Процедура оформления гражданско-правовых Договоров с физическими лицами

                                                       "УТВЕРЖДАЮ"
___________________________________
(должность руководителя организации)
__________________________________
(наименование организации)
"___"_____________________ _____ г.
М.П.

ПРОЦЕДУРА ОФОРМЛЕНИЯ ГРАЖДАНСКО-ПРАВОВЫХ ДОГОВОРОВ "________________" С ФИЗИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИ

Настоящая Процедура оформления гражданско-правовых договоров "__________" с физическими лицами (далее - "Процедура") разработана в целях надлежащего оформления и учета договоров, заключаемых "__________" (далее - "Организация") с физическими лицами (далее - "Исполнители"), об оказании услуг/выполнении работ (договоры возмездного оказания услуг, договоры подряда) (далее - "Договоры") и определяет порядок их заключения и исполнения.

1. ВИДЫ И ФОРМЫ ДОГОВОРОВ

1.1. Договор возмездного оказания услуг.

Подлежит заключению в случае, когда предметом взаимоотношений является оказание Исполнителем услуг Организации, таких как:

- услуги по уборке помещений, территорий;

- услуги по вывозу мусора и т.п.;

- консультационные и информационные услуги, в том числе связанные с оказанием услуг на продолжительной основе (переводчик, курьер, аудитор и т.п.);

- услуги по техническому обслуживанию оборудования Организации;

- такелажные услуги;

- услуги по предоставлению в аренду/в пользование имущества;

- поиск и привлечение физических и юридических лиц, желающих приобрести и пользоваться услугами, предоставляемыми Организацией.

1.2. Договор подряда подлежит заключению в случае, когда предметом взаимоотношений является выполнение Исполнителем определенной работы, результатом которой является создание овеществленного результата, материальных ценностей, подлежащих бухгалтерскому учету, таких как:

- выполнение монтажно-наладочных и демонтажных работ;

- дооборудование объектов Организации;

- проведение контрольных измерений, тестирования;

- выполнение кроссирования кабельных пар, цифровых потоков;

- прокладка и монтаж перекидных кабелей;

- выполнение работ по обеспечению электропитанием;

- выполнение иных работ, не предусмотренных настоящим перечнем.

Приведенный перечень видов Договоров возмездного оказания услуг и Договоров подряда не является исчерпывающим.

1.3. Формы Договоров, Актов оказанных услуг/Актов выполненных работ.

Типовые формы Договора возмездного оказания услуг, Договора подряда, Акта оказанных услуг, Акта выполненных работ, а также дополнений к Договорам и форма служебной записки размещены в ____________________.

2. ПРОЦЕДУРА ЗАКЛЮЧЕНИЯ ДОГОВОРОВ

2.1. Для оформления нового Договора и продления срока действия ранее заключенного Договора сотрудник Организации (далее - "Инициатор"), инициирующий заключение Договора с Исполнителем, должен заполнить и оформить служебную записку по установленной форме. Служебная записка, подписанная Инициатором, утверждается руководителем подразделения и директором департамента Организации и передается Инициатором в департамент Организации по работе с персоналом.

2.2. Договоры составляются Инициатором в 2 (двух) экземплярах.

2.3. Все вновь заключаемые Договоры в Организации, а также Договоры в связи с продлением срока их действия подлежат согласованию Инициатором с:

- департаментом Организации по работе с персоналом;

- бухгалтерией Организации;

- юридическим департаментом (в случае внесения в типовую форму изменений, касающихся предмета Договора, условий и порядка оплаты оказанных услуг/выполненных работ).

2.4. Оформленный и согласованный Инициатором с департаментами Организации Договор:

- направляется Инициатором в бухгалтерию Организации по электронной почте на имя ________________;

- передается Инициатором в департамент по работе с персоналом для подписания со стороны Организации.

2.5. Все заключенные в Организации Договоры подлежат регистрации в департаменте Организации по работе с персоналом. Первый экземпляр заключенного Организацией Договора передается в бухгалтерию для исполнения, второй выдается Инициатором на руки Исполнителю.

3. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДОГОВОРАМ

3.1. Срок действия Договора.

Срок действия Договоров, заключаемых в Организации, ни при каких обстоятельствах не может заканчиваться позднее 31 декабря текущего года его заключения.

В случае необходимости продление срока действия Договора осуществляется Инициатором путем его перезаключения на следующий календарный год.

3.2. Оформление и заключение Договоров в Организации по возможности должно производится Инициаторами заблаговременно до начала оказания услуг/выполнения работ.

3.3. В целях упорядочения и подготовки отчетности в Организации Договоры должны поступать на регистрацию в департамент Организации по работе с персоналом и на исполнение в бухгалтерию Организации не позднее месяца начала оказания услуг/выполнения работ.

3.4. Внесение изменений в условия Договора.

Внесение изменений в Договор, касающихся сроков и условий оплаты оказываемых услуг/выполняемых работ, подлежит оформлению дополнением к существующему Договору по процедуре заключения Договора. Оформление нового Договора в подобных случаях не требуется.

3.5. Расторжение Договора.

3.5.1. В случае расторжения Договора по инициативе Организации Инициатор вручает Исполнителю соответствующее уведомление. Уведомление о расторжении Договора готовится Инициатором в 2-х (двух) экземплярах по согласованию с департаментом по работе с персоналом и передается Исполнителю под роспись. Первый экземпляр уведомления о расторжении Договора остается у Исполнителя, второй (с подписью Исполнителя) передается Инициатором в департамент Организации по работе с персоналом.

3.5.2. При расторжении Договора по инициативе Исполнителя Исполнитель должен написать заявление о расторжении Договора с указанием даты прекращения срока действия Договора. Оригинал заявления Исполнителя о расторжении Договора подлежит передаче Инициатором в департамент Организации по работе с персоналом.

3.5.3. В случае если в рамках исполнения Договора Организацией были переданы Исполнителю материальные ценности, Исполнитель должен возвратить Организации такие материальные ценности, получить в департаменте Организации по работе с персоналом обходной лист и оформить его в соответствии с внутренней процедурой в Организации. Контроль за выполнением Исполнителем настоящего положения Процедуры осуществляет Инициатор.

3.6. Приемка оказанных услуг/выполненных работ.

Выполнение Исполнителем обязательств по Договорам ежемесячно подтверждается подписываемым Организацией и Исполнителем Актом оказанных услуг/Актом выполненных работ. Акт оказанных услуг/Акт выполненных работ подлежит ежемесячному оформлению Инициатором в соответствии с типовой формой.

Оплата оказанных Исполнителем услуг/выполненных работ осуществляется в Организации только на основании надлежащим образом оформленных и подписанных Исполнителем Актов.

Источник - ЗАО "Юринформ В"