Паспорт архива. Вариант 2
Приложение 1 к приказу Росархива от 11.03.1997 No. 11
___________________________________ (наименование и адрес получателя) Кем представляется ________________ (наименование ___________________________________ и адрес отчитывающейся организации) Паспорт _________________________________________________________ ___________________________________________ архива на 1 января ____ г. (название архива)
1. Состав и объем архивных документов
---------------------------------------------------------------------- ¦ Показатели ¦Код ¦Кол-¦ Количество ед. хр. ¦Кол-во ¦ ¦ ¦стр.¦во +--------------------------+ед. хр., ¦ ¦ ¦ ¦фон-¦все-¦ в том числе ¦принятых на¦ ¦ ¦ ¦дов ¦го +---------------------+временное ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦внесен-¦сек-¦учтенных¦хранение ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ных в ¦рет-¦особо ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦описи ¦ных ¦ценных ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 1 ¦ ¦ ¦ +-------------------+----+----+----+-------+----+--------+-----------+ ¦ А ¦ Б ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ +-------------------+----+----+----+-------+----+--------+-----------+ ¦Документы на бум.¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦основе. Всего: ¦ 101¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------------+----+----+----+-------+----+--------+-----------+ ¦в т.ч.: ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Управленческая ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦документация ¦ 102¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------------+----+----+----+-------+----+--------+-----------+ ¦Документы личного¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦происхождения ¦ 103¦ ¦ ¦ ¦ X ¦ ¦ ¦ +-------------------+----+----+----+-------+----+--------+-----------+ ¦НТД ¦ 104¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------------+----+----+----+-------+----+--------+-----------+ ¦Документы по¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦личному составу ¦ 105¦ ¦ ¦ ¦ ¦ X ¦ ¦ +-------------------+----+----+----+-------+----+--------+-----------+ ¦Кинодокументы ¦ 106¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------------+----+----+----+-------+----+--------+-----------+ ¦Фотодокументы ¦ 107¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------------+----+----+----+-------+----+--------+-----------+ ¦Фонодокументы ¦ 108¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------------+----+----+----+-------+----+--------+-----------+ ¦Видеофонограммы ¦ 109¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------------+----+----+----+-------+----+--------+-----------+ ¦МЧД ¦ 110¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------------+----+----+----+-------+----+--------+-----------+ ¦Микроформы на¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦правах подлинников ¦ 111¦ ¦ ¦ ¦ X ¦ ¦ ¦ +-------------------+----+----+----+-------+----+--------+-----------+ ¦Итого: ¦ 112¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ --------------------+----+----+----+-------+----+--------+------------
1 Сведения гр. 4 представляются отдельно в установленном порядке.
Примечания:
---------------------------------------------------------------------- ¦ Показатели ¦Код ¦ Количество ед. учета ¦ ¦ ¦стр.+-------------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ всего ¦ в том числе внесенных в описи¦ +-------------------+----+------------+------------------------------+ ¦ А ¦ Б ¦ 2 ¦ 3 ¦ +-------------------+----+------------+------------------------------+ ¦Кинодокументы ¦106 ¦ ¦ ¦ +-------------------+----+------------+------------------------------+ ¦Фонодокументы ¦108 ¦ ¦ ¦ +-------------------+----+------------+------------------------------+ ¦Видеофонограммы ¦109 ¦ ¦ ¦ +-------------------+----+------------+------------------------------+ ¦МЧД ¦110 ¦ ¦ ¦ --------------------+----+------------+------------------------------- --------------------------------------- ¦Микроформы на¦ ¦ ¦ ¦правах подлинников¦ ¦ ¦ ¦(кадров) ¦ 111¦ ¦ --------------------+----+------------- --------------------------------------- ¦Документы л/п, не¦ ¦ ¦ ¦внесенные в описи¦ ¦ ¦ ¦(документов) ¦ 103¦ ¦ --------------------+----+-------------
2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов
---------------------------------------------------------------------- ¦ Показатели ¦Код ¦Количество ед. хр. ¦Объем стр. фонда ¦ ¦ ¦стр.+--------------------+----------------------+ ¦ ¦ ¦скопиро-¦имеющих ¦кол-во¦кол-во ед. ¦ ¦ ¦ ¦ванных ¦фонд ¦кадров¦хр. страхового ¦ ¦ ¦ ¦для ¦пользования¦нега- ¦фонда ¦ ¦ ¦ ¦страх. ¦ ¦тива ¦ ¦ ¦ ¦ ¦фонда ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------------+----+--------+-----------+------+---------------+ ¦ А ¦ Б ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ +-------------------+----+--------+-----------+------+---------------+ ¦Документы на бум.¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦основе. Всего: ¦ 201¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------------+----+--------+-----------+------+---------------+ ¦в т.ч.: ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Управленческая ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦документация ¦ 202¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------------+----+--------+-----------+------+---------------+ ¦Документы личного¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦происхождения ¦ 203¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------------+----+--------+-----------+------+---------------+ ¦НТД ¦ 204¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------------+----+--------+-----------+------+---------------+ ¦Документы по¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦личному составу ¦ 205¦ X ¦ ¦ X ¦ X ¦ +-------------------+----+--------+-----------+------+---------------+ ¦Кинодокументы ¦ 206¦ ¦ ¦ X ¦ ¦ +-------------------+----+--------+-----------+------+---------------+ ¦Фотодокументы ¦ 207¦ ¦ ¦ X ¦ ¦ +-------------------+----+--------+-----------+------+---------------+ ¦Фонодокументы ¦ 208¦ ¦ ¦ X ¦ ¦ +-------------------+----+--------+-----------+------+---------------+ ¦Видеофонограммы ¦ 209¦ ¦ ¦ X ¦ ¦ +-------------------+----+--------+-----------+------+---------------+ ¦МЧД ¦ 210¦ ¦ ¦ X ¦ ¦ +-------------------+----+--------+-----------+------+---------------+ ¦Микроформы на¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦правах подлинников ¦ 211¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------------+----+--------+-----------+------+---------------+ ¦Итого: ¦ 212¦ ¦ ¦ ¦ ¦ --------------------+----+--------+-----------+------+----------------
3. Состав и объем научно - справочного аппарата к архивным документам
3.1. Описи, каталоги, базы данных
---------------------------------------------------------------------- ¦ Показатели ¦Код ¦ Кол-во ¦ Закаталогизировано ¦Создано баз¦ ¦ ¦стр.¦ описей +---------------------+ данных о ¦ ¦ ¦ ¦ (книг уче- ¦кол-¦кол-¦ кол-во ¦ составе и ¦ ¦ ¦ ¦ та и опи- ¦во ¦во ¦ состав- ¦содержании ¦ ¦ ¦ ¦ сания) ¦фон-¦ед. ¦ ленных ¦документов ¦ ¦ ¦ +------------+дов ¦хр. ¦ карточек +-----------+ ¦ ¦ ¦всего¦из ¦ ¦ед. +-----------+кол-¦инф. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦них в ¦ ¦уч. ¦всего¦из ¦во ¦объем ¦ ¦ ¦ ¦ ¦полном¦ ¦ ¦ ¦них ¦БД ¦(в ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ком- ¦ ¦ ¦ ¦вкл. ¦ ¦МБайт)¦ ¦ ¦ ¦ ¦плекте¦ ¦ ¦ ¦в ка-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦тало-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ги ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------+----+-----+------+----+----+-----+-----+----+------+ ¦ А ¦ Б ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ +----------------+----+-----+------+----+----+-----+-----+----+------+ ¦Документы на ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦бум. основе.¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Всего: ¦ 301¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------+----+-----+------+----+----+-----+-----+----+------+ ¦в т.ч.: ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Управленческая ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦документация ¦ 302¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------+----+-----+------+----+----+-----+-----+----+------+ ¦Документы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦личного ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦происхождения ¦ 303¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------+----+-----+------+----+----+-----+-----+----+------+ ¦НТД ¦ 304¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------+----+-----+------+----+----+-----+-----+----+------+ ¦Документы по¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦личному составу ¦ 305¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------+----+-----+------+----+----+-----+-----+----+------+ ¦Кинодокументы ¦ 306¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------+----+-----+------+----+----+-----+-----+----+------+ ¦Фотодокументы ¦ 307¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------+----+-----+------+----+----+-----+-----+----+------+ ¦Фонодокументы ¦ 308¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------+----+-----+------+----+----+-----+-----+----+------+ ¦Видеофонограммы ¦ 309¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------+----+-----+------+----+----+-----+-----+----+------+ ¦МЧД ¦ 310¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------+----+-----+------+----+----+-----+-----+----+------+ ¦Микроформы на¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦правах ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦подлинников ¦ 311¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------+----+-----+------+----+----+-----+-----+----+------+ ¦Итого: ¦ 312¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -----------------+----+-----+------+----+----+-----+-----+----+-------
3.2. Справочно - информационные издания:
---------------------------------------------------------------------- ¦ Показатели ¦Код строки¦ Кол-во ¦ +---------------------------------------------+----------+-----------+ ¦ А ¦ Б ¦ 1 ¦ +---------------------------------------------+----------+-----------+ ¦Изданные справочники. ¦ ¦ ¦ ¦Всего: ¦ 314 ¦ ¦ +---------------------------------------------+----------+-----------+ ¦в т.ч.: ¦ ¦ ¦ ¦Путеводители, краткие справочники по фондам ¦ 315 ¦ ¦ +---------------------------------------------+----------+-----------+ ¦Других типов ¦ 316 ¦ ¦ +---------------------------------------------+----------+-----------+ ¦По административно - территориальному делению¦ 317 ¦ ¦ +---------------------------------------------+----------+-----------+ ¦По истории учреждений ¦ 318 ¦ ¦ ----------------------------------------------+----------+------------
1 Только для кинодокументов, фонодокументов, видеофонограмм, МЧД.
4. Состав и объем научно - справочной библиотеки
---------------------------------------------------------------------- ¦ Показатели ¦ Код строки ¦ Количество ¦ +-------------------------------+--------------+---------------------+ ¦ А ¦ Б ¦ 1 ¦ +-------------------------------+--------------+---------------------+ ¦ Книги и брошюры ¦ 401 ¦ ¦ +-------------------------------+--------------+---------------------+ ¦ Газеты ¦ 402 ¦ ¦ +-------------------------------+--------------+---------------------+ ¦ Журналы ¦ 403 ¦ ¦ +-------------------------------+--------------+---------------------+ ¦ Др. виды печатной продукции ¦ 404 ¦ ¦ --------------------------------+--------------+----------------------
5. Условия хранения документов
---------------------------------------------------------------------- ¦ Показатели ¦Код ¦ Кол-во ¦ ¦ ¦стр. ¦ ¦ +-------------------------------------------------+-------+----------+ ¦ А ¦ Б ¦ 1 ¦ +-------------------------------------------------+-------+----------+ ¦Зданий (помещения) архива. Всего: ¦ 501 ¦ ¦ +-------------------------------------------------+-------+----------+ ¦в т.ч.: специальные ¦ 502 ¦ ¦ +-------------------------------------------------+-------+----------+ ¦приспособленные ¦ 503 ¦ ¦ +-------------------------------------------------+-------+----------+ ¦Протяженность стеллажных полок (в пог. м.). Всего¦ 504 ¦ ¦ +-------------------------------------------------+-------+----------+ ¦в т.ч. металлических ¦ 505 ¦ ¦ +-------------------------------------------------+-------+----------+ ¦деревянных ¦ 506 ¦ ¦ +-------------------------------------------------+-------+----------+ ¦смешанных ¦ 507 ¦ ¦ +-------------------------------------------------+-------+----------+ ¦Степень загруженности (в %) ¦ 508 ¦ ¦ +-------------------------------------------------+-------+----------+ ¦Оснащенность зданий сигнализацией (в %): охранная¦ 509 ¦ ¦ +-------------------------------------------------+-------+----------+ ¦пожарная ¦ 510 ¦ ¦ +-------------------------------------------------+-------+----------+ ¦Закартонировано ед. хр. ¦ 511 ¦ ¦ --------------------------------------------------+-------+----------- Руководитель _______________ __________________________________ (подпись) (расшифровка подписи) "___"_______________ 19__ г. ______________________________________________________________________ (фамилия и телефон исполнителя)
Источник - Приказ Росархива от 11.03.1997 № 11
