Регламент "Оформление служебных командировок" (образец заполнения)

Утверждаю Директор ООО "Дианэкс" Балаев А.А. Балаев 11 января 2011 г. М.П.

Регламент "Оформление служебных командировок"

1. Общие положения

1.1. Регламент организации ООО "Дианэкс" определяет порядок, сроки, формы и последовательность действий по оформлению служебных командировок.

1.2. Регламент разработан на основании:

- Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) от 30.12.2001 N 197-ФЗ;

- Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Постановления Правительства РФ от 11.11.2005 N 679 "О Порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)";

- Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 "О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники";

- Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки";

- Постановления Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты";

- ГОСТ Р 52294-2004 "Информационная технология. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения";

- Приказа Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н "Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы".

1.3. Настоящий Регламент определяет порядок документального оформления служебных командировок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками. Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

1.4. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются Приказом Минтранса России от 08.11.2006 N 134.

1.5. В служебную командировку согласно действующему законодательству могут направляться только работники, состоящие с ООО "Дианэкс" в трудовых отношениях. Не допускается посылать в командировку беременных женщин и работников в возрасте до 18 лет (ст. 259 ТК РФ). Женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, родители, воспитывающие детей-инвалидов младше 18 лет, а также работники, у которых в семье есть больные, по медицинским показаниям требующие постоянного ухода, могут быть отправлены в командировку только при условии, что они дали письменное согласие на это и для них не существует категорического медицинского запрета на работу вдали от дома. Администрация обязана оповестить работников о возможности отказаться от предложенной поездки (ст. 259 ТК РФ).

1.6. При необходимости поездки для выполнения какой-либо работы (оказания услуг) для организации физического лица, не состоящего с ним в трудовых отношениях, расходы могут быть компенсированы на основании договора гражданско-правового характера.

2. Порядок оформления служебной командировки в пределах Российской Федерации

2.1. Для оформления и учета командировок применяются следующие унифицированные формы первичных документов, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты":

- Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы N N Т-9, Т-9а) (далее - Приказ);

- Служебное задание о направлении в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а) (далее - Служебное задание);

- Командировочное удостоверение (форма N Т-10);

- Авансовый отчет (форма N АО-1), представлен в Приложении N 1.

2.2. Основанием для направления в командировку является приказ директора.

2.3. Приказ составляется документоведом исходя из служебного задания, составленного начальником того отдела, где работает командируемый работник, или самим директором.

2.4. В служебном задании указываются:

- цель командировки, которая должна быть четко сформулирована, так как в дальнейшем она определяет порядок распределения расходов, понесенных командированным сотрудником;

- место командировки;

- сроки командировки, которые при необходимости могут быть продлены с письменного разрешения;

- вид транспорта, которым собирается воспользоваться командируемый сотрудник.

2.5. На основании приказа о командировании документоведом выписывается командировочное удостоверение, которое подписывается директором или начальником отдела и также имеет силу приказа. Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания работника в командировке.

2.6. Командировочное удостоверение регистрируется в Журнале учета работников, выбывающих в командировки, который ведется документоведом.

2.7. Авансы на командировочные расходы могут перечисляться на карточку работника или выдаваться наличными, при этом оформляется расходный кассовый ордер.

2.8. При получении денежных средств на командировочные расходы в бухгалтерии работник ставит свою подпись в расходном кассовом ордере.

2.9. При наличии задолженности у командируемого работника по подотчетным суммам либо неполном документальном отчете по предыдущим командировкам аванс на командировочные расходы не выдается.

2.9.1. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому лицу запрещается.

2.9.2. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится только в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Блок-схема "Оформление служебных командировок" в ООО "Дианэкс" представлена в Приложении N 2.

3. Срок командировки

3.1. Срок командировки работников определяется руководителем подразделения с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

3.2. Фактический срок пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дате прибытия в пункт назначения и дате выбытия из пункта командирования.

Если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.

3.3. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда - дата прибытия транспортного средства к месту постоянной работы.

3.4. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника вместо постоянной работы.

3.5. Если работник выезжает в командировку в нерабочий (выходной, праздничный) день, то день отбытия считается первым днем командировки, оплата за который предоставляется в соответствии со ст. 153 ТК РФ. Аналогично решается вопрос в случае приезда работника из командировки в нерабочий (выходной, праздничный) день.

4. Режим работы командированного сотрудника

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с директором организации или начальником отдела.

5. Командировочные расходы и порядок их возмещения

5.1. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются локальным нормативным актом ООО "Дианэкс", но не могут быть ниже установленных Правительством РФ.

5.2. Командированному работнику возмещаются расходы по проживанию и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в размере фактических затрат, а также возмещаются дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В случае оплаты предприятием проживания по безналичному расчету стоимость проживания не включается работником в его авансовый отчет.

5.3. Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования, включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, а также оплату услуг по предварительной продаже проездных билетов, расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями.

5.4. Для оплаты иных расходов, произведенных в командировке, работником пишется служебная записка с разъяснением целесообразности произведенных расходов.

6. Порядок возмещения транспортных расходов при использовании электронных билетов

6.1. При покупке электронного билета проездные документы должны соответствовать требованиям, установленным Приказом Минтранса России от 08.11.2006 N 134, установлены формы электронного авиабилета и багажной квитанции, согласно которым электронные билеты должны содержать следующую информацию:

- наименование и/или код перевозчика;

- номер рейса;

- наименование и/или коды пунктов/аэропортов отправления и назначения для каждого рейса;

- время отправления рейса;

- код класса бронирования;

- код статуса бронирования;

- фамилия, имя, отчество пассажира.

6.2. Стоимость перевозки должна быть указана в обязательном порядке в отчетном документе.

6.3. При оплате билета с использованием платежной карты в бухгалтерию представляется распечатка лицевого счета, подтверждающая списание денежных средств со счета в оплату проезда.

6.4. К первичным учетным документам, подтверждающим расходы на авиаперелет, в случае с электронными билетами относятся также посадочные талоны.

6.5. В случае утери посадочного талона оплата проезда оплачивается исходя из стоимости возмещения расходов, связанных со служебными командировками, которые прописаны в локальном нормативном акте ООО "Дианэкс".

7. Особые случаи возмещения командировочных расходов

7.1. Если сотрудник не может документально подтвердить стоимость проживания (отсутствует чек контрольно-кассового аппарата, квитанция не соответствует бланкам строгой отчетности) или при отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, то эти расходы могут быть возмещены только при наличии соответствующей справки с железнодорожного вокзала, автовокзала и с места проживания на основании письменного разрешения директора.

7.2. Допускается прибытие из командировки раньше назначенного срока (при условии досрочного выполнения задания), выбытие в командировку на день позже или ранее запланированного времени (при отсутствии билетов или другим уважительным причинам). В этом случае производится фактическая оплата расходов.

7.3. В случаях, когда для выполнения задания требуется дополнительное время или отсутствуют проездные билеты, срок командировки может быть продлен на основании письменного заявления командированного сотрудника.

7.4. В некоторых случаях работнику, направляемому в командировки, необходимо осуществить какие-либо дополнительные расходы, связанные с выполнением служебного задания. Они принимаются к возмещению на основании письменного разрешения директора предприятия.

7.5. В случае вынужденной остановки в пути при возвращении из командировки, подтвержденной соответствующими документами, работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, а также выплачиваются суточные. Для того чтобы подтвердить вынужденный характер задержки, работник должен представить соответствующие документы: справку из авиакомпании о задержке или переносе рейса, о вынужденной посадке, квитанцию о проживании в гостинице и другие подтверждающие документы.

8. Порядок оформления отчета о командировке

8.1. Работник, прибывший из командировки, в 3-дневный срок со дня ее окончания составляет авансовый отчет и отчет о выполнении служебного задания.

8.2. Для окончательного расчета по командировке в бухгалтерию предприятия необходимо представить авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы:

- проездные билеты;

- чеки контрольно-кассовых аппаратов;

- счета на оплату проживания в гостинице;

- квитанции;

- командировочное удостоверение, заверенное печатями предприятия и организаций, куда был командирован работник.

8.3. Для обеспечения сохранности, читаемости информации (билеты со временем выцветают) документы сканируются и заверяются бухгалтером.

8.4. Отчет о выполнении служебного задания утверждается директором или начальником отдела, в рамках которого оформлялась служебная командировка.

    Составил документовед             Калинина                Л.Л. Калинина

Источник - "Делопроизводство", 2011, № 3