Примерное положение об архиве таможенного органа

Приложение 48 к пп. 10.4.1 и 17.1.1 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах) (в ред. Приказа ФТС РФ от 15.11.2007 N 1412)

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА

1. Основные положения

1.1. Документы таможенного органа, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

До передачи на государственное хранение эти документы временно хранятся в таможенном органе.

1.2. Таможенный орган обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности. В соответствии с правилами обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, проводятся силами и за счет таможенного органа.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица таможенного органа несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В таможенном органе для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.

1.4. В своей работе архив таможенного органа руководствуется положением об отделе (отделении) документационного обеспечения, приказами, распоряжениями, инструкциями Федеральной таможенной службы и таможенных органов, Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, методическими документами соответствующего госархива и настоящим положением.

1.5. Архив таможенного органа работает по планам, утверждаемым начальником отдела (отделения) документационного обеспечения, и отчитывается перед ним в своей работе.

1.6. Организационно-методическое руководство деятельностью архива таможенного органа осуществляет соответствующий госархив.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности отделов и других структурных подразделений таможенного органа, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности ¹ ; документы по личному составу;

документы постоянного хранения и по личному составу таможенного органа - предшественника;

документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных таможенных органов, непосредственно подчиненных таможенному управлению (таможне, таможенному посту);

служебные и ведомственные издания;

научно-справочный аппарат (НСА) к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения;

учет, обеспечение сохранности, создание НСА, использование документов, хранящихся в архиве;

подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве таможенного органа.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

принимает (не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством), учитывает и хранит документы отделов и других структурных подразделений таможенного органа;

разрабатывает и согласовывает с соответствующим госархивом графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) госархива и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

составляет и представляет (не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством) годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) таможенного органа и ЭПК соответствующего архивного учреждения;

осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

создает, пополняет, совершенствует НСА к хранящимся в архиве делам и документам; обеспечивает его преемственность с НСА соответствующего государственного архива;

организует использование документов (информирует руководство и должностных лиц таможенного органа о составе, содержании документов архива; выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов, архивные справки, исполняет запросы организаций, заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера);

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве; участвует в работе ЭК;

оказывает методическую помощь в составлении номенклатур дел таможенного органа, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив;

участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации должностных лиц службы делопроизводства таможенных органов;

ежегодно представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации.

4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

контролировать выполнение установленных правил формирования и оформления дел в отделах и других структурных подразделениях таможенного органа;

запрашивать от отделов и других структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

5. Ответственность начальника архивного отделения

Начальник архивного отделения несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

Источник - Приказ ФТС России от 18.10.2004 № 160 (с изменениями и дополнениями на 2012 год)