Примерный текст положения об отделе делопроизводства службе персонала предприятия

Примерный текст ¹ положения об отделе делопроизводства службы персонала

I. Общие положения

1.1. Делопроизводство службы персонала - деятельность, охватывающая документирование и документационный менеджмент в процессе управления персоналом предприятия.

1.2. Реализация функций и задач делопроизводства в процессе деятельности службы персонала предприятия возлагается на структурное подразделение службы - отдел делопроизводства. Отдел делопроизводства (далее - отдел) функционирует под общим руководством начальника службы персонала. Непосредственное руководство отделом осуществляет его начальник. Начальнику отдела делопроизводства подчиняется весь персонал отдела. В свою очередь начальник отдела делопроизводства подчиняется начальнику службы персонала, а в вопросах выполнения общих требований к организации делопроизводства на предприятии - начальнику службы документационного обеспечения управления предприятия.

1.3. Штатное расписание, организационная структура и численный состав отдела устанавливаются руководителем предприятия по представлению начальника службы персонала, основанном на предложениях начальника отдела, исходя из нормативов численности и особенностей функций и задач, возлагаемых на отдел.

1.4. Нормирование труда работников отдела и установление им заданий производятся в соответствии с Нормами времени, инв. N...

1.5. Организация рабочих мест работников отдела регламентируется Инструкцией по организации рабочих мест, инв. N...

1.6. Обеспечение безопасных условий труда работников отдела производится в соответствии с Инструкцией по охране труда и технике безопасности, инв. N...

1.7. Деятельность отдела регламентируется в соответствии с законодательством, локальными актами предприятия, настоящим положением.

1.8. Действия работников отдела регламентируются в соответствии с должностными инструкциями и инструкциями по видам деятельности отдела и службы персонала.

1.9. Замещение должностей в отделе осуществляется исходя из реальных личностных качеств работников и соответствия последних установленным квалификационным требованиям.

1.10. Для обеспечения своей повседневной деятельности отдел имеет круглую печать с обозначением своего наименования, бланки и штампы установленного образца.

II. Цель и задачи отдела

2.1. Целью деятельности отдела является эффективная организация делопроизводства управления персоналом предприятия.

2.2. В процессе деятельности отдел решает следующие основные задачи:

2.2.1. Управление документацией по персоналу предприятия.

2.2.2. Документирование рекрутинга персонала.

2.2.3. Документирование адаптации персонала.

2.2.4. Документирование мотивации персонала.

2.2.5. Документирование тренинга персонала.

2.2.6. Документирование контроллинга персонала.

2.2.7. Документирование ротации персонала.

2.2.8. Совершенствование системы делопроизводства управления персоналом.

...

(Другие задачи - указать, какие именно.)

III. Функции отдела

3.1. В процессе деятельности отдел реализует следующие функции:

3.1.1. Административную.

3.1.2. Регулятивную.

3.1.3. Контрольную.

3.1.4. Методическую.

...

(Другие функции - указать, какие именно.)

IV. Полномочия отдела

4.1. Отдел имеет право:

4.1.1. Требовать от структурных подразделений и должностных лиц предприятия соблюдения порядка и правил обращения с документами по персоналу.

4.1.2. Запрашивать у структурных подразделений и должностных лиц предприятия сведения, необходимые для своевременного, полного и качественного решения возложенных на отдел задач.

4.1.3. Осуществлять текущий контроль за соблюдением структурными подразделениями и должностными лицами предприятия порядка и правил обращения с документами по персоналу.

4.1.4. Производить периодические проверки организации работы с документами по персоналу в структурных подразделениях (должностных лиц) предприятия.

4.1.5. Обобщать, анализировать и регулярно представлять для сведения руководству службы персонала и предприятия итоги контрольно-проверочных мероприятий.

4.1.6. Изучать, распространять и внедрять передовой опыт в работе с документами по персоналу.

4.1.7. Привлекать в установленном порядке для решения новых, особо сложных или срочных задач делопроизводства управления персоналом специалистов предприятия, а в необходимых случаях - и других предприятий (организаций, учреждений) в соответствии с порядком и правилами, установленными на этот счет руководством предприятия.

4.1.8. Возвращать на доработку (повторное исполнение) структурным подразделениям (должностным лицам) предприятия документы (проекты документов) по персоналу, подготовленные с нарушением установленных требований.

4.1.9. Подписывать и визировать документы (проекты документов) в пределах своей компетенции.

4.1.10. По указанию начальника службы персонала перерабатывать положение об отделе, инструкции по видам деятельности отдела и должностные инструкции работников отдела.

4.1.11. Вносить на рассмотрение руководства службы персонала и предприятия предложения, направленные на совершенствование делопроизводства управления персоналом.

...

(Другие полномочия - указать, какие именно.)

4.2. Отдел несет ответственность за:

4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами по персоналу.

4.2.2. Выполнение требований руководящих документов, приказов, распоряжений, указаний и поручений руководства службы персонала и предприятия по вопросам работы с документами по персоналу.

4.2.3. Осуществление действенного контроля за соблюдением структурными подразделениями и должностными лицами предприятия порядка и правил обращения с документами по персоналу.

4.2.4. Проведение периодических проверок организации работы с документами по персоналу в структурных подразделениях (должностных лиц) предприятия.

4.2.5. Обобщение, анализ и регулярное представление для сведения руководству службы персонала и предприятия итогов контрольно-проверочных мероприятий.

4.2.6. Изучение, распространение и внедрение передового опыта в работе с документами по персоналу.

...

(Другие виды ответственности - указать, какие именно.)

V. Взаимоотношения отдела

5.1. Отдел взаимодействует:

5.1.1. Со структурными подразделениями и должностными лицами предприятия - по вопросам делопроизводства управления персоналом.

5.1.2. С юридической службой предприятия - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов по персоналу.

5.1.3. Со службой материально-технического и административно-хозяйственного снабжения предприятия - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями.

5.1.4. С вычислительным центром предприятия - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств ЭВТ, оперативной обработки информации.

...

(С другими подразделениями предприятия - указать, какими именно.)

VI. Заключительные положения

6.1. Настоящее положение вступает в действие с момента утверждения начальником службы персонала предприятия.

6.2. Настоящее положение подлежит переутверждению в случае внесения существенных изменений в его содержание, но не реже одного раза в 5 лет.

Источник - "Справочник кадровика: практическое пособие", "Проспект"