дезинсекции, страхового копирования и переплетных работ, контролирует качество их проведения.

3.13. Осуществляет контроль соблюдения нормативных условий и режимов хранения документов.

3.14. Составляет списки юридических и физических лиц, являющихся источниками комплектования архива.

3.15. Ведет переговоры с негосударственными организациями и физическими лицами - потенциальными источниками комплектования.

3.16. Оказывает методическую и практическую помощь специалистам архивов и служб делопроизводства организаций - источников комплектования.

3.17. Участвует в отборе и передаче документов на постоянное хранение.

3.18. Организует ведение государственного учета документов профиля архива, временно хранящихся в организациях - источниках комплектования.

3.19. Участвует в работе по паспортизации архивов организаций.

3.20. Участвует в заключении и выполнении договоров с организациями об упорядочении документов и оказании им других услуг.

3.21. Проводит работу по выявлению документов российского происхождения и по истории России, находящихся за рубежом.

3.22. Ведет научное описание документов архива, усовершенствование и переработку описей.

3.23. Проводит работу по созданию и ведению каталогов и баз данных по документам архива.

3.24. Осуществляет тематическую разработку фондов архива.

3.25. Осуществляет подготовку справочно-информационных изданий о составе и содержании документов архива.

3.26. Участвует в подготовке материалов для рассекречивания архивных документов.

3.27. Организует работу по внедрению в архиве автоматизированных архивных технологий.

3.28. Осуществляет анализ, учет состояния и эффективность использования справочно-поисковых средств архива.

3.29. Организует обеспечение доступа потребителей документной информации к справочно-поисковым средствам архива.

3.30. Проводит экскурсии по архиву.

3.31. Участвует в организации выставок документов, подготовке материалов для периодических изданий и средств массовой информации.

3.32. Ведет работу по изданию архивных справочников.

3.33. Готовит для государственных и негосударственных организаций информационные письма, содержащие сведения об имеющихся в архиве документах по определенной тематике.

3.34. Организует и участвует в исполнении поступающих в архив наиболее сложных запросов различного характера.

3.35. Участвует в организации работы читального зала архива.

3.36. Осуществляет функции ответственного составителя документальных публикаций, участвует в подготовке к изданию документов.

3.37. Проводит выявление и отбор документов для публикаций, археографическое оформление, комментирование документов.

3.38. Составляет научно-справочный аппарат к документальным публикациям.

3.39. Осуществляет научное редактирование публикаций.

3.40. Осуществляет чтение, датировку и описание архивных документов.

3.41. Участвует в подготовке к изданию древних документов.

3.42. Изучает внешние признаки документов, устанавливает их подлинность, определяет их палеографические, языковые и другие особенности.

3.43. Участвует в осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях.

3.44. Обеспечивает работу экспертной, методической (экспертно-проверочной, экспертно-методической) комиссий, контролирует выполнение их решений.

    3.45. ________________________________________________________________.
(иные обязанности)

4. Права

Заведующий сектором архива имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации.

4.2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.3. Инициировать и проводить совещания по производственно-хозяйственным и финансово-экономическим вопросам.

4.4. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.

4.5. Проводить проверки качества и своевременности исполнения поручений.

4.6. Требовать прекращения (приостановления) работ (в случае нарушений, несоблюдения установленных требований и т.д.), соблюдения установленных норм, правил, инструкций; давать указания по исправлению недостатков и устранению нарушений.

4.7. Вносить на рассмотрение руководства организации представления о приеме, перемещении и увольнении работников, о поощрении отличившихся работников и о применении дисциплинарных взысканий к работникам, нарушающим трудовую и производственную дисциплину.

4.8. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

    4.9. _________________________________________________________________.
(иные права)

5. Ответственность

5.1. Заведующий сектором архива привлекается к ответственности:

- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

- за нарушение Устава (Положения) организации;

- за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

- за причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ___________________________________________________________________.

6. Заключительные положения

    6.1.   Настоящая   должностная   инструкция   разработана   на   основе
Квалификационной  характеристики  должности "Заведующий сектором (начальник
сектора)    архива"    (Единый   квалификационный   справочник   должностей
руководителей,    специалистов   и   служащих.   Раздел   "Квалификационные
характеристики   должностей  работников  государственных  архивов,  центров
хранения   документации,   архивов   муниципальных  образований,  ведомств,
организаций,  лабораторий  обеспечения  сохранности  архивных  документов",
утвержденный  Приказом  Минздравсоцразвития  России  от 11.04.2012 N 338н),
__________________________________________________________________________.
(реквизиты иных актов и документов)
6.2.   Ознакомление   работника  с  настоящей  должностной  инструкцией
осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт  ознакомления  работника  с  настоящей   должностной   инструкцией
подтверждается ____________________________________________________________
(росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой
___________________________________________________________________________
частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными
___________________________________________________________________________
инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся
__________________________________________________________________________.
у работодателя; иным способом)

6.3. ___________________________________________________________________.