Инструкция по анализу рабочего места/должности работника организации (примерный образец)

Примерный образец

                                                                  УТВЕРЖДАЮ

ООО "НПК "К7"                        Генеральный директор
----------------------------             ----------------------------
(наименование предприятия,               (руководитель предприятия,
организации, учреждения)                 организации, учреждения)
Дементьев    С.В. Дементьев
ИНСТРУКЦИЯ                      -----------   --------------
(подпись)       (Ф.И.О.)
17.01.2011                         N 12         17   января    11
"--" -------- 20-- г.
По анализу рабочего места/должности
_____________________________________
наименование должности работника
в родительном падеже

1. Общие положения

1.1. Назначение

1.1.1. Инструкция "Анализ рабочего места/должности" предназначена для определения порядка работ в подразделениях ООО "НПК "К7" по осуществлению процедуры анализа рабочего места.

1.1.2. Инструкция "Анализ рабочего места/должности" реализует основные принципы кадровой политики ООО "НПК "К7".

1.2. Область применения

1.2.1. Инструкция регламентирует последовательность выполнения и содержание процедур при осуществлении процесса анализа рабочего места:

а) определение потребности в анализе должности;

б) оценка целесообразности анализа должности;

в) планирование работ и отбор экспертов;

г) выделение оснований для классификации выполняемых задач;

д) формирование структурированного перечня задач;

е) оценка выполняемых задач;

ж) расчет сводных и итоговых оценок по выполняемым задачам;

з) оформление детальной характеристики рабочего места;

к) согласование и утверждение паспорта.

1.2.2. При реализации каждой процедуры обязательно выполнение требований, изложенных в Инструкции. Состав работ при выполнении каждой процедуры и требования к их результатам описываются в разд. 3 настоящей Инструкции.

1.2.3. Данную Инструкцию должны знать и использовать в своей работе следующие должностные лица:

а) заместитель генерального директора;

б) сотрудники службы управления персоналом;

в) руководитель всех структурных подразделений ООО "НПК "К7";

г) сотрудники подразделений ООО "НПК "К7", которых привлекают к работе в качестве экспертов для проведения анализа рабочих мест/должностей.

1.3. Термины и определения

1.3.1. В Инструкции используются следующие основные термины по управлению персоналом:

а) куратор подразделения - один из членов высшего руководства компании. К высшему руководству относится заместитель генерального директора;

б) линейный руководитель - начальник структурного подразделения ООО "НПК "К7" на уровне службы, отдела, сектора, отделения или участка;

в) рабочее место/должность - часть деятельности компании, которая выполняется одним сотрудником и имеет уникальное наименование в соответствии со штатным расписанием;

г) эксперты - сотрудники одного из подразделений, которых привлекли к работе для проведения анализа рабочих мест/должностей. В качестве экспертов могут выступать: заместитель генерального директора, линейные руководители, генеральный директор;

д) анализ рабочего места - процесс анализа и оценки содержания деятельности на конкретной должности, в ходе которого определяются: субординация, области ответственности, задачи, методы стимулирования и нормативы загрузки;

е) ответственный исполнитель - сотрудник службы управления персоналом, которому поручены организация и проведение работ по анализу должности.

1.3.2. В настоящей Инструкции используются следующие сокращения:

а) СУП - служба управления персоналом;

б) ОИ - ответственный исполнитель;

в) БД - база данных;

г) ОТ - общая трудоемкость.

2. Условия и ограничения

2.1. Предварительные условия

2.1.1. Анализ рабочего места/должности проводится в следующих случаях:

а) введение новой должности в штатное расписание;

б) отсутствие паспорта рабочего места/должности для существующей должности;

в) изменение содержания деятельности на рабочем месте, произошедшее по причине реорганизации подразделения, внедрения новой технологии или оборудования;

г) устное или письменное распоряжение генерального директора подразделения о необходимости оценки нагрузки одного, нескольких или всех сотрудников подразделения.

2.1.2. Основанием для проведения анализа рабочего места/должности является заявка на проведение анализа должности, предоставляемая линейным руководителем куратору.

2.2. Требования к конечному результату

2.2.1. Конечным результатом анализа являются детальные данные о содержании деятельности на проанализированном рабочем месте/должности, которые фиксируются в паспорте рабочего места/должности.

2.2.2. Паспорт рабочего места/должности должен включать следующие характеристики:

а) полное и сокращенное наименование, а также код подразделения и должности в соответствии со штатным расписанием;

б) отношения подчиненности сотрудника, занимающего данную должность, включая его непосредственное административное подчинение, а также косвенное или функциональное подчинение по отдельным вопросам;

в) области ответственности (по объектам воздействия или управления и режимам воздействия на данные объекты);

г) структурированный по областям ответственности перечень задач деятельности;

д) методы стимулирования и критерии оценки результатов работы сотрудника;

е) нормативы загрузки;

ж) особые права и ответственность;

з) условия труда и окружающая среда.

2.3. Ограничения

2.3.1. Контроль за своевременностью и качеством выполнения работ по анализу должности осуществляет сотрудник СУП.

2.3.2. В случае возникновении обстоятельств, которые затрудняют проведение анализа рабочего места, сотрудник СУП пишет докладную записку с указанием оснований для прекращения работ на имя куратора.

2.3.3. Анализ всех рабочих мест в подразделении может проводиться по непосредственной инициативе генерального директора, зафиксированной в соответствующем приказе, для оценки уровня загрузки сотрудников подразделения.

3. Последовательность проведения работ

3.1. Определение потребности в анализе должности

3.1.1. Определение потребности в анализе должности проводит линейный руководитель подразделения, в котором будет проводиться анализ должности, или генеральный директор компании.

3.1.2. При принятии решения о необходимости проведения анализа должности линейный руководитель осуществляет следующие действия:

3.1.2.1. Определяет и вносит в бланк заявки основание для анализа должности. Вносит в бланк заявки наименование и код должности, требующей анализа, перечень основных должностных обязанностей, тарифный разряд и режим работы.

3.1.2.2. Результатом определения потребности является заполненная в части "А" заявка на анализ должности. Заявка передается куратору для проверки целесообразности анализа должности.

3.1.3. В случае, когда потребность в анализе должности определяется генеральным директором компании, издается приказ, в котором указываются: наименование должности, дата начала, планируемая дата окончания, ответственные лица и зоны их ответственности.

3.2. Оценка целесообразности анализа должности

3.2.1. Решение о целесообразности должности принимает куратор. В процессе принятия решения куратор проводит проверку целесообразности анализа должности по следующим критериям:

а) актуальность проведения анализа, т.е насколько обосновано основание для проведения;

б) соответствия планам развития организации/подразделения;

в) загрузка сотрудников, которые могут быть привлечены;

г) необходимая степень детализации анализа: перечень задач, нормативы загрузки, паспорт рабочего места.

3.2.2. Результатом проверки является решение о проведении анализа должности, которое фиксируется в заявке.

3.2.3. Решение куратором должно быть принято в течение 3 рабочих дней с момента получения им заявки.

3.2.4. Если куратор не может принять решение о целесообразности проведения анализа должности ввиду сложности данного вопроса, он проводит совещание с участием линейного руководителя, подавшего заявку, специалиста по управлению персоналом, генерального директора на его усмотрение.

3.3. Планирование работ и отбор экспертов

3.3.1. Планирование работ и назначение ответственных исполнителей осуществляется куратором проекта.

3.3.2. В зависимости от принятого решения куратор осуществляет следующие действия:

а) если принято решение о сокращенном или полном проведении анализа рабочего места, то определяет даты начала и планируемого окончания работ, назначает ответственного исполнителя (на основании плана работ и загруженности сотрудника);

б) если принято решение о нецелесообразности проведения анализа, то передает заявку специалисту службы управления персоналом для учета заявки и принятого по ней решения в журнале учета заявок;

в) если принято решение о переносе сроков проведения анализа, то передает заявку специалисту службы управления персоналом для учета заявки в журнале и постановке ее на контроль, чтобы начать проведение в момент перенесенного срока.

3.3.3. В случае загруженности ответственного исполнителя сроки работ переносятся.

3.3.4. Отбор экспертов, которые будут участвовать в работе по анализу рабочего места/должности, организует куратор на основании полученной им заявки.

3.3.5. В ходе отбора экспертов, которые будут принимать участие в анализе, куратор предпринимает следующие действия:

а) проводит собеседование со всеми экспертами, выбранными им для проведения анализа. Во время собеседования сообщает о целях и задачах анализа, кратко рассказывает об этапах анализа, согласует сроки выполнения работ, уточняет готовность кандидатов участвовать в процедуре анализа должности;

б) вносит фамилии экспертов в заявку и дает ее на подпись каждому эксперту;

в) утверждает и подписывает заявку у генерального директора компании.

3.4. Выделение оснований для классификации выполняемых задач

3.4.1. Выделение оснований для классификации выполняемых задач проводит группа экспертов под руководством ответственного исполнителя.

3.4.2. Ответственный исполнитель проводит собеседование со всеми экспертами, в ходе которого выделяются основания для классификации рабочего места. В качестве оснований могут быть использованы следующие характеристики:

а) объекты, с которыми взаимодействует сотрудник, на рассматриваемой должности (оборудование, материалы, комплектующие, помещения, финансы, сотрудники, данные);

б) возможные режимы работы с каждым объектом (анализ, планирование, изменение, контроль, (оценка) или нормальный, аномальный, аварийный).

3.4.3. По итогам собеседования ответственный исполнитель заполняет перечень объектов и режимов деятельности.

3.4.4. Результатом выделения оснований является формирование структурированного перечня задач.

3.4.5. Выделение оснований для классификации должно быть выполнено экспертами не позднее 5 рабочих дней с момента утверждения ответственных в проведении анализа рабочего места.

3.5. Формирование структурированного перечня задач

3.5.1. Формирование структурированного перечня задач рабочего места проводит группа экспертов.

3.5.2. Ответственный исполнитель проводит работу с экспертами, в ходе которой определяются задачи, выполняемые на данном рабочем месте. Как правило, задачей является взаимодействие сотрудника с объектом в одном из режимов работы с ним:

а) для каждой задачи определяются параметры: уникальное имя, инициирующий сигнал и результат правильного выполнения;

б) по итогам совместной работы ответственный исполнитель формирует структурированный перечень задач для рабочего места;

в) распечатку формы ответственный исполнитель согласует с экспертами.

3.5.3. Структурированный перечень задач, заполненный ответственным исполнителем и подписанный всеми экспертами, служит основанием для дальнейшей работы и хранится у ответственного исполнителя.

3.5.4. Составление структурированного перечня должно быть выполнено не позднее 10 рабочих дней с момента подписания экспертами перечня объектов и режимов деятельности.

3.5.5. Формулировка имени задачи должна отвечать следующим требованиям:

а) начинаться с глагола действия, которое выполняет сотрудник;

б) содержать краткое имя объекта, с которым совершаются действия;

в) может включать условия правильного выполнения.

3.6. Оценка выполняемых задач

3.6.1. Оценку выполняемых задач проводят эксперты после согласования ими структурированного перечня задач.

3.6.2. На этом этапе проводятся следующие работы:

а) ответственный исполнитель готовит для каждого эксперта бланк для экспертной оценки загрузки рабочего места/должности, заполняя поля: "Индекс задачи", "Наименование задачи", на основании структурированного перечня задач, и передает экспертам подготовленные формы;

б) эксперт оценивает каждую задачу по следующим параметрам:

- периодичность выполнения, включая период и сроки начала и окончания работ;

- количество выполняемых задач за один период;

- минимальная и максимальная трудоемкость (в часах работы одного сотрудника);

- продолжительность (в рабочих днях);

- сложность выполнения задачи;

- дискретность задачи;

- критерии оценки;

в) результаты оценки эксперт заносит в бланк, подписывает его и передает ответственному исполнителю.

3.6.3. Результатом оценки являются заполненные и подписанные экспертами и ответственным исполнителем бланки для экспертной оценки загрузки рабочего места/должности, которые являются основанием для формирования сводной таблицы и хранятся у ответственного исполнителя.

3.6.4. Оценка выполняемых задач должна быть проведена не позднее 5 рабочих дней с момента согласования экспертами структурированного перечня задач.

3.6.5. При использовании параметров оценки необходимо соблюдать следующие требования:

а) "периодичность выполнения" - данный параметр оценивается только для задач, по которым есть внешне заданная периодичность, например выставление счета клиенту или составление отчета. В случае если период не задан внешними требованиями, данное поле можно не заполнять, что будет означать по "мере возникновения". В колонке "П - Д" выставляется оценка периода, в который возникает задача (Г - год, П - полугодие, К - квартал, М - месяц, Н - неделя, Д - день). В колонках "В сроки: Н - К" проставляются даты начала и окончания работ;

б) "количество выполняемых задач за один период" - данную оценку следует использовать для всех задач. Если период для задачи не определен, то необходимо оценивать среднее количество задач, выполняемых за год;

в) "максимальная и минимальная трудоемкость" - оценивается в часах работы одного сотрудника, которые необходимы на однократное выполнение задачи. Если задача ранее не выполнялась, то можно давать прогноз, в данном случае необходимо отметить характер оценки в колонке "примечания";

г) "продолжительность" - оценивается в рабочих днях, которые необходимы на выполнение задачи с учетом возможных перерывов в работе;

д) "сложность" - оценивается сложность выполнения задачи (в баллах от 1 до 7). При оценке сложности необходимо использовать следующую шкалу:

- "1" - стандартная, часто повторяющаяся задача, состоящая из простых действий;

- "2" - стандартная, часто повторяющаяся задача, состоящая из сложных действий;

- "3" - стандартная, редко выполняемая задача, состоящая из любых действий;

- "4" - нестандартная, часто повторяющаяся задача, состоящая из простых действий;

- "5" - нестандартная, часто повторяющаяся задача, состоящая из сложных действий;

- "6" - нестандартная, редко выполняемая задача, состоящая из простых действий;

- "7" - нестандартная, редко выполняемая задача, состоящая из сложных действий;

е) "режим "Д - Н" - данный параметр оценивает дискретность или непрерывность выполнения задачи. То есть должна ли задача выполняться непрерывно или возможно временное прекращение ее выполнения;

ж) "критерии оценки" - оценивается наиболее оптимальный вариант для оценки результатов выполнения данной задачи. "A" - по времени выполнения, "B" - по рекламациям, жалобам на сроки или качество исполнения, "C" - по выполнению норматива выработки, "D" - по качеству и своевременности конечного результата выполнения, "E" - в тех случаях, когда варианты "A - D" являются явно не приемлемыми;

з) "примечание" - данная графа используется для внесения замечаний о недостаточной точности какой-либо из оценок.

3.6.6. В случае если эксперт испытывает затруднение при оценке задачи по какому-либо параметру, он должен обратиться к ответственному исполнителю за получением комментария или помощи.

3.7. Расчет сводных и итоговых оценок по выполняемым задачам

3.7.1. Расчет сводных оценок по выполняемым задачам проводит ответственный исполнитель после получения им бланков для экспертной оценки загрузки рабочего места/должности, заполненных и подписанных экспертами.

3.7.2. При расчете оценок ответственный исполнитель выполняет следующие действия:

3.7.2.1. Открывает в программе Excel шаблон файла "Сводная и итоговая оценка загрузки рабочего места".

3.7.2.2. Заносит данные, полученные от экспертов на бумажных носителях, в листы электронной таблицы, соответствующие каждому эксперту.

3.7.2.3. В листе "Сводная оценка" проверяет результаты автоматического расчета оценок по каждой задаче.

3.7.2.4. В листе "Итоговая оценка" проверяет результаты автоматического расчета оценок по рабочему месту в целом и заполняет поля "выводы" и "рекомендации".

3.7.2.5. Распечатывает содержание листов "Сводная оценка" и "Итоговая оценка" и согласует полученные результаты с экспертами.

3.7.3. Результатом этого этапа являются форма сводных и итоговых оценок, таблица оценок выполняемых задач, согласованные и подписанные экспертами и ответственным исполнителем, на основании которых проводится оформление характеристики рабочего места.

3.7.4. Формирование сводной таблицы должно быть выполнено в течение 2 рабочих дней с момента получения ответственным исполнителем заполненных и подписанных экспертами структурированных перечней задач.

3.8. Оформление детальной характеристики рабочего места

3.8.1. Оформление детальной характеристики содержания деятельности и загрузки на рабочем месте/должности проводит ответственный исполнитель после формирования итоговой оценки рабочего места.

3.8.2. В ходе оформления детальной характеристики ответственный исполнитель компонует из ранее наработанных материалов электронный документ в следующем составе:

а) прямое и косвенное подчинение должности;

б) области ответственности сотрудника на данном рабочем месте;

в) методы стимулирования и критерии оценки результатов работы сотрудника;

г) нормативы выполнения по объектам обслуживания;

д) особые права и ответственность;

е) характеристика задач (индекс, имя, критерии оценки правильности результата, вес задачи).

3.8.3. Результатом оформления является паспорт рабочего места/должности, который передается линейному руководителю или генеральному директору для согласования.

3.8.4. Оформление паспорта проводится в течение 5 рабочих дней с момента согласования экспертами итоговых оценок.

3.9. Согласование и утверждение паспорта рабочего места

3.9.1. Согласование паспорта рабочего места организует ответственный исполнитель после оформления паспорта.

3.9.2. В процессе организации ответственный исполнитель последовательно представляет паспорт рабочего места линейному руководителю на согласование, а после генеральному директору на утверждение.

4. Контроль и ответственность

4.1. Контроль за выполнением процедур

4.1.1. Процедуры, требования к которым приведены в данной Инструкции, являются обязательными для всех лиц, перечисленных в п. 1.2.3.

4.1.2. Контроль за соблюдением Инструкции осуществляет сотрудник СУП.

4.1.3. При обнаружении нарушений в соблюдении требований сотрудник СУП проводит детальный анализ ситуации, в результате которого может принять следующие решения:

а) в случае, когда нарушение вызвано личной халатностью сотрудника, сообщает об этом куратору, который проводит с ним разъяснительную беседу, и по результатам принимает решение о применении мер дисциплинарного или административного воздействия. В данном случае сотрудник СУП составляет служебную записку на имя заместителя генерального директора с указанием факта нарушения;

б) в случае, когда нарушение является систематическим и является следствием изменения условий выполнения работ, готовит предложения об изменении настоящей Инструкции, которые оформляет в виде служебной записки на имя заместителя генерального директора.

4.2. Ответственность должностных лиц за соблюдение данной Инструкции

4.2.1. Все сотрудники и руководители, участвующие в выполнении работ, несут дисциплинарную и административную ответственность за соблюдение требований, приведенных в данной Инструкции.

4.2.2. Наложение дисциплинарных и административных взысканий за некачественное, несвоевременное или недобросовестное выполнение своих обязанностей проводится на основании распоряжения генерального директора.

Согласовано:

_________________ _____________________________ ________________ __________
должность           фамилия, инициалы            подпись        дата
_________________ _____________________________ ________________ __________
должность           фамилия, инициалы            подпись        дата
_________________ _____________________________ ________________ __________
должность           фамилия, инициалы            подпись        дата
_________________ _____________________________ ________________ __________
должность           фамилия, инициалы            подпись        дата
_________________ _____________________________ ________________ __________
должность           фамилия, инициалы            подпись        дата
_________________ _____________________________ ________________ __________
должность           фамилия, инициалы            подпись        дата

Источник - "Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2011, № 4