Должностная инструкция секретаря руководителя. Вариант 3

__________________________                            УТВЕРЖДАЮ
(наименование организации)                _________________________________
директор; иное
ДОЛЖНОСТНАЯ                        _________________________________
ИНСТРУКЦИЯ                         должностное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию
Секретаря руководителя
--------------------------                ________________ ________________
(наименование должности)                     (подпись)        (Ф.И.О.)
"__" _______ 20__ г. N ___                "__" ____________________ 20__ г.

1. Общие положения

Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.

На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Секретарь руководителя назначается и освобождается от должности директором предприятия по представлению _________________________.

Секретарь руководителя должен знать:

постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;

структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

организацию делопроизводства;

методы оформления и обработки документов;

архивное дело;

машинопись;

правила пользования приемно-переговорными устройствами;

стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

основы этики и эстетики;

правила делового общения;

основы организации труда и управления;

правила эксплуатации вычислительной техники;

основы административного права и законодательства о труде;

правила внутреннего трудового распорядка;

правила и нормы охраны труда;

__________________________________________________________

__________________________________________________________.

2. Должностные обязанности

Секретарь руководителя:

осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;

принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия;

подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;

следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;

организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;

по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;

выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;

осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;

ведет контрольно-регистрационную картотеку;

обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;

печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных;

организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

копирует документы на персональном ксероксе;

__________________________________________________________

__________________________________________________________.

3. Права

Секретарь руководителя имеет право:

получать от специалистов структурных подразделений предприятия информацию, необходимую для осуществления своей деятельности;

представлять на рассмотрение своего непосредственного руководства предложения по вопросам своей деятельности;

требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей;

__________________________________________________________

__________________________________________________________.

4. Ответственность

Секретарь руководителя несет ответственность:

за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством;

за правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, - в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством;

за причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством;

__________________________________________________________

__________________________________________________________.

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом N ___ на основании _________________________.

    Руководитель структурного подразделения       ___________ _____________
(подпись)     (Ф.И.О.)
СОГЛАСОВАНО
_____________________________________________ ___________ _____________
(начальник юридического отдела; юрисконсульт)  (подпись)     (Ф.И.О.)
"___" ___________ 20__ г.
_____________________________________________ ___________ _____________
(руководитель кадровой службы)         (подпись)     (Ф.И.О.)
"___" ___________ 20__ г.
С должностной инструкцией ознакомлен(а)       ___________ _____________
(подпись)     (Ф.И.О.)
"___" ___________ 20__ г.

Источник - "Делопроизводство в кадровой службе: учебно-практическое пособие", "Проспект"