Инструкция по регламентированию учета, использования, хранения и уничтожения штампов (образец заполнения)

                                            УТВЕРЖДЕНО
Приказом генерального директора
ООО "Фирма"
28.09.2012   80
от ---------- N --

Инструкция о порядке учета, использования, хранения и уничтожения штампов

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция регулирует единый порядок учета использования, хранения и уничтожения штампов в обществе с ограниченной ответственностью "Фирма", далее - организация, в процессе выполнения возложенных на него функций.

Инструкция определяет основные правила оформления, учета, использования и хранения и уничтожения штампов в организации. Инструкция разработана в соответствии с Национальным стандартом Российской Федерации "Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования", утвержденным на основании Федерального закона от 27.12.2002 N 184-ФЗ "О техническом регулировании", и законодательством Российской Федерации.

2. Изготовление и использование штампов

2.1. Штампы применяются для облегчения процесса учета, регистрации, составления и оформления документов, других отметок справочного характера. В случае изготовления дубликата штампа на оттиске проставляется буква "Д" с записью через дефис порядкового номера дубликата.

2.2. Изготовление штампов, необходимых для обеспечения деятельности организации и его структурных подразделений, производится по заявкам руководителей структурных подразделений, которые согласовываются решением генерального директора организации.

2.3. Все изготовленные штампы учитываются в кадровой службе и выдаются под расписку руководителям структурных подразделений, отвечающих за последующее их использование и сохранность.

2.4. Передача штампов посторонним лицам, вынос штампов за пределы организации не допускаются.

2.5. Об утере штампа в структурном подразделении незамедлительно ставится в известность ответственное лицо в кадровой службе.

2.6. В случае увольнения или временного отсутствия ответственного работника (например, в связи с отпуском или командировкой) издается приказ о передаче его полномочий относительно штампов другому лицу. При смене ответственного работника штампы передаются вновь назначенному должностному лицу по акту. При оставлении должности работником, которому были выданы штампы, он обязан сдать их в кадровую службу организации.

2.7. Контроль за использованием штампов в структурных подразделениях возлагается на начальников структурных подразделений.

3. Порядок хранения и уничтожения штампов

3.1. Пришедшие в негодность в результате эксплуатации и утратившие значения штампы подлежат возврату с отметкой в журнале учета штампов и уничтожаются, о чем составляется акт. Отбор и уничтожение печатей и штампов производятся комиссией, назначаемой приказом руководителя организации. В состав комиссии назначаются не менее трех человек, один из которых должен быть работник, ответственный за учет штампов.

3.2. Штампы должны храниться в несгораемых металлических шкафах или сейфах. Хранить штампы в ящиках стола, передавать их на хранение лицам, не имеющим на это права, запрещается. Ответственность за соблюдение порядка хранения и пользования штампами возлагается на руководство организации и начальников структурных подразделений.

4. Заключительные положения

4.1. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для всех работников организации, которые несут персональную ответственность за выполнение ее требований. За нарушение правил хранения штампов или их утрату виновное лицо привлекается к дисциплинарной ответственности.

Источник - "Кадровик.ру", 2012, № 11