Должностная инструкция секретаря-машинистки

Секретарь-машинистка

--------------------------------
(наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
------------------------------
(наименование должности)
00.00.0000               N 000
---------  -------------------
(подпись)  (инициалы, фамилия)
Секретаря-машинистки                  00.00.0000

1.1. Секретарь-машинистка относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность секретаря-машинистки принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Секретарь-машинистка должна знать:

- положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;

- структуру и руководящий состав организации и ее структурных подразделений;

- машинопись;

- правила орфографии и пунктуации;

- порядок расположения материала при печатании различных документов;

- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

- правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов;

- правила пользования приемно-переговорными устройствами;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- основы организации труда;

- основы трудового законодательства;

- Правила внутреннего трудового распорядка;

- правила охраны труда и пожарной безопасности;

- ______________________________________________________________________.

1.4. Секретарь-машинистка в своей деятельности руководствуется:

    - Уставом (Положением) _______________________________________________;
(наименование организации)

- настоящей должностной инструкцией;

    - _____________________________________________________________________
(иными актами и документами, непосредственно связанными с
__________________________________________________________________________.
трудовой функцией секретаря-машинистки)
1.5. Секретарь-машинистка подчиняется непосредственно _________________
__________________________________________________________________________.
(наименование должности руководителя)

1.6. В период отсутствия секретаря-машинистки (отпуска, болезни, пр.) ее обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

1.7. ___________________________________________________________________.

2. Функции

2.1. Техническое обеспечение работы руководителя организации (структурного подразделения).

2.2. Учет поступающей корреспонденции.

3. Должностные обязанности

Секретарь-машинистка исполняет следующие обязанности:

3.1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации или ее подразделения.

3.2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.

3.3. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.

3.4. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.

3.5. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

3.6. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).

3.7. Печатает по указанию руководителя различные материалы.

3.8. Принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

3.9. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

3.10. Принимает документы на подпись руководителю.

3.11. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

3.12. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

3.13. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.

    3.14. ________________________________________________________________.
(иные обязанности)

4. Права

Секретарь-машинистка имеет право:

4.1. Участвовать в совещаниях по организационным вопросам.

4.2. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.

4.3. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых ею должностных обязанностей.

4.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.

    4.5. _________________________________________________________________.
(иные права)

5. Ответственность

5.1. Секретарь-машинистка привлекается к ответственности:

- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

- за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

- за причинение материального ущерба - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ___________________________________________________________________.

6. Заключительные положения

    6.1.   Настоящая   должностная  инструкция  разработана   на     основе
Квалификационной  характеристики  должности  "Секретарь-машинистка" (Единый
квалификационный   справочник   должностей  руководителей,  специалистов  и
служащих. Раздел "Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей
работников,  занятых  на  предприятиях,  в  учреждениях   и  организациях",
утвержденный  Постановлением  Министерства  труда  и  социального  развития
Российской Федерации от 21.08.1998 N 37), ________________________________.
(реквизиты иных актов и документов)
6.2.  Ознакомление  работника  с  настоящей   должностной   инструкцией
осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт   ознакомления   работника  с  настоящей  должностной  инструкцией
подтверждается ____________________________________________________________
(росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой
___________________________________________________________________________
частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления
___________________________________________________________________________
с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции,
__________________________________________________________________________.
хранящемся у работодателя; иным способом)

6.3. ___________________________________________________________________.