Примерная инструкция по делопроизводству негосударственной компании

Примерная инструкция по делопроизводству негосударственной компании

Раздел 1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) разработана в соответствии с приказом (распоряжением)... (указать наименование должности руководителя компании или уполномоченного им лица) от 00 месяца 0000 года N 000 на основе национального Стандарта РФ ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (ССИБИД. Управление документами. Общие требования. М.: Стандартинформ, 2007)... и Методических рекомендаций ВНИИДАД, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 с целью надлежащей организации и последующего совершенствования деятельности по своевременному, полному и качественному обеспечению потребностей... (указать наименование компании) (далее - Компания) в документированной информации.

1.2. Инструкция устанавливает:

1.2.1. Общие требования к организации функционирования отдела делопроизводства. Название подразделения указывается в соответствии с организационной структурой компании и положением о данном подразделении.

1.2.2. Общие требования к организации документирования деятельности компании.

1.2.3. Общие требования к организации управления документами компании.

1.2.4. ... (иное - указать конкретно).

1.3. Требования Инструкции обязательны для выполнения всеми сотрудниками компании, допущенными к обращению с документированной информацией. Указанные требования распространяются на организацию обращения с документированной информацией, представленной в традиционном (бумажном) и электронном виде. За невыполнение (ненадлежащее выполнение) требований Инструкции виновные в этом привлекаются к ответственности в соответствии с Положением о дисциплине компании (иным аналогичным документом (локальным нормативным актом)).

1.4. Непосредственной организацией и последующим совершенствованием деятельности по своевременному, полному и качественному обеспечению потребностей компании в документированной информации занимается отдел делопроизводства. В компаниях с численностью персонала до 50 человек соответствующие полномочия обычно возлагаются по совместительству на одного из сотрудников, а в компаниях с численностью персонала от 51 до 100 человек - на специально уполномоченного сотрудника. Отдел делопроизводства осуществляет свою работу на основании соответствующего положения.

1.5. Для ведения деятельности по обеспечению документированной информацией подразделений компании в них (по представлению начальников соответствующих подразделений) распоряжением заместителя директора по управлению (иного уполномоченного лица) назначаются ответственные за делопроизводство. Свои полномочия ответственные за делопроизводство в подразделениях осуществляют в соответствии с должностными инструкциями.

1.6. Организационно-методическое руководство и общий контроль над работой ответственных за делопроизводство в подразделениях осуществляет отдел делопроизводства. Создание надлежащих условий для работы ответственных, а также непосредственный контроль над их работой обеспечивают начальники соответствующих подразделений.

1.7. Допуск к обращению с документированной информацией предоставляется:

1.7.1. На постоянной основе (на основании должностной инструкции) - сотрудникам, которым допуск к соответствующей документированной информации необходим в связи с исполнением ими своих полномочий.

1.7.2. На временной основе - сотрудникам, назначенным на основании резолюции (письменного поручения) уполномоченного лица и (или) документа, поступившего в компанию, исполнителями (ответственными исполнителями либо соисполнителями) соответствующих документов.

1.7.3. Для ознакомления с документом под расписку - сотрудникам (лицам), указанным в соответствующем документе (приказе, акте и т.п.).

1.7.4. ... (иное - указать конкретно).

Примечание. Допуск предоставляется, если непосредственными начальниками лиц, перечисленных в пп. 1.7.1 - 1.7.2, предварительно установлено, что последние ознакомлены с требованиями к обращению с документированной информацией (конкретными видами документов) и способны выполнить их самостоятельно.

1.8. Сотрудники, допущенные к обращению с документированной информацией, несут персональную ответственность за:

1.8.1. Обеспечение сохранности полученных для работы документов (соответствующих носителей информации).

1.8.2. Неразглашение содержащихся в полученных для работы документах сведений.

1.8.3. Использование документов и содержащихся в них сведений по назначению.

1.8.4. Своевременное, полное и качественное исполнение документов (действий, предусмотренных документом (резолюцией, поручением)).

1.8.5. ... (иное - указать конкретно).

Примечание. При возникновении в процессе обращения с документированной информацией неясных вопросов сотрудник обязан до выполнения последующих действий с документом обратиться за разъяснениями к ответственному за делопроизводство (ответственному исполнителю), своему непосредственному начальнику и (или) в отдел делопроизводства.

1.9. Документы, полученные сотрудниками для работы, должны возвращаться ими (их непосредственными начальниками) в места хранения:

1.9.1. На следующий рабочий день после:

- завершения работы с соответствующими документами;

- невыхода сотрудника на работу по болезни (иной уважительной причине), если предполагаемый период временного отсутствия сотрудника составит более двух рабочих дней.

1.9.2. Не позднее последнего рабочего дня, предшествующего дню:

- начала отпуска (командировки) сотрудника;

- перевода его на работу в другое подразделение (увольнения).

Примечание. Возвращение документов в отсутствие сотрудника оформляется актом.

1.10. ... (иное - указать конкретно).

Раздел 2. Организация разработки проекта номенклатуры дел компании

2.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел компании с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена:

2.1.1. Для группировки исполненных документов в дела.

2.1.2. Систематизации и учета дел, закрепления их индексов.

2.1.3. Обеспечения правильного и быстрого поиска дел (документов в составе соответствующих дел).

2.1.4. Разработки информационно-поисковой системы по документам.

2.1.5. Определения сроков хранения дел.

2.1.6. Составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

2.1.7. Учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Примечание. Номенклатуры дел подразделений (самостоятельных участков деятельности компании, требующих обеспечения документированной информацией) служат, кроме перечисленного, основой для составления номенклатуры дел компании (сводной номенклатуры дел).

2.2. Разработка проекта номенклатуры дел структурного подразделения (Приложение 1 к Инструкции) включает:

2.2.1. Изучение нормативно-методических и нормативно-технических документов, определяющих перечни документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений), и сроки их хранения.

2.2.2. Изучение особенностей организации делопроизводства структурного подразделения, принимая во внимание содержание его деятельности, объем, интенсивность и состав документооборота, организационную структуру и штатную численность, распределение полномочий по работе с документами между сотрудниками и т.п.

2.2.3. Предварительное определение заголовков дел, их упорядочение в соответствии с функциональным назначением документов, помещаемых в соответствующие дела.

2.2.4. Определение сроков хранения дел, присвоение им индексов.

2.2.5. Уточнение заголовков дел, включение резервных индексов, предназначенных для дел, заводимых по тем или иным причинам в течение календарного года.

2.2.6. Составление и оформление проекта номенклатуры дел.

2.2.7. Согласование проекта номенклатуры дел с заинтересованными сторонами, в необходимых случаях - его уточнение и дооформление.

2.2.8. Утверждение проекта номенклатуры дел руководителем компании.

2.3. Ответственность за надлежащую организацию разработки проекта номенклатуры дел структурного подразделения несет его начальник. Непосредственное выполнение работ по разработке проекта возлагается на ответственного за делопроизводство соответствующего структурного подразделения.

Примечание. Отдел делопроизводства оказывает ответственному за делопроизводство методическую помощь.

2.4. При определении перечня документов, образующихся в деятельности структурного подразделения, и сроков их хранения следует руководствоваться:

2.4.1. Положением о структурном подразделении.

2.4.2. Инструкцией по виду деятельности структурного подразделения.

2.4.3. Должностными инструкциями сотрудников структурного подразделения.

2.4.4. Перечнями документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений), с указанием сроков хранения - в части, затрагивающей вопросы деятельности данного подразделения.

2.4.5. Номенклатурами дел структурного подразделения за предшествующие три - пять лет (за исключением случаев, когда номенклатура дел разрабатывается впервые).

2.4.6. Типовыми и примерными номенклатурами дел.

2.4.7. Описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

2.4.8. Документами по планированию деятельности структурного подразделения и отчетности о ее результатах.

2.4.9. ... (иное - указать конкретно).

2.5. При разработке проекта номенклатуры дел структурного подразделения также принимаются во внимание:

2.5.1. Содержание деятельности структурного подразделения, специфика ее документирования.

2.5.2. Сведения об объеме, интенсивности и составе документооборота структурного подразделения, полученные расчетно-аналитическим методом.

2.5.3. Сведения об организационной структуре и штатной численности структурного подразделения.

2.5.4. Сведения о распределении полномочий по работе с документами между должностными лицами структурного подразделения.

2.5.5. ... (иное - указать конкретно).

Примечание. При уточнении номенклатуры дел по истечении очередного календарного года кроме прочего изучаются документы, образовавшиеся в деятельности данного структурного подразделения за предшествующий период, в частности их функциональное назначение, виды, состав и содержание.

2.6. Предварительное определение заголовка дела производится таким образом, чтобы он четко, в обобщенной форме отражал основное содержание дела, а также состав помещаемых в него документов, их функциональную и видовую принадлежность. В зависимости от функционального назначения, вида и других характеристик документов, помещаемых в соответствующие дела, заголовки могут состоять из следующих элементов (состав элементов и последовательность их расположения в заголовке могут изменяться):

2.6.1. Название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.).

2.6.2. Название компании и (или) структурного подразделения (сведения об авторе (разработчике) документа).

2.6.3. Название предприятия (организации, учреждения), которому будут адресованы или от которого будут получены документы, помещаемые в дело (адресат (получатель) или корреспондент (отправитель) документа).

2.6.4. Краткое содержание документов, помещаемых в дело.

2.6.5. Название местности (территории), с которой связано содержание и (или) происхождение документов, помещаемых в дело.

2.6.6. Дата (период), к которой относятся документы, помещаемые в дело.

2.6.7. Сведения о том, оригиналами (первыми экземплярами) или копиями являются документы.

2.6.8. ... (иное - указать конкретно).

2.7. В проекте номенклатуры дел должны быть предусмотрены их заголовки для группировки документов, отражающих все документируемые участки и вопросы деятельности данного структурного подразделения. Последующая конкретизация заголовков производится с учетом состава и функционального назначения формируемых в соответствующие дела документов и в соответствии с нижеследующими правилами:

2.7.1. Заголовки дел, формируемых из документов, относящихся к какому-либо конкретному вопросу деятельности, но при этом не связанных последовательностью исполнения, обычно содержат термин "документы", дополненный (в скобках) кратким указанием на вид документов, из которых формируется данное дело: планы, списки, доклады и т.д. Например: "Документы (планы, акты, списки, справки) по вопросам обеспечения пожарной безопасности на предприятии".

Примечание. Термин "документы" может также включаться в заголовки дел, сформированных из приложений к какому-либо документу. Например: "Документы к протоколам соревнований на присвоение звания "Лучший по профессии".

2.7.2. Заголовки дел, сформированных на основе материалов служебной (деловой) переписки, как правило, содержат термин "переписка", дополненный соответствующим пояснением - с кем и по какому вопросу (направлению) деятельности она ведется. При этом:

- заголовки дел, включающих материалы переписки с однородными корреспондентами, образуются без указания наименований этих материалов (документов), например: "Переписка с органами муниципальной налоговой инспекции";

- заголовки дел, включающих материалы переписки с разнородными корреспондентами, образуются посредством краткого обозначения предмета переписки, например: "Переписка по вопросам мотивации работников - руководителей подразделений и их заместителей".

Наименование конкретного корреспондента включается в заголовок дела, если оно сформировано на основе материалов (документов) переписки только с данным корреспондентом, например: "Переписка с ЗАО "Энергетика" по вопросам научно-технического сотрудничества".

2.7.3. Заголовки дел, сформированных на основе документов, относящихся к конкретным административно-территориальным (региональным, муниципальным) образованиям (местностям, населенным пунктам и т.п.), должны содержать наименования последних. При этом:

- если дело сформировано из материалов (документов), в содержании которых затрагивается несколько однородных административно-территориальных единиц, в заголовок включается общее видовое название материалов (документов), например: "Материалы протокольных мероприятий районных организаций защиты прав потребителей";

- если дело сформировано из материалов (документов), в содержании которых затрагивается конкретная административно-территориальная единица, в заголовок включается ее официальное наименование, например: "Документы по обмену опытом муниципального управления с администрацией Великолукского района Псковской области".

2.7.4. Заголовки дел, сформированных на основе документов по планированию и (или) отчетности, содержат сведения о периоде (квартале, полугодии, годе), на (за) который составлены планы (отчеты), например: "Ежегодные планы работы управления ОАО "Васильевский стекольный завод".

2.7.5. Заголовки дел, сформированных из однородных (по своему функциональному назначению, виду и др.) документов, в обязательном порядке содержат их наименование во множественном числе, например: "Распоряжения по вопросам материально-технического обеспечения основной деятельности".

2.7.6. Заголовки дел, состоящих из нескольких частей (томов), например дел, объем которых в течение календарного года превышает 250 листов, включают общий (для всех частей (томов)) заголовок дела и заголовок соответствующей части (тома). Так, для дела, сформированного из справочных материалов по вопросам производственной деятельности за текущий год, общий заголовок может быть сформулирован следующим образом: "Справочные материалы по вопросам производственной деятельности за 2010 год", а заголовок первой части (тома), дополняющий общий заголовок, формулируется, например, так: "Том 1. Справки, служебные записки, заключения по вопросам производственной деятельности за первое полугодие 2010 года".

Примечание. Не допускается применение в заголовках дел неконкретных (неясных, двусмысленных) формулировок вроде "разные материалы", "общая переписка" и т.п. Следует также избегать включения в формулировки заголовков дел вводных слов и сложных оборотов.

2.7.7. Работу по предварительному определению заголовков дел рекомендуется выполнять на отдельных листах бумаги (электронных бланках), разделенных (по вертикали) на два-три столбца. В пределах каждой строки в этом случае записываются два-три варианта заголовка, из которых в дальнейшем выбирается (окончательно формулируется) оптимальный вариант.

2.8. Систематизация заголовков в проекте номенклатуры дел структурного подразделения производится исходя из функционального назначения и важности документов в составе соответствующих дел. В начальный раздел, как правило, включаются заголовки дел, формируемых:

2.8.1. Из организационно-распорядительных актов (документов) вышестоящих органов управления (власти), поступающих в компанию в качестве руководства в практической деятельности и затрагивающих вопросы (направления) деятельности соответствующего структурного подразделения.

2.8.2. Локальных нормативных актов и организационно-распорядительных документов компании, регламентирующих вопросы (направления) деятельности структурного подразделения.

2.8.3. Организационно-распорядительных документов, издаваемых (в пределах предоставленной компетенции) руководством данного структурного подразделения.

В последующие разделы номенклатуры обычно включаются заголовки дел, формируемых из документов, представляющих меньшее практическое значение (в порядке убывания) для организации деятельности структурного подразделения. Как правило, за организационно-распорядительной документацией структурного подразделения следуют:

- планово-отчетная документация;

- документация, относящаяся к организации основной деятельности;

- документация, относящаяся к организации контрольно-ревизионной работы за осуществлением основной деятельности;

- документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами структурного подразделения.

2.8.4. Последовательность заголовков дел внутри разделов (и, если требуется, подразделов) номенклатуры определяется с учетом значимости документов в составе раздела (подраздела), а также их функциональной взаимосвязи. Названия заголовков указываются в графе 2 номенклатуры дел.

Примечание. Электронные базы данных (ЭБД), применяемые структурным подразделением, включаются в проект после дел с традиционными документами. Сроки хранения ЭБД (входящих в их состав электронных документов - ЭД), как правило, соответствуют срокам хранения аналогичных традиционных документов, предусмотренных перечнями.

2.8.5. Работу по упорядочению заголовков целесообразно выполнять в два этапа: сначала листки с заголовками дел группируются (в соответствии с признаками группировки) в предварительной последовательности, а после ее уточнения переносятся в соответствующую графу бланка номенклатуры дел, используемого в качестве черновика.

Примечание. Перечень документов, не включаемых в проект номенклатуры дел, ежегодно определяется письменным распоряжением начальника отдела делопроизводства.

2.9. Определение сроков хранения документов в составе соответствующих дел производится на основе сведений из типового (ведомственного) перечня документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений), либо сведений из типовой (примерной) номенклатуры дел.

Сведения о сроках хранения дел указываются в графе 4 номенклатуры дел.

Примечание. Кроме сведений о сроке хранения здесь же указываются номера статей по соответствующему перечню документов. Сроки хранения дел, не предусмотренных перечнями документов, могут определяться по типовой (примерной) номенклатуре дел либо - по согласованию с органами Росархива - на основании полученных от них письменных предписаний.

2.10. Индексация дел в составе разделов номенклатуры дел - это процедура присвоения делам соответствующих индексов. Индекс дела представляет собой выполненное арабскими цифрами условное обозначение, состоящее из условного номера структурного подразделения с добавлением (через дефис) порядкового номера соответствующего дела в его номенклатуре дел.

2.11. Индексация призвана обеспечить быстрый и безошибочный поиск дела (включенных в него документов) в процессе обращения с ним. Присвоение индексов делам производится в прямом возрастающем порядке, начиная с дел, открывающих номенклатуру дел структурного подразделения.

2.12. Для дел, необходимость в заведении которых может возникнуть в течение календарного года, предусматриваются так называемые резервные номера - до 20% количества фактически заводимых дел. Значения индексов указываются в графе 1 номенклатуры дел.

2.13. Графа 3 номенклатуры дел ("Количество дел (единиц хранения)") при разработке ее проекта не заполняется. Соответствующие сведения в данной графе указываются по окончании календарного года. Графа 5 ("Примечание") при разработке проекта также не заполняется.

Примечание. На протяжении календарного года (после утверждения сводной номенклатуры дел) в графе 5 делаются отметки:

- о названиях перечней документов, использованных для определения сроков хранения дел;

- о заведении дел;

- о переходящих делах;

- о выделении дел к уничтожению;

- о лицах, ответственных за формирование дел;

- о передаче дел другому предприятию (организации, учреждению) для продолжения;

- о хранении дел (документов) в электронном виде.

2.14. Подготовленный вышеописанным образом проект номенклатуры дел структурного подразделения подлежит проверке и (при необходимости) уточнению. Особое внимание в процессе проверки проекта следует обратить на следующее:

2.14.1. Соответствие состава дел функциональному назначению и названию каждого раздела.

2.14.2. Обоснованность расположения дел внутри раздела в определенной последовательности.

2.14.3. Формулировки заголовков дел.

2.14.4. Сроки хранения дел.

2.14.5. ... (иное - указать конкретно).

2.15. После устранения выявленных в ходе проверки неточностей проект номенклатуры дел структурного подразделения оформляется в соответствии с образцом, подписывается руководителем соответствующего структурного подразделения, а затем направляется на согласование с руководителем архива компании. Исключение составляют случаи, когда архив является подразделением в составе отдела делопроизводства и контролируются экспертной комиссией данного подразделения (при наличии таковой). По результатам согласования в проект могут быть внесены уточнения.

2.16. Уточненный проект номенклатуры дел структурного подразделения не позднее 1 декабря представляется в отдел делопроизводства. Аналогичным образом производится разработка проектов номенклатур дел всех подразделений, включая отдел делопроизводства.

2.17. В течение года в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься сведения о заведении дел (частей в их составе), включении новых дел и т.п.

Примечание. Вновь созданное структурное подразделение в течение месяца с даты издания приказа о формировании разрабатывает проект номенклатуры дел в соответствии с вышеизложенным порядком.

2.18. Разработка проекта сводной номенклатуры дел (Приложение 2 к Инструкции) организуется на основе номенклатур дел структурных подразделений.

2.19. Ответственность за надлежащую организацию разработки проекта сводной номенклатуры дел несет начальник отдела делопроизводства. Непосредственное выполнение работ по разработке проекта возлагается на специалистов этого отдела.

Примечание. Методическую помощь отделу делопроизводства оказывает архив компании или архивное учреждение, в котором организуется временное хранение дел компании.

2.20. Структуру сводной номенклатуры дел образуют разделы, соответствующие номенклатурам дел структурных подразделений. Разделы номенклатур дел структурных подразделений в составе сводной номенклатуры будут выполнять функции подразделов. Кроме того, в сводную номенклатуру дел могут включаться:

- дела временно действующих органов (комиссий, комитетов и т.п.) компании;

- дела общественных организаций компании;

- наименования применяемых в компании единых справочных (контрольных) картотек, единых журналов (книг) учета документов и т.п.

Примечание. Дела по вопросам (направлениям деятельности компании), не разрешенным в течение истекающего календарного года, являются переходящими и вносятся в сводную номенклатуру дел следующего календарного года под ранее присвоенными им индексами.

2.21. Проект сводной номенклатуры проверяется и при необходимости уточняется в порядке, предусмотренном п. 2.14 Инструкции. После этого проект подписывается руководителем отдела делопроизводства и согласуется:

2.21.1. С руководителем архива компании (руководителем архивного учреждения, в котором организуется временное хранение дел компании).

2.21.2. С экспертной комиссией (ЭК) компании.

2.21.3. Если требуется - с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, в которое будут передаваться на постоянное хранение дела компании.

2.22. По результатам согласования в проект сводной номенклатуры дел могут быть внесены уточнения. Уточненный проект не позднее 15 декабря представляется директору компании на утверждение.

2.23. Утвержденная сводная номенклатура дел вводится в действие с 1 января наступающего календарного года. С целью обеспечения удобства в работе утвержденная сводная номенклатура дел тиражируется в необходимом количестве экземпляров, которые применяются в работе нижеследующим образом:

2.23.1. Утвержденный экземпляр (подлинник) сводной номенклатуры в качестве документа постоянного хранения включается в номенклатуру дел отдела делопроизводства и хранится в нем.

2.23.2. Второй экземпляр применяется отделом делопроизводства в качестве рабочего.

2.23.3. Третий экземпляр применяется в архиве компании.

2.23.4. Четвертый экземпляр передается в архивное учреждение, с ЭПК которого ранее производилось согласование проекта.

2.23.5. Выписки из сводной номенклатуры дел (в пределах соответствующих разделов) выдаются в структурные подразделения.

Примечание. Сводную номенклатуру дел целесообразно применять в работе и в традиционном, и в электронном виде.

2.24. В случае коренного изменения функций и структуры компании в течение календарного года сводная номенклатура дел подлежит досрочному уточнению (переформированию) и переутверждению.

2.25. По окончании очередного календарного года в конце сводной номенклатуры оформляется итоговая запись с указанием сведений о количестве фактически заведенных дел (томов, частей) постоянного и временного сроков хранения. После проверки указанные сведения передаются в установленном порядке в архив компании (архивное учреждение, в котором организуется временное хранение дел компании).

Источник - "Справочник по делопроизводству", "Налоговый вестник"