Объяснительная записка о причинах утраты оригинала документа (образец оформления)

---------------------------------------------------------------------------
¦             Общество с ограниченной ответственностью "Альфа"            ¦
¦             ------------------------------------------------            ¦
¦                                                                         ¦
¦Бухгалтерия                                        Генеральному директору¦
¦                                                              ООО "Альфа"¦
¦                                                             И.И. Стасову¦
¦                                    Начальнику отдела кадров             ¦
¦ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА              С.В.Климовой                         ¦
¦от 30.08.2012 N 12                  Причины, указанные в объяснительной, ¦
¦                                    признать неуважительными.            ¦
¦О причинах утраты оригинала ГТД     Применить дисциплинарное взыскание   ¦
¦                                    в форме замечания к Т.И. Богдановой  ¦
¦                                                                         ¦
¦                                    Главному бухгалтеру                  ¦
¦                                    А.Д. Жаровой                         ¦
¦                                    Принять меры к восстановлению ГТД    ¦
¦                                    Стасов                               ¦
¦                                    30.08.2012                           ¦
¦                                                                         ¦
¦    Утрата 29.08.2012 оригинала ГТД на поставку по контракту с Bonduelle,¦
¦France,  от  20.04.2012 N 0007/5 партии зеленого горошка (Таможенный пост¦
¦Гатчинский) произошла при ксерокопировании этого документа.              ¦
¦    Офисный   копир   не  предназначен  для  автоматического  копирования¦
¦документов  малой  плотности  бумаги.  Оригинал  ГТД,  имеющий  плотность¦
¦кальки,  автоматически  копировался  в  комплекте  с другими документами,¦
¦имеющими более высокую плотность бумаги. В результате произошло замятие и¦
¦зажатие  оригинала  ГТД  между  валиками  копира. При попытке его извлечь¦
¦документ был разорван на мелкие невосполнимые и нечитаемые части.        ¦
¦                                                                         ¦
¦Бухгалтер                          Богданова         Т.И. Богданова      ¦
¦                                                                         ¦
¦С документом ознакомлены:                                                ¦
¦Начальник отдела кадров            Климова           С.В. Климова        ¦
¦                                 30.08.2012                              ¦
¦                                                                         ¦
¦Главный бухгалтер                  Жарова            А.Д. Жарова         ¦
¦                                 30.08.2012                              ¦
---------------------------------------------------------------------------

Источник - "Главная книга", 2012, № 20