Примерный текст внутреннего стандарта предприятия "Документирование кадрового аудита"

Примерный текст ¹ внутреннего стандарта предприятия "Документирование кадрового аудита"

I. Общие положения

1.1. Настоящий внутренний стандарт (далее - стандарт) подготовлен для обеспечения надлежащей регламентации документирования кадрового аудита предприятия.

1.2. Целью стандарта является установление единых требований к подготовке рабочей документации кадрового аудита предприятия, ее содержанию, структуре, стилю изложения и оформления.

1.3. Требования стандарта являются обязательными для всех структурных подразделений и должностных лиц предприятия, допущенных к участию в мероприятиях по документированию кадрового аудита.

II. Основные вопросы подготовки рабочей документации кадрового аудита

2.1. Кадровый аудит предприятия должен сопровождаться обязательным документированием, т.е. отражением полученной в ходе проверочно-контрольных мероприятий информации в рабочей документации в соответствии с установленными на предприятии требованиями.

2.2. К рабочей документации кадрового аудита относятся:

2.2.1. Документы планирования - планы проведения кадрового аудита.

2.2.2. Организационные документы - программы (описания) проверочно-контрольных мероприятий, предусмотренных планами проведения кадрового аудита.

2.2.3. Информационно-справочные документы - справки, служебные (докладные) записки и т.п., отражающие данные о проведении проверочно-контрольных мероприятий, предусмотренных программами проведения кадрового аудита.

2.2.4. Аналитические документы - служебные (аналитические) записки, расчеты и т.п., отражающие результаты анализа данных о проведении проверочно-контрольных мероприятий.

2.2.5. Отчетные документы - промежуточные и сводные отчеты об итогах проверочно-контрольных мероприятий, а также заключения (акты) о состоянии дел.

2.2.6. Прочие документы - в том числе объяснения, пояснения и заявления, представленные аудируемыми структурными подразделениями и должностными лицами, копии документов и т.п.

2.3. Состав, количество и содержание документов, входящих в рабочую документацию кадрового аудита, определяются исходя из:

2.3.1. Содержания предстоящих проверочно-контрольных мероприятий.

2.3.2. Времени, отведенного на их выполнение.

2.3.3. Особенностей кадровой работы в аудируемом периоде.

2.3.4. Результатов предварительных проверочно-контрольных мероприятий.

2.3.5. Других обстоятельств, влияние которых на организацию кадрового аудита признано существенным.

2.4. Предприятие вправе совершать в отношении принадлежащей ей рабочей документации кадрового аудита любые действия, не противоречащие законодательству и локальным актам предприятия и не нарушающие права и охраняемые законом интересы третьих лиц.

2.5. Сведения, содержащиеся в рабочей документации кадрового аудита, являются конфиденциальными и не подлежат разглашению, кроме как в порядке, предусмотренном законодательством и локальными актами предприятия.

III. Требования к содержанию рабочей документации кадрового аудита

3.1. Рабочая документация кадрового аудита должна содержать сведения, необходимые и достаточные для:

3.1.1. Составления заключения (акта) по итогам проверочно-контрольных мероприятий.

3.1.2. Подтверждения соответствия фактически проведенных проверочно-контрольных мероприятий программе и планам их проведения.

3.1.3. Осуществления надзора за ходом проверочно-контрольных мероприятий.

3.2. Рабочая документация кадрового аудита должна содержать:

3.2.1. Записи о планируемом содержании, времени и объеме проверочно-контрольных мероприятий.

3.2.2. Записи о фактическом содержании, времени и объеме выполнения проверочно-контрольных мероприятий.

3.2.3. Предварительные и окончательные выводы, сделанные на основе полученных в ходе проверочно-контрольных мероприятий сведений.

3.3. Все существенные сведения, отражающие содержание, время и объем проверочно-контрольных мероприятий, подлежат отражению в рабочей документации вместе со сделанными на их основе выводами.

3.4. Сведения, отраженные в рабочей документации, должны быть полными и подробными, с тем чтобы при необходимости на основе указанных сведений можно было без труда установить фактическое содержание, время и объем проверочно-контрольных мероприятий.

3.5. Сведения, отраженные в рабочей документации, должны быть изложены ясно и однозначно.

IV. Требования к оформлению рабочей документации

4.1. Рабочая документация кадрового аудита должна оформляться своевременно и в строгом соответствии с установленными на этот счет требованиями.

4.2. Записи в документах, составляющих рабочую документацию, должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения.

4.3. Документы, составляющие рабочую документацию, должны иметь следующие реквизиты:

4.3.1. Наименование документа.

4.3.2. Наименование предприятия.

4.3.3. Дату документа.

4.3.4. Регистрационный номер документа.

4.3.5. Заголовок к тексту.

4.3.6. Текст документа.

4.3.7. Подпись.

4.3.8. Визу согласования.

4.3.9. Сведения об исполнителе.

4.3.10. Идентификатор электронной копии документа.

4.4. Документы, составляющие рабочую документацию, должны, как правило, содержать ссылку на источник сведений, включенных в них.

4.5. Оформление документов, составляющих рабочую документацию, производится на листах писчей бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman (Courier New) 12 - 14-м размером кегля с абзацным отступом 1,25 см, с выравниванием по ширине.

V. Порядок хранения рабочей документации

5.1. По завершении проверочно-контрольных мероприятий рабочая документация кадрового аудита (ее первый экземпляр) подлежит хранению в соответствии с установленными на этот счет требованиями.

5.2. Рабочая документация кадрового аудита должна храниться в сброшюрованном виде или оформленной в виде дел. Помещение документов из состава рабочей документации в другие дела (их брошюровка с документами, не имеющими отношения к проверочно-контрольным мероприятиям) не допускается.

5.3. Обеспечение сохранности рабочей документации кадрового аудита в процессе хранения возлагается на службу ДОУ предприятия.

5.4. По истечении установленных сроков хранения рабочая документация кадрового аудита подлежит экспертизе, после чего передается на хранение в ведомственный архив либо уничтожается. Передача (уничтожение) документов, составляющих рабочую документацию, оформляется актом.

5.5. Выдача документов, составляющих рабочую документацию, другим должностным лицам предприятия производится с разрешения лица, ответственного за обеспечение их сохранности, на срок, не превышающий продолжительность рабочего дня.

VI. Заключительные положения

5.1. Настоящий стандарт вступает в действие с момента утверждения руководителем предприятия.

5.2. Настоящий стандарт подлежит переутверждению в случае внесения существенных изменений в его содержание, но не реже одного раза в 5 лет.

Источник - "Справочник кадровика: практическое пособие", "Проспект"