Должностная инструкция главного архивиста
Главный архивист
------------------------------ (наименование организации) УТВЕРЖДАЮ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ------------------------------ (наименование должности) 00.00.0000 N 000 --------- ------------------- (подпись) (инициалы, фамилия) Главного архивиста 00.00.0000
1.1. Главный архивист относится к категории руководителей.
1.2. На должность главного архивиста принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) "Историко-архивоведение", "Документоведение и документационное обеспечение управления", "Документоведение и архивоведение", "История" и стаж работы по направлению профессиональной деятельности при квалификации (степени) "магистр" и "специалист" - не менее 2 лет, при квалификации (степени) "бакалавр" - не менее 3 лет либо высшее профессиональное образование, дополнительное профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) "Историко-архивоведение", "Документоведение и документационное обеспечение управления", "Документоведение и архивоведение", "История" и стаж работы по направлению профессиональной деятельности при квалификации (степени) "магистр" и "специалист" - не менее 3 лет, при квалификации (степени) "бакалавр" - не менее 4 лет.
1.3. Главный архивист должен знать:
- законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, регламентирующие отношения в сфере архивного дела;
- нормативные и методические документы, касающиеся деятельности архива;
- вспомогательные исторические дисциплины;
- текстологию;
- состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве;
- системы хранения и классификации архивных документов;
- нормативы условий и режимов хранения документов;
- виды справочно-поисковых средств архива;
- основы организации труда и управления;
- порядок составления планово-отчетной документации;
- отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения и документоведения;
- основы документационного обеспечения управления;
- основы применения компьютерной техники;
- основы трудового законодательства;
- Правила внутреннего трудового распорядка организации;
- правила охраны труда и пожарной безопасности;
- ______________________________________________________________________.
1.4. Главный архивист в своей деятельности руководствуется:
- Уставом (Положением) _______________________________________________; (наименование организации)
- настоящей должностной инструкцией;
- ____________________________________________________________________. (иными актами и документами, непосредственно связанными с трудовой функцией главного архивиста) 1.5. Главный архивист подчиняется непосредственно _____________________________________. (наименование должности руководителя)
1.6. В период отсутствия главного архивиста (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет заместитель (работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением).
1.7. ___________________________________________________________________.
2. Функции
2.1. Методическое обеспечение деятельности архива и структурных подразделений архива.
2.2. Обеспечение сохранности архивных документов.
3. Должностные обязанности
Главный архивист исполняет следующие обязанности:
3.1. Участвует в разработке предложений к проектам программ развития и планам работы архива и соответствующего структурного подразделения архива, участвует в их реализации.
3.2. Составляет отчеты о проделанной работе.
3.3. Участвует в подготовке проектов нормативных документов, регламентирующих деятельность структурного подразделения архива.
3.4. Участвует в проведении научных исследований и методических разработок по направлению деятельности структурного подразделения архива, способствует их внедрению в практику работы.
3.5. Консультирует по вопросам, относящимся к его компетенции.
3.6. Ведет работу по обеспечению сохранности документов и их рациональному размещению в архивохранилищах.
3.7. Проводит целевую экспертизу ценности документов, выявление и отбор уникальных и особо ценных документов.
3.8. Ведет работу по проверке наличия и физического состояния документов, отбору их для реставрации, дезинфекции, дезинсекции, переплетных работ, контролирует качество их проведения.
3.9. Выявляет документы с угасающими текстами для создания страхового фонда.
3.10. Осуществляет учет и розыск необнаруженных дел.
3.11. Ведет основные учетные документы.
3.12. Осуществляет контроль соблюдения нормативных условий и режимов хранения документов.
3.13. Составляет списки юридических и физических лиц, являющихся источниками комплектования архива.
3.14. Проводит прием документов на постоянное и временное хранение.
3.15. Ведет переговоры с негосударственными организациями и физическими лицами - потенциальными источниками комплектования.
3.16. Оказывает методическую и практическую помощь специалистам архивов и служб делопроизводства организаций - источников комплектования.
3.17. Ведет государственный учет документов профиля архива, временно хранящихся в организациях - источниках комплектования.
3.18. Участвует в работе по паспортизации архивов организаций - источников комплектования.
3.19. Участвует в заключении и выполнении договоров с организациями об упорядочении документов и оказании им других услуг.
3.20. Проводит работу по выявлению документов российского происхождения и по истории России, находящихся за рубежом.
3.21. Ведет научное описание документов архива, усовершенствование и переработку описей.
3.22. Проводит работу по созданию и ведению каталогов и баз данных по документам архива.
3.23. Осуществляет тематическую разработку фондов архива.
3.24. Осуществляет подготовку справочно-информационных изданий о составе и содержании документов архива.
3.25. Участвует в подготовке материалов для рассекречивания архивных документов.
3.26. Участвует во внедрении в работу архива автоматизированных архивных технологий.
3.27. Осуществляет анализ, учет состояния и эффективность использования справочно-поисковых средств архива.
3.28. Обеспечивает доступ потребителей документной информации к справочно-поисковым средствам архива.
3.29. Участвует в работе по проведению исследований в области использования архивных документов, изучению интенсивности и эффективности использования документов архива.
3.30. Проводит экскурсии по архиву.
3.31. Участвует в организации выставок документов, подготовке материалов для периодических изданий и средств массовой информации.
3.32. Ведет работу по изданию архивных справочников.
3.33. Готовит для государственных и негосударственных организаций информационные письма, содержащие сведения об имеющихся в архиве документах по определенной тематике.
3.34. Исполняет поступающие в архив наиболее сложные запросы различного характера.
3.35. Участвует в организации работы читального зала архива.
3.36. Осуществляет функции ответственного составителя документальных публикаций, участвует в подготовке к изданию документов.
3.37. Ведет выявление и отбор документов для публикаций, археографическое оформление, комментирование документов.
3.38. Ведет составление научно-справочного аппарата к документальным публикациям.
3.39. Осуществляет научное редактирование публикаций.
3.40. Осуществляет чтение, датировку и описание архивных документов.
3.41. Изучает внешние признаки документов, устанавливает их подлинность, определяет их палеографические, языковые и другие особенности.
3.42. Участвует в подготовке к изданию древних документов.
3.43. Участвует в организации и координации методической работы в архиве.
3.44. Участвует в разработке методических документов и контроле их внедрения.
3.45. Оказывает методическую помощь структурным подразделениям архива в выполнении плановых заданий и программ.
3.46. Способствует внедрению в практику работы архива современных научных и методических разработок.
3.47. Готовит предложения по совершенствованию методического обеспечения деятельности архива.
3.48. Участвует в осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях.
3.49. Обеспечивает работу экспертной, методической (экспертно-проверочной, экспертно-методической) комиссий, контролирует выполнение их решений.
3.50. ________________________________________________________________. (иные обязанности)
4. Права
Главный архивист имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации.
4.2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.3. Инициировать и проводить совещания по производственно-хозяйственным и финансово-экономическим вопросам.
4.4. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.
4.5. Проводить проверки качества и своевременности исполнения поручений.
4.6. Требовать прекращения (приостановления) работ (в случае нарушений, несоблюдения установленных требований и т.д.), соблюдения установленных норм, правил, инструкций; давать указания по исправлению недостатков и устранению нарушений.
4.7. Вносить на рассмотрение руководства организации представления о приеме, перемещении и увольнении работников, о поощрении отличившихся работников и о применении дисциплинарных взысканий к работникам, нарушающим трудовую и производственную дисциплину.
4.8. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4.9. _________________________________________________________________. (иные права)
5. Ответственность
5.1. Главный архивист привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
- за нарушение Устава (Положения) организации;
- за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- за причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ___________________________________________________________________.
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Квалификационной характеристики должности "Главный архивист" (Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих. Раздел "Квалификационные характеристики должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения сохранности архивных документов", утвержденный Приказом Минздравсоцразвития России от 11.04.2012 N 338н), ____________________________________________. (реквизиты иных актов и документов) 6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ____________________________________________________________ (росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой ___________________________________________________________________________ частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными ___________________________________________________________________________ инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся __________________________________________________________________________. у работодателя; иным способом)
6.3. ___________________________________________________________________.
