Примерная инструкция о порядке направления работников в служебные командировки

ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТНИКОВ В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ ¹

1. Общие вопросы откомандирования сотрудников

1.1. В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения делового (служебного) поручения вне места постоянной работы. В командировки могут направляться только сотрудники, заключившие с предприятием трудовой договор и не имеющие противопоказаний для направления в командировку.

1.2. Местом постоянной работы сотрудника, направляемого в командировку, следует считать место исполнения (в общем случае - населенный пункт (местность)) этим сотрудником трудовых обязанностей в соответствии с трудовым договором. При этом командировкой считается направление сотрудника по приказу (распоряжению) уполномоченного работодателем должностного лица на срок свыше одного рабочего дня для выполнения делового поручения вне места постоянной работы, в т.ч. в места расположения обособленных подразделений (представительства, филиалы) или головной организации (штаб-квартиры) предприятия, если они не являются для данного сотрудника местом постоянной работы.

1.3. Не считаются командировками деловые поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется ими в течение рабочего дня в пути (имеет разъездной характер).

2. Основные показатели командировки

2.1. До принятия решения о направлении работника в командировку инспектору по кадрам следует установить:

2.1.1. Основные показатели командировки.

2.1.2. Цель командировки.

2.1.3. Наличие препятствий для направления в командировку соответствующего сотрудника.

2.2. К основным показателям командировки следует относить:

2.2.1. Сроки командировки, определяемые по датам ее планируемого начала и окончания.

2.2.2. Продолжительность командировки, определяемую в календарных днях между датами ее планируемого начала и окончания.

2.2.3. Место назначения (откомандирования) - населенный пункт (местность), в который сотрудник направляется для выполнения делового поручения.

2.2.4. Объект назначения (откомандирования) - предприятие (организация, учреждение), расположенное в пределах соответствующего населенного пункта (местности), в котором сотрудник выполняет деловое поручение.

2.3. Срок командировки определяется уполномоченным работодателем должностным лицом с учетом объема, сложности и других особенностей делового поручения.

2.4. Днем выезда (убытия) в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса (иного транспортного средства) от места постоянной работы сотрудника.

2.5. Днем приезда (прибытия) из командировки считается дата прибытия соответствующего транспортного средства в место постоянной работы.

2.6. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое сотруднику для проезда до станции, пристани или аэропорта ¹ .

2.7. Целью командировки считается своевременное и полное выполнение сотрудником делового поручения в месте (на объекте) назначения в точном соответствии с заданием на командировку.

2.8. Сотрудники из числа лиц с семейными обязанностями (ч. 2 ст. 259 ТК РФ) должны быть предварительно ознакомлены (в письменной форме) инспектором по кадрам, ответственным за организационно-документационное сопровождение командировок, со своим правом на отказ от командировки.

Запрещается направлять в командировки:

2.8.1. Сотрудников из числа лиц с семейными обязанностями - в отсутствие их письменного согласия с направлением в командировку, а равно при наличии такого согласия и (одновременно) документально подтвержденных медицинских противопоказаний для направления их в командировку.

2.8.2. Сотрудников из числа лиц, направление которых в командировки не допускается в соответствии с законодательством, в т.ч. беременных, в возрасте моложе 18 лет, а также сотрудников, которым направление в командировку противопоказано по состоянию здоровья ² .

3. Организация командировки

3.1. Основанием для направления в командировку следует считать:

3.1.1. Годовой план командировок - для плановых командировок.

3.1.2. Мотивированное письменное решение (резолюция, поручение) уполномоченного работодателем должностного лица - для внеплановых командировок.

3.2. Показатели командировки и ее цель определяются на основании плана командировок или мотивированного письменного решения уполномоченного работодателем должностного лица.

3.3. На основании установленных показателей и цели командировки инспектором по кадрам, ответственным за организационно-документационное сопровождение командировок, оформляется задание на командировку. В необходимых случаях (см. п. 2.8) до оформления задания на командировку должны быть получены документы, подтверждающие согласие сотрудника и (или) отсутствие у него медицинских противопоказаний.

3.4. На основании подписанного задания на командировку инспектором по кадрам, ответственным за организационно-документационное сопровождение командировок, оформляется проект приказа (распоряжения) о направлении в командировку. Сотрудник, направляемый в командировку, должен быть ознакомлен с приказом (распоряжением) под роспись непосредственно после его издания.

3.5. На основании подписанного приказа (распоряжения) о направлении в командировку инспектором по кадрам, ответственным за организационно-документационное сопровождение командировок, оформляется командировочное удостоверение ¹ .

3.6. Подписанное командировочное удостоверение и задание на командировку выдаются сотруднику под роспись в журнале учета (инв. N...). Указанные документы подлежат возврату в отдел кадров непосредственно после прибытия сотрудника из командировки.

3.7. Фактическое время убытия в командировку фиксируется инспектором по кадрам, ответственным за организационно-документационное сопровождение командировок, в журнале лиц, убывающих в командировки.

3.8. Фактический срок пребывания сотрудника в месте (на объекте) назначения определяется по отметкам о дате приезда в место (на объект) назначения и дате выезда из него в командировочном удостоверении. Каждая отметка должна быть заверена подписью уполномоченного должностного лица в месте (на объекте) назначения и оттиском соответствующей печати ¹ .

4. Возмещение расходов, связанных с командировкой

4.1. При направлении работника в командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных с командировкой, в т.ч.:

4.1.1. На проезд.

4.1.2. На найм жилого помещения.

4.1.3. Дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

4.1.4. Иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя, - в размере, предусмотренном действующими Правилами внутреннего трудового распорядка, коллективного договора (соглашения), если соответствующие локальные нормативные акты действуют у данного работодателя.

4.2. Средний заработок за период нахождения в командировке, а также за дни нахождения в пути, в т.ч. за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за сотрудником все дни работы по месту (на объекте) назначения.

4.3. Сотруднику, работающему по совместительству, при направлении в командировку сохраняется средний заработок у работодателя, который направил его в командировку. В случае направления в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сотрудника сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.

4.4. При направлении в командировку сотруднику выдается денежный аванс на оплату расходов на проезд, найм жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

4.5. Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются сотруднику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в т.ч. за время вынужденной остановки в пути.

4.6. При командировках в места (на объекты), откуда сотрудник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются, если иное не предусмотрено трудовым договором с ним ¹ .

4.7. Сотруднику, по окончании рабочего дня остающемуся в месте (на объекте) назначения, расходы на найм жилого помещения возмещаются при предоставлении соответствующих документов в размерах, определяемых действующими Правилами внутреннего трудового распорядка.

4.8. Расходы на пересылку сотруднику, находящемуся в командировке, заработной платы несет сторона, за счет которой организуется командировка.

4.9. Расходы на проезд к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы и на проезд из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько мест (населенных пунктов), включают:

4.9.1. Расходы на проезд транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, - при наличии документов, подтверждающих эти расходы.

4.9.2. Расходы на внесение страхового взноса на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте.

4.9.3. Расходы на оплату услуг по оформлению проездных документов.

4.9.4. Расходы на предоставление в поездах постельных принадлежностей ¹ .

4.10. Расходы на бронирование и найм жилого помещения на территории Российской Федерации возмещаются работникам (кроме случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом.

4.11. Оплата и (или) возмещение расходов в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории Российской Федерации, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом "О валютном регулировании и валютном контроле".

4.12. Выплата суточных в иностранной валюте при направлении в командировку за пределы территории Российской Федерации осуществляется в размерах, определяемых Правилами внутреннего трудового распорядка и с учетом п. п. 4.14 - 4.15.

4.13. За каждые сутки нахождения в пути при следовании в командировку и обратно к месту постоянной работы сотруднику выплачиваются суточные.

4.14. При следовании с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях. При направлении сотрудника в командировку на территории двух и более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется сотрудник ¹ .

4.15. При направлении в командировку на территории государств - участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформленном как при командировании в пределах территории Российской Федерации.

4.16. Сотруднику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% установленной нормы расходов на выплату суточных.

4.17. Расходы на найм жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, определяемых действующими Правилами внутреннего трудового распорядка.

4.18. Расходы на проезд при направлении в командировку на территории иностранных государств возмещаются сотруднику в том же порядке, что и при направлении в командировку в пределах территории Российской Федерации, если иное не предусмотрено Правилами внутреннего трудового распорядка.

4.19. При направлении в командировку на территорию иностранного государства сотруднику дополнительно возмещаются:

4.19.1. Расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов.

4.19.2. Обязательные консульские и аэродромные сборы.

4.19.3. Сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта.

4.19.4. Расходы на оформление обязательной медицинской страховки.

4.19.5. Иные обязательные платежи и сборы, связанные с командировкой.

4.20. Возмещение иных расходов, связанных с командировками в случаях, порядке и размерах, определяемых Правилами внутреннего трудового распорядка, осуществляется только на основании документов, их подтверждающих.

4.21. В случае временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, сотруднику возмещаются расходы на найм жилого помещения (кроме случаев нахождения на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него делового поручения или вернуться к месту постоянной работы. Кроме того, за период временной нетрудоспособности сотруднику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.22. Оплата труда в случае привлечения сотрудника к работе в период командировки в выходные (нерабочие) праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

5. Оформление отчетности о командировке

5.1. По возвращении из командировки сотрудник обязан представить инспектору по кадрам, ответственному за организационно-документационное сопровождение командировки, в течение трех рабочих дней:

5.1.1. Авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах.

5.1.2. Заявление о произведении окончательного расчета по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

5.1.3. Командировочное удостоверение с отметками.

5.1.4. Документы об оплате найма жилого помещения.

5.1.5. Документы о фактических расходах на проезд (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей).

5.1.6. Документы об иных расходах, связанных с командировкой.

5.1.7. Отчет о выполнении задания (на бланке задания).

5.2. Вопрос о явке сотрудника на работу в день приезда из командировки и в день выезда в командировку решается по договоренности с должностным лицом, уполномоченным работодателем.

5.3. Фактическое время прибытия из командировки фиксируется инспектором по кадрам, ответственным за организационно-документационное сопровождение командировок, в журнале лиц, убывающих в командировки (в графе "Дата и время фактического прибытия").

Источник - "Универсальный справочник кадровика", "Налоговый вестник"