Должностная инструкция заведующего архивом (начальника архивного отдела) муниципального образования, ведомства, организации

Заведующий архивом (начальник

архивного отдела) муниципального

образования, ведомства, организации

---------------------------------
(наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
------------------------------
(наименование должности)
00.00.0000               N 000
---------  -------------------
(подпись)  (инициалы, фамилия)
Заведующего архивом                   00.00.0000
_________________________________
(муниципального образования/
ведомства/организации)

1.1. Заведующий архивом относится к категории руководителей.

1.2. На должность заведующего архивом принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) "Историко-архивоведение", "Документоведение и документационное обеспечение управления", "Документоведение и архивоведение", "История" и стаж работы по направлению профессиональной деятельности при квалификации (степени) "магистр" и "специалист" - не менее 2 лет, при квалификации (степени) "бакалавр" - не менее 3 лет либо высшее профессиональное образование, дополнительное профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) "Историко-архивоведение", "Документоведение и документационное обеспечение управления", "Документоведение и архивоведение", "История" и стаж работы по направлению профессиональной деятельности при квалификации (степени) "магистр" и "специалист" - не менее 3 лет, при квалификации (степени) "бакалавр" - не менее 4 лет.

1.3. Заведующий архивом должен знать:

- законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, регламентирующие отношения в сфере архивного дела;

- нормативные и методические документы, касающиеся деятельности архива;

- состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве;

- нормативы условий и режимов хранения документов;

- виды справочно-поисковых средств архива;

- основы организации труда и управления;

- порядок составления планово-отчетной документации;

- отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения и документоведения;

- основы документационного обеспечения управления;

- основы применения компьютерной техники;

- основы трудового законодательства;

- Правила внутреннего трудового распорядка организации;

- правила охраны труда и пожарной безопасности;

- ______________________________________________________________________.

1.4. Заведующий архивом в своей деятельности руководствуется:

    - Уставом (Положением) _______________________________________________;
(наименование организации)

- настоящей должностной инструкцией;

    - ____________________________________________________________________.
(иными актами и документами, непосредственно связанными с трудовой
функцией заведующего архивом)
1.5.      Заведующий      архивом      подчиняется      непосредственно
_________________________________________________________.
(наименование должности руководителя)

1.6. В период отсутствия заведующего архивом (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет заместитель (работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением).

1.7. ___________________________________________________________________.

2. Функции

    2.1. Руководство работой архива ______________________________________.
(муниципального образования/
ведомства/организации)

2.2. Обеспечение сохранности документов архива.

3. Должностные обязанности

Заведующий архивом исполняет следующие обязанности:

3.1. Руководит работой архива (архивного отдела) муниципального образования, ведомства, организации (далее - архив).

3.2. Разрабатывает программы развития и планы работы архива.

3.3. Руководит подготовкой проектов нормативных документов, регламентирующих деятельность архива.

3.4. Организует разработку методических документов с целью совершенствования работы архива, контролирует их внедрение в практику.

3.5. Ведет основные учетные документы архива.

3.6. Организует и координирует работу специалистов по обеспечению сохранности документов архива и их рациональному размещению.

3.7. Осуществляет контроль соблюдения нормативных условий и режимов хранения документов.

3.8. Проводит работу по проверке наличия и физического состояния документов, отбору их для реставрации, дезинфекции, дезинсекции, страхового копирования и переплетных работ, контролирует качество их проведения.

3.9. Осуществляет учет и розыск необнаруженных дел архива, выявление и учет особо ценных документов.

3.10. Составляет списки юридических и физических лиц, являющихся источниками комплектования архива.

3.11. Ведет переговоры с негосударственными организациями и физическими лицами - потенциальными источниками комплектования.

3.12. Оказывает методическую и практическую помощь в делопроизводстве структурным подразделениям администрации муниципального образования, ведомства, организации или организациям - источникам комплектования архива.

3.13. Проводит прием документов на постоянное, временное и депозитарное хранение.

3.14. Организует работу экспертной комиссии.

3.15. Организует отбор и передачу документов на постоянное хранение.

3.16. Ведет учет документов, временно хранящихся в организациях - источниках комплектования архива.

3.17. Осуществляет контроль за документами, хранящимися в структурных подразделениях администрации муниципального образования, ведомства, организации.

3.18. Участвует в заключении и выполнении договоров с организациями об упорядочении документов и оказании им других платных услуг.

3.19. Участвует в подготовке договоров о сотрудничестве и координации деятельности администрации муниципального образования и уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.

3.20. Обеспечивает заключение договоров о сотрудничестве администрации муниципального образования с организациями федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации и частной собственности в вопросах, относящихся к компетенции архива.

3.21. Организует и проводит работу по научному описанию документов архива, усовершенствованию и переработке описей, созданию и ведению каталогов и баз данных.

3.22. Осуществляет тематическую разработку документов фондов архива.

3.23. Организует и осуществляет подготовку справочно-информационных изданий о составе и содержании документов архива.

3.24. Способствует внедрению в работу архива автоматизированных архивных технологий.

3.25. Осуществляет анализ, учет состояния и эффективность использования справочно-поисковых средств архива.

3.26. Обеспечивает доступ потребителей документной информации к справочно-поисковым средствам архива.

3.27. Обеспечивает использование документов архива, в том числе исполняет поступающие в архив запросы различного характера.

3.28. Организует выставки документов.

3.29. Готовит материалы для составления сборников документов, использования их в периодических изданиях и средствах массовой информации.

3.30. Организует работу читального зала архива.

3.31. Взаимодействует с музеями муниципального района (городского округа) в проведении информационных мероприятий краеведческого характера.

3.32. Участвует в мобилизационной подготовке архива, осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях.

3.33. Способствует внедрению в практику работы современных научных и методических разработок.

    3.34. ________________________________________________________________.
(иные обязанности)

4. Права

Заведующий архивом имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации.

4.2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.3. Инициировать и проводить совещания по производственно-хозяйственным и финансово-экономическим вопросам.

4.4. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.

4.5. Проводить проверки качества и своевременности исполнения поручений.

4.6. Требовать прекращения (приостановления) работ (в случае нарушений, несоблюдения установленных требований и т.д.), соблюдения установленных норм, правил, инструкций; давать указания по исправлению недостатков и устранению нарушений.

4.7. Вносить на рассмотрение руководства организации представления о приеме, перемещении и увольнении работников, о поощрении отличившихся работников и о применении дисциплинарных взысканий к работникам, нарушающим трудовую и производственную дисциплину.

4.8. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

    4.9. _________________________________________________________________.
(иные права)

5. Ответственность

5.1. Заведующий архивом привлекается к ответственности:

- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

- за нарушение Устава (Положения) организации;

- за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

- за причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ___________________________________________________________________.

6. Заключительные положения

    6.1.   Настоящая   должностная   инструкция   разработана   на   основе
Квалификационной  характеристики  должности  "Заведующий архивом (начальник
архивного   отдела)  муниципального  образования,  ведомства,  организации"
(Единый  квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов
и  служащих.  Раздел "Квалификационные характеристики должностей работников
государственных    архивов,    центров   хранения   документации,   архивов
муниципальных  образований,  ведомств, организаций, лабораторий обеспечения
сохранности архивных документов", утвержденный Приказом Минздравсоцразвития
России от 11.04.2012 N 338н), ____________________________________________.
(реквизиты иных актов и документов)
6.2.   Ознакомление   работника  с  настоящей  должностной  инструкцией
осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт  ознакомления  работника  с  настоящей   должностной   инструкцией
подтверждается ____________________________________________________________
(росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой
___________________________________________________________________________
частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными
___________________________________________________________________________
инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся
__________________________________________________________________________.
у работодателя; иным способом)

6.3. ___________________________________________________________________.