Примерная должностная инструкция заведующего архивохранилищем государственного архива

Приложение 3 к Приказу Росархива от 13 февраля 2001 г. N 12

ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОХРАНИЛИЩЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА ¹

Должностные обязанности

Осуществляет руководство работой архивохранилища и несет персональную ответственность за сохранность документов архивохранилища и выполнение других задач, возложенных на архивохранилище, своевременную и качественную реализацию плановых заданий и поручений руководства, порядок и трудовую дисциплину в архивохранилище.

Организует работу архивохранилища по созданию и соблюдению нормативных режимов хранения документов, организации их приема на государственное хранение и выдачи из архивохранилища в соответствии с установленными правилами.

Готовит предложения к проектам целевых программ развития архива, перспективных и текущих планов отдела, в состав которого входит архивохранилище, принимает участие в их реализации, разрабатывает схемы рационального размещения документов архивохранилища, предложения к планам работы архива по проверке наличия и состояния документов, выявлению уникальных и особо ценных документов и созданию на них страхового фонда, фонда пользования, организации сейфового хранения уникальных документов, улучшению физического состояния документов.

На основе планов работы отдела, в состав которого входит архивохранилище, составляет перспективные и текущие планы работы архивохранилища, устанавливает плановые задания работникам, контролирует ход и качество их выполнения. Ведет учет работы и рабочего времени сотрудников, составляет отчеты о работе архивохранилища, проводит анализ эффективности трудозатрат выполняемых архивохранилищем работ, готовит предложения по совершенствованию нормирования труда.

Обеспечивает соблюдение требований нормативных документов сотрудниками архивохранилища, внедряет в практику работы рациональные формы и методы хранения и улучшения физического состояния документов, организует взаимодействие архивохранилища с другими подразделениями архива.

Контролирует соблюдение в архивохранилище производственной и трудовой дисциплины, правил по охране труда, технике безопасности.

В установленном порядке принимает на государственное хранение документы профиля архивохранилища, организует их рациональное размещение. Организует и проводит проверку их наличия и состояния, ведет учет необнаруженных документов, а также документов, имеющих дефекты носителя и текста, требующих оформления обложек, шифровки, нумерации листов и др. Организует и проводит работу по розыску необнаруженных дел, оформляет результаты этой работы.

В установленном порядке участвует в разработке мероприятий по защите документов в особый период, в случаях чрезвычайных ситуаций и их реализации.

Обеспечивает соблюдение правил выдачи документов из архивохранилища и своевременный их возврат, в том числе в установленном порядке дает разрешение на выдачу документов из архивохранилища; организует контроль за сохранностью выданных документов.

Организует передачу документов в лабораторию для проведения работ по улучшению их физического состояния, а также организует и проводит имеющимися в архивохранилище средствами в необходимых случаях ремонт и подшивку документов, шифровку и перешифровку единиц хранения, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек и другие работы.

Выявляет, описывает и учитывает в установленном порядке документы, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и драгоценные камни, уникальные и особо ценные документы; организует подготовку их к передаче для страхового копирования.

Обеспечивает учет скопированных документов, а также страхового фонда и фонда пользования, передачу микрокопий на постоянное территориально обособленное хранение.

Организует опечатывание коробок с документами, на которые создан страховой фонд и фонд пользования, а также коробок с малоиспользуемыми документами, прошедшими проверку наличия и состояния.

Участвует в решении вопросов фондирования, проводит целевую экспертизу ценности документов, оформление ее результатов.

Контролирует качество и сроки составления актов, документирующих результаты проведения архивных работ, своевременность их передачи в структурное подразделение архива, осуществляющее централизованный (в пределах архива) государственный учет документов.

Организует учет документов архивохранилища, в том числе сверку учетных документов архивохранилища с учетными документами централизованного (в пределах архива) государственного учета.

Принимает участие в оказании платных услуг, в выполнении договорных работ.

Участвует в подготовке нормативных документов и научно - методических разработок по вопросам обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов.

Изучает отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения, использует его в своей работе. Выступает с научными докладами и сообщениями.

Принимает участие в организации работы по повышению квалификации специалистов службы сохранности.

Имеет право:

представлять архив по поручению директора архива, согласованному начальником отдела, в состав которого входит архивохранилище, по вопросам, относящимся к компетенции архивохранилища; участвовать в работе дирекции, научного совета, ЭПК, комиссии по обеспечению сохранности документов, других совещательных органов архива, конференциях, семинарах по вопросам обеспечения сохранности и учета архивных документов, участвовать в выполнении договорных работ и платных услуг, выполняемых архивом;

получать в установленном порядке от организаций, других структурных подразделений архива статистические и оперативные данные, отчетные и справочные материалы, необходимые для выполнения им должностных обязанностей;

в установленном порядке взаимодействовать с другими архивохранилищами и отделами архива;

в установленном порядке вносить на рассмотрение руководства архива предложения по вопросам, входящим в его компетенцию.

Должен знать: Конституцию Российской Федерации; законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие правоотношения в области архивного дела; нормативные правовые акты Федеральной архивной службы России (Росархива), определяющие направления деятельности архива; государственные стандарты на условия и режимы хранения документов и их страховых копий, правила работы государственных архивов, в том числе с различными видами документации, регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации; научно - исследовательские и методические разработки; отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения по профилю работы архивохранилища; нормативно - методические документы архива; системы хранения и классификации документов; состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве, систему научно - справочного аппарата и справочно - информационный фонд архива, средства реализации информационно - поисковых систем; правила по охране труда, технике безопасности и противопожарной защите; основы применения компьютерной техники.

Квалификационные требования: высшее образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет для лиц с профильным образованием и не менее 5 лет для лиц с непрофильным образованием.

Источник - Приказ Росархива от 13.02.2001 № 12