Инструкция по организации кадровой работы
Наименование предприятия (организации, учреждения) в соответствии с учредительными документами
ИНСТРУКЦИЯ по организации кадровой работы
I. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция разработана в соответствии с... (Указать основание со ссылкой на дату и номер соответствующего решения: приказа, поручения и т.д.).
1.2. Настоящая инструкция определяет порядок осуществления кадровой работы, а также порядок применения положений нормативно-правовых актов при осуществлении этой работы структурными подразделениями и должностными лицами предприятия:
по организации рекрутинга сотрудников;
по организации адаптации сотрудников;
по организации мотивации сотрудников;
по организации профессионального обучения (тренинга) сотрудников;
по организации контроллинга сотрудников;
по организации ротации сотрудников;
по организации документирования кадровой работы.
1.3. Инструкция по организации кадровой работы утверждается генеральным директором предприятия по представлению директора кадровой службы. Нормы и правила, содержащиеся в настоящей инструкции, являются обязательными для исполнения всеми структурными подразделениями кадровой службы и ее сотрудниками, а также должностными лицами, уполномоченными организовывать кадровую работу в структурных подразделениях предприятия.
II. Организация рекрутинга сотрудников
2.1. Поиск сотрудников.
2.1.1. Поиск сотрудников - выполняемая в рамках рекрутинга совокупность действий по обработке информации о лицах, профессиональные и личностные качества которых удовлетворяют общим требованиям, предъявляемым к кандидатам на вакансии предприятия, а также выявлению на основе результатов обработки этой информации потенциальных кандидатов. Работа по поиску сотрудников организуется группой поиска отдела рекрутинга (специалистом по поиску группы рекрутинга) в соответствии с поисковым заданием начальника отдела (группы).
2.1.2. Организация поиска сотрудников включает:
2.1.2.1. Подготовительные работы.
2.1.2.2. Распространение информации об открытии вакансии 52 .
2.1.2.3. Сбор информации о лицах, рассматриваемых в качестве потенциальных кандидатов на вакансию.
2.1.2.4. Систематизация и анализ информации.
2.1.2.5. Формулирование и представление предложений по персональному составу потенциальных кандидатов на рассмотрение руководства отдела (группы).
2.1.3. Подготовительные работы включают:
2.1.3.1. Формулирование общих требований профессиональным и личностным качествам потенциальных кандидатов.
2.1.3.2. Определение основных и резервных каналов для распространения и сбора информации о потенциальных кандидатах.
2.1.3.3. Определение лимита числа потенциальных кандидатов для включения в предварительный список.
2.1.3.4. Определение сроков поиска потенциальных кандидатов.
2.1.3.5. Оценку внутренних ресурсов предприятия для заполнения вакансии.
2.1.4. Распространение и сбор информации о потенциальных кандидатах организуется в соответствии со схемой 2.1. Основные и резервные информационные каналы определяются в соответствии с поисковым заданием.
-------------------------------------------- ¦ Каналы распространения и сбора информации¦ ¦ о потенциальных кандидатах на вакансии ¦ -------------------------------------------- ¦ ------------------- ---------+-------- ----------------------------- ¦ Общие ¦ ¦ Личные ¦ ¦ Корпоративные ¦ ------------------- ------------------ ----------------------------- ¦ ¦ ¦ ---------+--------- ---------+-------- --------------+-------------- ¦ Печатные СМИ ¦ ¦ Должностные ¦ ¦ Кадровые агентства, службы¦ ¦ ¦ ¦лица предприятия¦ ¦трудоустройства и занятости¦ ------------------- ------------------ ----------------------------- ¦ ¦ ¦ ---------+--------- ---------+-------- --------------+-------------- ¦ Электронные СМИ ¦ ¦ Коллеги ¦ ¦ Учебные заведения ¦ ------------------- ------------------ ----------------------------- ¦ ¦ ---------+-------- --------------+-------------- ¦ Родственники ¦ ¦ Организаторы ярмарок ¦ ¦ и друзья ¦ ¦вакансий, бизнес-семинаров,¦ ¦ ¦ ¦ тренингов ¦ ------------------ ----------------------------- ¦ ---------+-------- ¦ Деловые ¦ ¦ партнеры ¦ ¦ предприятия ¦ ------------------
Схема 2.1
2.1.5. Систематизация и анализ информации о потенциальных кандидатах организуются с целью предварительного определения степени соответствия профессиональных и личностных качеств лиц, рассматриваемых в качестве потенциальных кандидатов, общим требованиям предприятия. Информация, подлежащая систематизации и анализу, должна быть представлена по форме, предусмотренной приложением 1 53 к настоящей инструкции.
2.1.6. Недостающая информация о профессиональных и личностных качествах лиц, рассматриваемых в качестве потенциальных кандидатов, запрашивается непосредственно у этих лиц по форме, предусмотренной приложением 2 к настоящей инструкции.
2.1.7. Формулирование предложений по персональному составу потенциальных кандидатов производится на основе результатов анализа соответствующей информации и в пределах лимита, установленного поисковым заданием, при этом предпочтение отдается лицам, профессиональные и личностные качества которых в наибольшей степени соответствуют общим требованиям предприятия. Представление предложений на рассмотрение руководства отдела (группы) производится по форме, предусмотренной приложением 3 к настоящей инструкции.
Решение о допуске потенциальных кандидатов к участию в мероприятиях отбора принимает начальник отдела (группы) рекрутинга. После этого организуются подведение итогов этапа поиска и постановка задач на этап отбора.
2.2. Отбор сотрудников.
2.2.1. Отбор сотрудников - выполняемая в рамках рекрутинга совокупность действий по обработке информации о лицах, рассматриваемых по итогам процедуры поиска в качестве потенциальных кандидатов на вакансии предприятия, проверке и уточнению этой информации, а также выявлению на основе результатов обработки этой информации кандидатов для найма на работу. Работа по отбору сотрудников организуется группой отбора отдела рекрутинга (специалистом по отбору группы рекрутинга) в соответствии с отборочным заданием начальника отдела (группы).
2.2.2. Организация отбора сотрудников включает:
2.2.2.1. Проверку информации о потенциальных кандидатах.
2.2.2.2. Уточнение информации о потенциальных кандидатах.
2.2.2.3. Проведение первичного собеседования с потенциальными кандидатами, результаты проверки и уточнения информации о которых признаны удовлетворительными.
2.2.2.4. Углубленное изучение информации о потенциальных кандидатах, результаты участия которых в первичном собеседовании признаны удовлетворительными.
2.2.2.5. Проведение вторичного собеседования с потенциальными кандидатами, результаты углубленного изучения информации о которых признаны удовлетворительными.
2.2.2.6. Проведение комплексного экзамена для потенциальных кандидатов, результаты участия которых во вторичном собеседовании признаны удовлетворительными.
2.2.2.7. Формулирование и представление предложений по персональному составу кандидатов для найма на работу на рассмотрение руководства отдела (группы).
2.2.3. Информация о потенциальных кандидатах, подлежащая проверке, запрашивается с мест их прежней работы (учебы) по форме, предусмотренной приложением 4 к настоящей инструкции. При выявлении несоответствий между информацией, предоставленной кандидатом, и информацией, предоставленной в ответе на запрос, организуется проверка информации, достоверность которой вызывает сомнения, из независимых источников.
2.2.4. Информация о потенциальных кандидатах, требующая уточнения в связи с результатами проверки либо в связи с несвоевременным или (и) неточным предоставлением такой информации, запрашивается непосредственно у этих кандидатов в порядке, предусмотренном п. 2.1.6 настоящей инструкции. Вся обработанная информация формируется в досье кандидата, которое ведется на протяжение последующих мероприятий отбора.
2.2.5. К проведению первичного собеседования допускаются потенциальные кандидаты, результаты проверки и уточнения информации о которых признаны удовлетворительными. Кандидаты, допущенные к первичному собеседованию, информируются об этом письменно по форме, предусмотренной приложением 5 к настоящей инструкции.
Кандидаты, не допущенные к первичному собеседованию, информируются об этом письменно по форме, предусмотренной приложением 6 к настоящей инструкции. Для организации собеседования используются:
досье кандидата;
план собеседования;
описание вакансии (должности или работы);
перечень вопросов;
тестовые задания.
В собеседовании, помимо потенциального кандидата и сотрудника, ответственного за отбор, участвуют начальник группы отбора (заместитель начальника группы рекрутинга) и начальник структурного подразделения, в котором имеется соответствующая вакансия. В ходе собеседования:
проверяются личные документы кандидата;
уточняются и дополняются (на основании представленных документов) сведения о кандидате, не уточненные (не полученные) ранее;
кандидату задаются вопросы, непосредственно относящиеся к предмету собеседования, и заслушиваются его ответы;
даются ответы на вопросы кандидата, непосредственно относящиеся к предмету собеседования;
изучаются, предварительно оцениваются и сравниваются деловые качества кандидата.
Ход собеседования фиксируется по форме, предусмотренной приложением 7 к настоящей инструкции. Результаты предварительной оценки деловых качеств потенциального кандидата фиксируются по форме, предусмотренной приложением 8 к настоящей инструкции.
2.2.6. На основе документов, в которых зафиксированы ход собеседования и результаты предварительной оценки деловых качеств формулируются предложения по персональному составу потенциальных кандидатов - участников вторичного собеседования. Затем организуется углубленное изучение информации о потенциальных кандидатах - участниках вторичного собеседования. С этой целью дистанционно организуются анкетирование и тестирование соответствующих кандидатов. Программа анкетирования и тестирования определяется решением начальника отдела (группы) рекрутинга.
По результатам анкетирования и тестирования персональный состав участников уточняется, при этом предпочтение отдается кандидатам, деловые качества которых в наибольшей степени соответствуют описаниям соответствующих вакансий. Информирование кандидатов, допущенных (не допущенных) ко вторичному собеседованию организуется в порядке, предусмотренном п. 2.2.5 настоящей инструкции.
2.2.7. Во вторичном собеседовании, помимо потенциального кандидата и сотрудника, ответственного за отбор, участвуют начальник отдела (группы) рекрутинга, специалист, занимающий должность (выполняющий работу), аналогичную соответствующей вакансии, и психолог.
В ходе собеседования:
объявляются основные результаты анкетирования и тестирования;
уточняются и дополняются (на основании представленных документов) сведения о кандидате, не уточненные (не полученные) ранее;
кандидату задаются вопросы, непосредственно относящиеся к предмету собеседования, и заслушиваются его ответы;
даются ответы на вопросы кандидата, непосредственно относящиеся к предмету собеседования;
изучаются, оцениваются и сравниваются деловые качества кандидата.
Для организации собеседования используются: досье кандидата; план собеседования; общие условия найма на работу; перечень вопросов; тестовые задания. Ход собеседования и результаты предварительной оценки деловых качеств потенциального кандидата фиксируются в порядке, предусмотренном п. 2.2.5 настоящей инструкции.
2.2.8. На основе документов, в которых зафиксированы ход собеседования и результаты оценки деловых качеств, формулируются предложения по персональному составу потенциальных кандидатов - участников комплексного экзамена. Предпочтение отдается кандидатам, деловые качества которых по итогам мероприятий отбора признаны в наибольшей степени соответствующими описаниям соответствующих вакансий.
Информирование кандидатов, допущенных (не допущенных) к комплексному экзамену, организуется в порядке, предусмотренном п. 2.2.5 настоящей инструкции. Организация комплексного экзамена осуществляется в соответствии с Положением о квалификационном экзамене и оценке профессиональных качеств сотрудников предприятия.
2.2.9. По результатам комплексного экзамена формулируются предложения по персональному составу кандидатов для найма на работу. Предпочтение отдается кандидатам, набравшим по итогам комплексного экзамена наибольшее количество баллов.
Предложения рассматриваются руководством отдела (группы), после чего докладываются руководителю предприятия по форме, предусмотренной приложением 9 к настоящей инструкции. Решение руководителя предприятия оформляется соответствующей резолюцией.
Кандидаты, с которыми следует заключить трудовые договоры, информируются об этом письменно по форме, предусмотренной приложением 10 к настоящей инструкции. Кандидаты, которым отказано в заключении трудовых договоров, информируются об этом письменно по форме, предусмотренной приложением 11 к настоящей инструкции.
По требованию кандидата, которому было отказано в заключении трудового договора, ему сообщается в письменной форме о причине отказа. Необоснованный отказ в заключении трудового договора - т.е. отказ, обусловленный обстоятельствами, не связанными с деловыми качествами кандидата, не допускается.
2.3. Наем сотрудников.
2.3.1. Наем сотрудников - выполняемая в рамках рекрутинга совокупность действий по заключению трудовых договоров с лицами, успешно прошедшими отбор. Работа по найму сотрудников организуется группой найма отдела рекрутинга (специалистом по найму группы рекрутинга) в соответствии с заданием начальника отдела (группы).
2.3.2. Организация найма сотрудников включает:
2.3.2.1. Ознакомление сотрудника, поступающего на работу, с проектом трудового договора.
2.3.2.2. Ознакомление сотрудника, поступающего на работу, с основными локальными нормативными актами, действующими на предприятии.
2.3.2.3. Рассмотрение письменного заявления сотрудника о заключении с ним трудового договора.
2.3.2.4. Проведение медицинского осмотра сотрудника в случаях, предусмотренных федеральными законами.
2.3.2.5. Заключение трудового договора.
2.3.2.6. Издание приказа (распоряжения) о приеме сотрудника на работу.
2.3.2.7. Оформление трудовой книжки или (и) внесение в трудовую книжку сотрудника записи о приеме на работу.
2.3.2.8. Оформление документов, сопровождающих прием сотрудника на работу.
2.3.2.9. Ознакомление сотрудника с перечнем сведений, составляющих охраняемую законом тайну, если это необходимо для надлежащего исполнения сотрудником порученной ему в соответствии с трудовым договором работы.
2.3.3. Трудовой договор - письменное соглашение между представителем работодателя (руководителем предприятия или иным уполномоченным должностным лицом предприятия) 54 и соответствующим сотрудником. В соответствии с трудовым договором работодатель обязуется:
предоставить сотруднику работу по обусловленной трудовой функции;
обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением;
своевременно и в полном размере выплачивать сотруднику заработную плату;
исполнять иные предусмотренные федеральным законодательством обязанности.
Со своей стороны сотрудник обязуется:
лично выполнять определенную трудовым договором трудовую функцию (работу);
соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя;
исполнять иные предусмотренные федеральным законодательством обязанности.
В трудовом договоре указываются:
наименование работодателя в соответствии с учредительными документами;
фамилия, имя, отчество сотрудника;
сведения о документах, удостоверяющих личность сотрудника (наименование вида документа, серия, номер, кем и когда выдан);
идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) работодателя;
сведения о представителе работодателя (наименование должности, фамилия, имя, отчество) и основании, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями (наименование документа, кем издан (выдан), его серия, номер и дата);
место и дата заключения трудового договора;
условия трудового договора:
место работы с указанием сведений, позволяющих его идентифицировать 55 ;
трудовая функция: работа по должности (профессии, специальности) в соответствии со штатным расписанием с указанием квалификации либо конкретный вид поручаемой сотруднику работы 56 ;
дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор - также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора со ссылкой на положение соответствующего федерального закона;
условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) сотрудника, а также полагающиеся ему доплаты, надбавки, поощрительные выплаты и т.п.);
режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного сотрудника он отличается от общих правил, действующих у работодателя);
компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда 57 ;
условия, определяющие в необходимых случаях характер работы, устанавливаемый данному сотруднику;
условие об обязательном социальном страховании сотрудника в соответствии с федеральными законами;
другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права;
дополнительные условия, не ухудшающие положение сотрудника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, а также локальными нормативными актами предприятия, в том числе 58 :
об уточнении места работы сотрудника (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте;
об испытании сотрудника;
о неразглашении сотрудником охраняемой законом тайны;
об обязанности сотрудника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если такое обучение проводилось за счет работодателя;
о видах и условиях дополнительного страхования сотрудника;
об улучшении социально-бытовых условий сотрудника и членов его семьи;
об уточнении применительно к условиям работы данного сотрудника прав и обязанностей сотрудника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
По соглашению сторон в трудовой договор могут также включаться права и обязанности сотрудника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, либо вытекающие из условий коллективного договора, соглашений.
2.3.4. Проект трудового договора по форме, предусмотренной приложением 12 к настоящей инструкции, направляется сотруднику для ознакомления вместе с приглашением на работу после сдачи комплексного экзамена. По истечении трех рабочих дней проект трудового договора должен быть завизирован сотрудником и возвращен на предприятие.
При необходимости к завизированному проекту прилагается список замечаний, касающихся условий трудового договора. По истечении трех рабочих дней сотруднику письменно сообщается о результатах рассмотрения замечаний.
2.3.5. В случае согласия с условиями трудового договора сотруднику направляется письменное приглашение для ознакомления с основными локальными нормативными актами предприятия. Отметка об ознакомлении сотрудника с основными локальными нормативными актами предприятия оформляется в соответствующем журнале (книге) по форме, предусмотренной приложением 13 к настоящей инструкции.
2.3.6. В случае согласия с условиями труда, предусмотренными основными локальными нормативными актами предприятия, сотрудник подает письменное заявление о заключении трудового договора. При подаче заявления сотрудник должен предъявить документы, необходимые для заключения трудового договора, а именно:
паспорт или иной документ, удостоверяющий личность сотрудника;
трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые, сотрудник поступает на работу на условиях совместительства, либо ранее выданная сотруднику трудовая книжка не может быть более использована в соответствии с предназначением;
страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;
документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
документы, необходимость предъявления которых при заключении трудового договора предусмотрена - с учетом специфики поручаемой сотруднику работы - соответствующими федеральными законами.
В случае удовлетворительных результатов проверки документов письменное заявление сотрудника визируется начальником кадровой службы и начальником структурного подразделения, в которое предполагается назначить сотрудника, после чего направляется руководителю предприятия.
2.3.7. Подготовка проекта трудового договора производится на основании соответствующей резолюции руководителя предприятия. В зависимости от характера поручаемой сотруднику работы или (и) условий ее выполнения трудовой договор может заключаться:
2.3.7.1. На определенный срок (но не более чем на пять лет) 59 :
на время исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы;
на время выполнения временных (до двух месяцев) работ;
для проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности работодателя (реконструкция, монтажные, пусконаладочные и другие работы), а также работ, связанных с заведомо временным (до одного года) расширением производства или объема оказываемых услуг;
для выполнения заведомо определенной работы, в том числе и в случаях, когда ее завершение не может быть определено конкретной датой;
для выполнения работ, непосредственно связанных с профессиональным обучением сотрудника;
в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
2.3.7.2. На определенный срок (но не более чем на пять лет) по соглашению между работодателем и сотрудником 60 :
с поступающими на работу пенсионерами по возрасту;
с лицами, которым по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, разрешена работа исключительно временного характера;
для проведения неотложных работ по предотвращению чрезвычайных обстоятельств либо по устранению последствий их наступления;
с лицами, избранными по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права;
с руководителем, заместителями руководителя и главным бухгалтером предприятия;
с лицами, обучающимися по очной форме обучения;
с лицами, поступающими на работу по совместительству;
в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
2.3.7.3. На неопределенный срок, если федеральными законами не предусмотрено иное.
2.3.7.4. При заключении трудового договора в нем по соглашению сторон может быть предусмотрено условие об испытании сотрудника. Такое испытание устанавливается для проверки соответствия сотрудника поручаемой работе в порядке, предусмотренном федеральными законами.
В случае, когда сотрудник был фактически допущен к работе без оформления трудового договора, условие об испытании в дальнейшем может быть включено в трудовой договор, если стороны оформили его в виде отдельного соглашения до начала сотрудником работы. В период испытания на сотрудника распространяются положения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, коллективного договора, соглашений, локальных нормативных актов.
2.3.8. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работодателем и сотрудником, если иное не установлено трудовым договором, либо со дня фактического допуска сотрудника к работе с ведома или по поручению работодателя (его представителя) 61 . Один экземпляр подписанного трудового договора хранится в кадровой службе, второй - выдается на руки сотруднику под роспись (на первом экземпляре). Сотрудник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей:
а) в день, определенный трудовым договором;
б) на следующий рабочий день после вступления трудового договора в силу;
в) в день допуска к работе работодателем, если к этому времени с ним еще не был заключен трудовой договор.
Если сотрудник не приступил к работе в установленный день начала работы без уважительных причин, подтвержденных им документально не позднее дня, следующего за днем, установленного в качестве дня начала работы, то трудовой договор аннулируется на основании соответствующего акта по форме, предусмотренной приложением 14 к настоящей инструкции, и в дальнейшем считается незаключенным.
2.3.9. На основании подписанного сторонами трудового договора издается приказ о приеме на работу по форме, предусмотренной приложением 15 к настоящей инструкции 62 . Приказ объявляется сотруднику под роспись в течение трех рабочих дней с даты фактического начала работы.
2.3.10. По истечении пяти дней производится оформление сотруднику 63 трудовой книжки и (или) внесение в нее записи о приеме на работу. Порядок обращения с трудовыми книжками определен соответствующим Положением 64 .
2.3.11. Оформление иных документов, сопровождающих прием сотрудника на работу, включает:
2.3.11.1. Оформление сотрудником личного листка по учету кадров по форме, предусмотренной приложением 16 к настоящей инструкции.
2.3.11.2. Оформление личной карточки по форме, предусмотренной приложением 17 к настоящей инструкции.
2.3.11.3. Оформление личного дела по форме, предусмотренной приложением 18 к настоящей инструкции 65 .
2.3.11.4. Оформление копий документов (выписок из документов) либо справок, связанных с приемом на работу, производится на основании письменного заявления сотрудника. Выдача копий документов (выписок из документов) и справок производится в срок не более трех рабочих дней с даты рассмотрения письменного заявления сотрудника.
Копии документов (выписки из документов) и справки, связанные с работой, предоставляются сотруднику безвозмездно, под роспись в соответствующем журнале (книге) по форме, предусмотренной приложением 19 к настоящей инструкции. Оформление справок производится по форме, предусмотренной приложением 20 к настоящей инструкции.
2.4. Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу (см. далее), допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме, предусмотренной приложением 21 к настоящей инструкции.
52 При активном рекрутинге.
53 Приложения к Инструкции не приводятся.
54 В зависимости от должностного статуса сотрудника.
55 В случае, когда сотрудник принимается для работы в обособленном структурном подразделении работодателя, расположенном в другой местности - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения.
56 Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемым в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.
57 Если сотрудник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте.
58 Включаются в трудовой договор по соглашению между представителем работодателя и сотрудником.
59 Перечень адаптирован к условиям работы предприятия.
60 Перечень адаптирован к условиям работы предприятия.
61 В последнем случае трудовой договор в письменной форме должен быть заключен между работодателем и сотрудником в течение трех рабочих дней с даты фактического допуска к работе.
62 Содержание приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
63 За исключением сотрудников-совместителей.
64 Рассматривается далее.
65 При условии, что последний относится к категории лиц, ведение личных дел в отношении которых является обязательным.
III. Организация адаптации сотрудников
3.1. Адаптация сотрудников - согласованный по срокам и методам осуществления комплекс организационных, правовых и иных мероприятий, нацеленных на создание оптимальных условий для самостоятельного эффективного выполнения сотрудником порученной ему работы, а также установления и поддержания повседневных личных контактов с коллегами. Адаптационные мероприятия организуются группой адаптации отдела подготовки кадров (специалистом по адаптации группы подготовки кадров) в соответствии с заданием начальника отдела (группы).
3.2. Организация адаптации сотрудников включает:
3.2.1. Изучение профессиональных и личностных качеств сотрудника с целью определения его способности к адаптации.
3.2.2. Определение типа и состава адаптационной программы.
3.2.3. Индивидуализацию содержания адаптационной программы.
3.2.4. Подготовку проекта адаптационной программы, его рассмотрение и утверждение.
3.2.5. Реализацию адаптационной программы.
3.3. Изучение профессиональных и личностных качеств сотрудника с целью определения его способности к адаптации проводится в соответствии с содержанием задания на основании имеющихся в распоряжении кадровой службы документов. По результатам изучения формулируются письменные предложения по типу и составу адаптационной программы.
3.4. Адаптационная программа - документ, определяющий содержание, методы, сроки и иные показатели адаптационных мероприятий. В зависимости от результатов изучения профессиональных и личностных качеств сотрудника адаптационная программа может быть монотипной или комплексной, а по своему составу - одно- или двухкомпонентной, при этом:
а) монотипная программа может быть направлена либо на профессиональную, либо на социальную адаптацию сотрудника, комплексная - на оба типа адаптации одновременно;
б) двухкомпонентная программа включает этапы первичной и последующей адаптации, однокомпонентная - только этап последующей адаптации.
Как правило, вновь принятые на работу сотрудники проходят программу комплексной двухкомпонентной адаптации, а сотрудники, переведенные (в пределах предприятия) на новое место работы - однокомпонентную программу профессиональной адаптации.
3.5. После определения типа и состава проводится индивидуализация адаптационной программы. Основным критерием при этом служит прогнозируемая способность соответствующего сотрудника к адаптации.
3.6. Подготовка проекта адаптационной программы производится по форме, предусмотренной приложением 22 к настоящей инструкции. В содержании документа излагаются:
цель адаптационной программы;
основные задачи адаптационной программы;
основные направления реализации адаптационной программы;
планируемые (ожидаемые) результаты реализации адаптационной программы;
сроки реализации адаптационной программы (в целом и каждого из ее мероприятий в отдельности);
перечень планируемых адаптационных мероприятий (в виде таблицы) 66 ;
должностные лица (структурные подразделения) предприятия, привлекаемые к реализации адаптационной программы (соответствующих мероприятий);
порядок руководства реализацией адаптационной программой;
меры всестороннего обеспечения реализации адаптационной программы;
порядок осуществления контроля за реализацией адаптационной программы;
порядок подведения итогов реализации адаптационной программы;
другие сведения, являющиеся существенными для реализации адаптационной программы в целом и ее отдельных мероприятий.
Проект согласуется с начальником подразделения, в которое назначен сотрудник, после чего представляется на рассмотрение начальника кадровой службы.
3.7. Не позднее трех рабочих дней с даты утверждения адаптационной программы с ее содержанием должны быть ознакомлены под роспись соответствующий сотрудник и его непосредственный начальник.
3.8. Реализация адаптационной программы возлагается на лиц, указанных в ней в качестве ответственных. Кадровая служба осуществляет:
методическое руководство реализацией адаптационной программой;
оказание помощи лицам, ответственным за ее реализацию;
контроль за реализацией адаптационной программы;
оценку результатов ее реализации.
3.9. Не позднее трех рабочих дней с даты реализации адаптационной программы в кадровую службу начальником подразделения, в которое назначен сотрудник, представляется характеристика по форме, предусмотренной приложением 23 к настоящей инструкции. В содержании характеристики указываются основные результаты адаптации сотрудника, контрольные показатели его работы, проявленные им положительные, нейтральные и отрицательные деловые качества.
В выводах даются предложения по дальнейшему профессиональному предназначению сотрудника. Характеристика доводится до сведения сотрудника под роспись, после чего приобщается к документам кадровой службы.
66 Остальные вопросы содержания излагаются в виде связного текста (в пояснительной записке).
IV. Организация мотивации сотрудников
4.1. Мотивация сотрудников - согласованный по срокам и методам осуществления комплекс организационных, правовых и иных мероприятий, нацеленных на побуждение сотрудников к эффективному, добросовестному, инициативному труду. Мотивационные мероприятия организуются группой мотивации отдела подготовки кадров (специалистом по мотивации группы подготовки кадров) в соответствии с заданием начальника отдела (группы).
4.2. Организация мотивации сотрудников включает:
4.2.1. Изучение профессиональных и личностных качеств сотрудника с целью определения его мотивированности.
4.2.2. Определение типа и состава мотивационной программы.
4.2.3. Индивидуализацию содержания мотивационной программы.
4.2.4. Подготовку проекта мотивационной программы, его рассмотрение и утверждение.
4.2.5. Реализацию мотивационной программы.
4.3. Изучение профессиональных и личностных качеств сотрудника с целью определения его мотивированности проводится в соответствии с содержанием задания на основании имеющихся в распоряжении кадровой службы документов. По результатам изучения формулируются письменные предложения по типу и составу мотивационной программы.
4.4. Мотивационная программа - документ, определяющий содержание, методы, сроки и иные показатели мотивационных мероприятий. В зависимости от результатов изучения профессиональных и личностных качеств сотрудника упор в мотивационной программе делается на использование мероприятий (мер) материального, нематериального, организационного или социального характера (см. в этой связи схему 4.1).
------------------------------------- ¦ Система мотивационных мер ¦ ------------------------------------- ----------------+--------- ¦ ---------+---------------- ¦ Меры материального ¦ ¦ ¦ Меры нематериального ¦ ¦ характера ¦ ¦ ¦ характера ¦ -------------------------- ¦ -------------------------- --------+--------- ¦ ---------+-------- ¦Заработная плата¦ ¦ ¦ Гарантии ¦ ------------------ ¦ ------------------ --------+--------- ¦ ---------+-------- ¦ Премии ¦ ¦ ¦ Компенсации ¦ ------------------ ¦ ------------------ --------+--------- ¦ ---------+-------- ¦ Надбавки ¦ ¦ ¦ Льготы ¦ ------------------ ¦ ------------------ ------------------+------------------ ------------+------------- -------------+------------ ¦ Меры организационного ¦ ¦ Меры социального ¦ ¦ характера ¦ ¦ характера ¦ -------------------------- -------------------------- --------+--------- ---------+-------- ¦ Поощрения ¦ ¦ Одобрение ¦ ------------------ ------------------ --------+--------- ---------+-------- ¦ Взыскания ¦ ¦ Порицание ¦ ------------------ ------------------
Схема 4.1
4.5. После определения типа и состава проводится индивидуализация мотивационной программы. При этом в равной мере учитываются как уровень внутренней мотивации соответствующего сотрудника, так и степень его подверженности мотивационным мерам (мероприятиям), реализуемым извне.
4.6. Подготовка проекта мотивационной программы производится по форме, предусмотренной приложением 24 к настоящей инструкции. В содержании документа излагаются:
цель мотивационной программы;
основные задачи мотивационной программы;
основные направления реализации мотивационной программы;
планируемые (ожидаемые) результаты реализации мотивационной программы;
сроки реализации мотивационной программы (в целом и каждого из ее мероприятий в отдельности);
перечень планируемых мотивационных мероприятий (в виде таблицы) 67 ;
должностные лица (структурные подразделения) предприятия, привлекаемые к реализации мотивационной программы (соответствующих мероприятий);
порядок руководства реализацией мотивационной программой;
меры всестороннего обеспечения реализации мотивационной программы;
порядок осуществления контроля за реализацией мотивационной программы;
порядок подведения итогов реализации мотивационной программы;
другие сведения, являющиеся существенными для реализации мотивационной программы в целом и ее отдельных мероприятий.
Проект согласуется с начальником подразделения, в которое назначен сотрудник, после чего представляется на рассмотрение начальника кадровой службы.
4.7. Не позднее трех рабочих дней с даты утверждения мотивационной программы с ее содержанием должны быть ознакомлены под роспись соответствующий сотрудник и его непосредственный начальник.
4.8. Реализация адаптационной программы возлагается на лиц, указанных в ней в качестве ответственных. Кадровая служба осуществляет:
методическое руководство реализацией мотивационной программой;
оказание помощи лицам, ответственным за ее реализацию;
контроль за реализацией мотивационной программы;
оценку результатов ее реализации.
4.9. Оценка эффективности мотивационных программ проводится ежеквартально на основании имеющихся в распоряжении кадровой службы документов. По результатам оценки формулируются письменные предложения, направленные на совершенствование мотивационных программ.
67 Остальные вопросы содержания излагаются в виде связного текста (в пояснительной записке).
V. Организация тренинга (профессионального обучения) сотрудников
5.1. Тренинг (профессиональное обучение) сотрудников - согласованный по срокам и методам осуществления комплекс организационных, правовых и иных мероприятий, нацеленных на формирование, закрепление и совершенствование профессиональных знаний, навыков и умений сотрудников. Соответствующие мероприятия организуются группой обучения отдела подготовки кадров (специалистом по обучению группы подготовки кадров) в соответствии с заданием начальника отдела (группы).
5.2. Организация тренинга сотрудников включает:
5.2.1. Формулирование требований к содержанию и направленности профессионального обучения сотрудников.
5.2.2. Определение форм и методов профессионального обучения сотрудников.
5.2.3. Разработку и внедрение системы документирования и соответствующей документации.
5.2.4. Планирование профессионального обучения сотрудников.
5.2.5. Реализация планов профессионального обучения сотрудников.
5.3. Требования к содержанию и направленности профессионального обучения формулируются исходя из потребностей предприятия в сотрудниках соответствующей квалификации и численности и с учетом организационных и иных возможностей предприятия. Сформулированные требования фиксируются в соответствующих документах кадровой службы (программах, перечнях необходимых профессий (специальностей)) и подлежат периодическому уточнению.
5.4. На основе сформулированных требований производится определение форм и методов профессионального обучения сотрудников. Основными формами профессионального обучения являются:
- общепрофессиональная подготовка сотрудников;
- профессиональная переподготовка сотрудников;
- повышение квалификации сотрудников;
- обучение сотрудников вторым (и последующим) профессиям;
- индивидуальное профессиональное обучение.
Основными методами профессионального обучения являются:
- теоретические занятия;
- контрольные занятия;
- практические занятия;
- производственная практика;
- стажировка.
Профессиональное обучение организуется на предприятии, совместно с деловыми партнерами предприятия, а при необходимости - в образовательных учреждениях начального, среднего, высшего профессионального и дополнительного образования в порядке, определяемом коллективным договором, соглашениями, трудовым договором, а также договором с соответствующим образовательным учреждением.
5.5. Разработка и внедрение системы документирования тренинга и соответствующей документации производится кадровой службой во взаимодействии со службой документационного обеспечения управления предприятием.
5.6. Планирование профессионального обучения сотрудников включает:
определение перечня профессий, специальностей, квалификаций, профессиональное обучение которым имеет для предприятия приоритетное значение в планируемый период;
определение примерной численности обучаемых (по профессиям и в целом);
определение персонального состава обучаемых;
определение мест профессионального обучения;
определение (уточнение) организационных возможностей предприятия по организации профессионального обучения с учетом расчетной численности обучаемых и других существенных показателей;
разработка проекта программы организации профессионального обучения на планируемый период;
разработка на основе утвержденной программы организации профессионального обучения планов реализации (по направлениям).
5.7. Реализация планов профессионального обучения сотрудников включает:
информирование сотрудников о порядке организации профессионального обучения;
заключение договоров на профессиональное обучение с образовательными учреждениями, а также с лицами, привлекаемыми к обучению непосредственно на предприятии;
формирование учебных групп;
подготовку и поддержание в надлежащем состоянии учебно-материальной базы предприятия;
проведение учебных занятий;
контроль за реализацией спланированных мероприятий.
5.8. Оценка эффективности программы организации профессионального обучения проводится ежеквартально на основании имеющихся в распоряжении кадровой службы документов. По результатам оценки формулируются письменные предложения, направленные на совершенствование организации процесса профессионального обучения.
5.9. Сотрудникам, проходящим профессиональную подготовку, работодатель должен создавать необходимые условия для совмещения работы с обучением, предоставлять гарантии, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.
Сотрудники имеют право на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение квалификации, включая обучение новым профессиям и специальностям. Указанное право реализуется путем заключения дополнительного договора между сотрудником и работодателем, а при обучении сотрудника вне предприятия - кроме того, посредством заключения договора между работодателем и соответствующим образовательным учреждением.
5.10. Работодатель 68 вправе заключать ученические договора:
а) на профессиональное обучение - с лицами, ищущими работу;
б) на профессиональное обучение или переобучение без отрыва или с отрывом от работы - с сотрудниками предприятия, при этом заключенный с сотрудником предприятия ученический договор в период своего действия является дополнительным к трудовому договору.
5.11. В содержании ученического договора указываются:
наименование сторон;
сведения о наименовании конкретной профессии, специальности, квалификации, приобретаемой учеником в период действия ученического договора;
обязанность работодателя обеспечить сотруднику возможность обучения в соответствии с ученическим договором;
обязанность сотрудника пройти обучение и в соответствии с полученной профессией, специальностью, квалификацией проработать по трудовому договору с работодателем в течение срока, установленного в ученическом договоре;
срок ученичества;
размер оплаты в период ученичества.
иные условия, определенные соглашением сторон - в частности, форма ученичества: индивидуальное, бригадное, курсовое обучения, иное.
Ученический договор заключается на срок, необходимый для обучения данной профессии (специальности, квалификации) в письменной форме в двух экземплярах по форме, предусмотренной приложением 25 к настоящей инструкции.
Ученический договор действует со дня, указанного в этом договоре, в течение предусмотренного им срока. В течение срока действия ученического договора на учеников распространяется трудовое законодательство, включая законодательство об охране труда, а его содержание может быть изменено только по письменному соглашению сторон.
5.12. Лицам, успешно завершившим ученичество, при заключении трудового договора с работодателем, по договору с которым они проходили обучение, испытательный срок не устанавливается. В случае, если ученик по окончании ученичества без уважительных причин не выполняет свои обязательства по договору, в том числе не приступает к работе, он по требованию работодателя возвращает ему полученную за время ученичества стипендию, а также возмещает другие понесенные работодателем расходы в связи с ученичеством.
5.13. Для всех поступающих на работу лиц, а также для сотрудников, переводимых на другую работу, работодатель или уполномоченное им лицо обязаны проводить инструктаж по охране труда, организовывать обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и оказания первой помощи пострадавшим. Кроме того, работодатель обеспечивает обучение лиц, поступающих на работу с вредными и (или) опасными условиями труда, безопасным методам и приемам выполнения работ со стажировкой на рабочем месте и сдачей экзаменов и проведение их периодического обучения по охране труда и проверку знаний требований охраны труда в период работы на предприятии.
5.14. Сотрудникам, совмещающим работу с обучением в образовательных учреждениях по направлению работодателя или самостоятельно и успешно обучающимся в этих учреждениях, а также сотрудникам, поступающим в указанные образовательные учреждения работодатель обеспечивает предоставление гарантий и компенсаций, предусмотренных федеральными законами, локальными нормативными актами, трудовыми договорами. Основанием для предоставления гарантий и компенсаций служат соответствующие документы, подтверждающие факт успешного обучения (поступления, подготовки к поступлению) сотрудника в образовательном учреждении (образовательное учреждение).
68 Только юридическое лицо. См. ст. 198 ТК РФ.
VI. Организация контроллинга сотрудников
6.1. Контроллинг сотрудников - согласованный по срокам и методам осуществления комплекс организационных, правовых и иных мероприятий, нацеленных на выявление, учет, оценку и сравнение с контрольными (планируемыми) показателями фактических результатов профессиональной деятельности сотрудников. Соответствующие мероприятия организуются отделом (группой) контроллинга в соответствии с заданием начальника отдела (группы).
6.2. Организация контроллинга сотрудников включает:
6.2.1. Формулирование требований к профессиональной деятельности сотрудников и разработку на их основе правил выявления и учета, а также критериев оценки и сравнения результатов профессиональной деятельности сотрудников.
6.2.2. Выбор методов контроллинга и показателей эффективности профессиональной деятельности сотрудников.
6.2.3. Разработку и внедрение системы документирования и соответствующей документации.
6.2.4. Информирование сотрудников о содержании требований к их профессиональной деятельности.
6.2.5. Выявление и учет результатов профессиональной деятельности сотрудников.
6.2.6. Оценку и сравнение результатов профессиональной деятельности сотрудников.
6.2.7. Анализ профессиональной деятельности сотрудников.
6.3. Формулирование требований к профессиональной деятельности сотрудников, разработка на их основе правил выявления и учета, а также критериев оценки и сравнения результатов профессиональной деятельности сотрудников производятся на основании имеющихся в распоряжении кадровой службы документов. Сформулированные (разработанные) требования (правила и критерии) фиксируются в соответствующих документах кадровой службы (положениях, инструкциях, нормах и т.п.) и подлежат периодическому уточнению.
6.4. На основе сформулированных (разработанных) требований (правил и критериев) производится выбор методов контроллинга и показателей эффективности профессиональной деятельности сотрудников. При этом в качестве основного метода контроллинга применяются проверки (см. в этой связи схему 6.1), а в качестве базовых показателей профессиональной деятельности сотрудников - полнота, своевременность и качество исполнения порученной работы, а также степень соблюдения сотрудником требований локальных нормативных актов предприятия (Правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций и т.д.).
----------------------------------- ¦ Система проверок ¦ ¦ профессиональной деятельности ¦ ¦ сотрудников ¦ ----------------------------------- ---------------------------- ¦ --------------------------- ¦ Периодичность проведения +---+---+ Ожидаемость проведения ¦ ---------------------------- ¦ L-------------------------- --------------------- ¦ ¦ ¦ ---------------------- ¦ Ежемесячные +----+ ¦ +--+ Плановые проверки ¦ ¦ проверки ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ --------------------- ¦ ¦ ¦ ---------------------- --------------------- ¦ ¦ ¦ ---------------------- ¦ Ежегодные проверки+----- ¦ ---+Внеплановые проверки¦ --------------------- ¦ ---------------------- ---------------------------- ¦ --------------------------- ¦ Этап проведения +---+---+ Охват проведения ¦ ---------------------------- L-------------------------- --------------------- ¦ ¦ ---------------------- ¦ Промежуточные +----+ +--+ Локальные проверки ¦ ¦ проверки ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ --------------------- ¦ ¦ ---------------------- --------------------- ¦ ¦ ---------------------- ¦ Итоговые проверки +----- ---+Комплексные проверки¦ --------------------- ----------------------
Схема 6.1
6.5. Разработка и внедрение системы документирования контроллинга и соответствующей документации производится кадровой службой во взаимодействии со службой документационного обеспечения управления предприятием.
6.6. Информирование сотрудников о содержании требований к их профессиональной деятельности производится начальником (иным уполномоченным должностным лицом) кадровой службы непосредственно перед вступлением соответствующих требований в силу, а в дальнейшем - в случае внесения в них изменений. Учет результатов информирования организуется по подразделениям их начальниками.
6.7. Выявление результатов профессиональной деятельности сотрудников производится в ходе проверок посредством фиксации фактов деятельности в листах проверки по форме, предусмотренной приложением 26 к настоящей инструкции. Учет результатов профессиональной деятельности сотрудников производится на основании листов проверки в соответствующих 69 журналах (книгах) учета.
6.8. Оценка и сравнение результатов профессиональной деятельности сотрудников производится на основании результатов учета в соответствии с установленными критериями оценки и сравнения. Данные оценки и сравнения фиксируются в соответствующих справках.
6.9. Анализ профессиональной деятельности сотрудников производится на основании данных оценки и сравнения результатов их профессиональной деятельности и фиксируется в соответствующих отчетах. Итоговым анализом профессиональной деятельности за определенный период времени является аттестация сотрудника, организуемая в соответствии с Положением об аттестации 70 .
69 В зависимости от характера проверки, см. в этой связи схему 6.1.
70 Рассматривается далее.
VII. Организация ротации сотрудников
7.1. Перевод сотрудников на другую работу.
7.1.1. Перевод на другую работу - выполняемая в рамках ротации совокупность действий по изменению определенной соответствующим трудовым договором трудовой функции сотрудника. Работа по переводу сотрудников организуется группой переводов отдела ротации (специалистом по переводам группы ротации) в соответствии с документами, обосновывающими законность перевода.
7.1.2. В зависимости от обстоятельств изменение трудовой функции (перевод на другую работу) сотрудника может носить постоянный или временный характер (см. далее). При этом под переводом на другую работу следует понимать:
7.1.2.1. Изменение трудовой функции сотрудника без изменения места работы (структурного подразделения) 71 .
7.1.2.2. Изменение трудовой функции сотрудника с изменением места работы (структурного подразделения).
7.1.2.3. Изменение трудовой функции сотрудника в связи с переводом в другую местность вместе с работодателем.
7.1.2.4. Перевод на другую работу к другому работодателю 72 .
7.1.3. Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия сотрудника, за исключением случаев:
предусмотренных ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ;
перемещения в пределах предприятия на другое рабочее место, в том числе в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, и (или) поручения работы на другом механизме (агрегате), если при этом ранее определенные сторонами условия трудового договора остаются неизменными.
Письменное согласие сотрудника с переводом, а равно и просьба о переводе на другую работу, в том числе в пределах предприятия, излагается в письменном заявлении по форме, предусмотренной приложением 27 к настоящей инструкции. Условие о предстоящем изменении условий трудового договора фиксируется в соответствующем письменном соглашении по форме, предусмотренной приложением 28 к настоящей инструкции.
7.1.4. Организация перевода на другую работу включает:
7.1.4.1. Рассмотрение письменного заявления с просьбой (согласием) на перевод.
7.1.4.2. Выявление обстоятельств, препятствующих переводу (с их документальным подтверждением).
7.1.4.3. Заключение письменного соглашения об изменении условий трудового договора.
7.1.4.4. Издание приказа (распоряжения) о переводе на другую работу.
7.1.4.5. Внесение записи о переводе на другую работу в документацию по труду.
7.1.5. Рассмотрение письменного заявления о переводе на другую работу производится руководителем предприятия в течение трех рабочих дней с даты подачи сотрудником заявления. При рассмотрении заявления принимаются во внимание:
7.1.5.1. Документально подтвержденные мотивы перевода, в том числе связанные с:
необходимостью перевода сотрудника по состоянию здоровья в порядке, предусмотренном ст. 73 ТК РФ;
изменением организационно-технологических условий труда в порядке, предусмотренном ст. 74 ТК РФ;
изменением подведомственности предприятия, его реорганизацией либо сменой собственника его имущества в порядке, предусмотренном ст. 75 ТК РФ;
иными обстоятельствами, наступление которых придает переводу законный характер в порядке, предусмотренном ТК РФ, а также иными федеральными законами, нормативными правовыми актами, локальными нормативными актами предприятия, соглашениями или трудовым договором.
7.1.5.2. Мотивированное мнение непосредственного начальника сотрудника, подлежащего переводу, выраженное в письменном отзыве по форме, предусмотренной приложением 29 к настоящей инструкции, либо в визе на письменном заявлении сотрудника.
7.1.5.3. Мотивированное мнение предполагаемого руководителя сотрудника, подлежащего переводу, по новому месту его работы, выраженное в визе на письменном заявлении сотрудника.
7.1.5.4. Мотивированное мнение начальника отдела (группы) ротации, выраженное в визе на письменном заявлении сотрудника.
7.1.5.5. В необходимых случаях - мотивированное мнение аттестационной комиссии предприятия, выраженное в представлении по форме, предусмотренной приложением 30 к настоящей инструкции.
7.1.5.6. В необходимых случаях - мотивированное мнение профсоюзной организации предприятия, выраженное в визе на письменном заявлении сотрудника.
7.1.6. Выявление обстоятельств, препятствующих переводу, производится отделом (группой) ротации на основании соответствующих документов (о состоянии здоровья сотрудника, уровне его квалификации, условий труда по новому месту работу и т.п.). Запрещается переводить и перемещать сотрудника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья, вне зависимости от мотивов перевода (перемещения).
7.1.7. Заключение письменного соглашения об изменении условий трудового договора производится на основании резолюции руководителя предприятия на письменном заявлении сотрудника. Письменное соглашение заключается по форме, предусмотренной приложением 31 к настоящей инструкции.
7.1.8. Издание приказа (распоряжения) о переводе на другую работу производится на основании письменного соглашения об изменении условий трудового договора. Приказ о переводе на другую работу издается по форме, предусмотренной приложением 32 к настоящей инструкции.
7.1.9. Сотрудник, подлежащий переводу, должен быть ознакомлен с приказом (распоряжением) под роспись в течение трех рабочих дней с даты издания. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу соответствующие записи вносятся в документацию по труду.
7.2. Отстранение сотрудников от работы.
7.2.1. Отстранение от работы - недопущение работодателем (его полномочным законным представителем) сотрудника к выполнению порученной ему трудовой функции в связи с наступлением обстоятельств, предусмотренных федеральными законами на срок до устранения указанных обстоятельств. Факт наступления таких обстоятельств должен быть документально подтвержден.
7.2.2. Работодатель обязан отстранить от работы (не допускать к работе) сотрудника:
появившегося на работе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
не прошедшего в установленном порядке обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда;
не прошедшего в установленном порядке обязательный медицинский осмотр (обследование) 73 ;
при выявлении в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, противопоказаний для выполнения сотрудником работы, обусловленной трудовым договором;
в случае приостановления действия на срок до двух месяцев специального права сотрудника (лицензии, права на управление транспортным средством, права на ношение оружия, другого специального права) в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, если это влечет за собой невозможность исполнения сотрудником обязанностей по трудовому договору и если невозможно перевести сотрудника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья 74 ;
по требованию органов или должностных лиц, уполномоченных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ;
в других случаях, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.
7.2.3. На основании документов, подтверждающих наступление обстоятельств, придающих отстранению сотрудника от работы законный характер, работодатель издает приказ (распоряжение) об отстранении сотрудника от работы по форме, предусмотренной приложением 33 к настоящей инструкции. Возобновление допуска сотрудника к работе осуществляется на основании приказа (распоряжения), издаваемого работодателем после получения документального подтверждения об устранении обстоятельств, в силу наступления которых сотрудник был отстранен от работы, по форме, предусмотренной приложением 34 к настоящей инструкции.
7.3. Предоставление сотрудникам отпусков.
7.3.1. Отпуск - непрерывный ежегодный отдых 75 , предоставляемый сотруднику работодателем в соответствии с порядком, предусмотренным федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, локальными нормативными актами предприятия, соглашениями, трудовым договором. Основания для предоставления сотруднику отпуска должны быть документально подтверждены.
7.3.2. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется сотруднику с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Продолжительность ежегодного оплачиваемого основного отпуска сотрудников, за исключением категорий сотрудников, перечисленных в приказе руководителя предприятия от 00.00.0000 N 000-к, составляет 28 календарных дней.
7.3.3. Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются сотрудникам предприятия:
7.3.3.1. Занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.
7.3.3.2. Имеющим особый характер работы.
7.3.3.3. С ненормированным рабочим днем.
7.3.3.4. Перечисленным в п. 0 приказа руководителя предприятия от 00.00.0000 N 000-к.
Продолжительность ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков сотрудников исчисляется в календарных днях, максимальным пределом не ограничивается и суммируется с продолжительностью ежегодных основных оплачиваемых отпусков соответствующих сотрудников.
7.3.4. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у сотрудника по истечении шести месяцев его непрерывной работы на предприятии 76 , если иное не предусмотрено трудовым договором или отдельным письменным соглашением между сотрудником и работодателем. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации предприятия по форме, предусмотренной приложением 35 к настоящей инструкции.
График отпусков утверждается не позднее 00 месяца предшествующего календарного года. О времени начала отпуска сотрудник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала по форме, предусмотренной приложением 36 к настоящей инструкции.
7.3.5. Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий сотрудника, в случаях, предусмотренных ст. 124 ТК РФ. По письменному соглашению между сотрудником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части, одна из которых должна иметь продолжительность не менее 14 календарных дней.
7.3.6. Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, с письменного согласия сотрудника по форме, предусмотренной приложением 37 к настоящей инструкции, может быть заменена денежной компенсацией. При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска с учетом положений ст. 127 ТК РФ.
7.3.7. Отпуск без сохранения заработной платы предоставляется сотрудникам предприятия по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам, подтвержденным документально, на основании письменного заявления по форме, предусмотренной приложением 38 к настоящей инструкции. Продолжительность такого отпуска определяется по соглашению между сотрудником и работодателем с учетом положений ст. 128 ТК РФ.
7.3.8. Предоставление сотруднику отпуска включает:
7.3.8.1. Рассмотрение письменного заявления сотрудника об отпуске.
7.3.8.2. Издание приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска.
7.3.8.3. Оформление записки-расчета о предоставлении отпуска, внесение записи о предоставлении отпуска в документацию по труду.
7.3.9. Рассмотрение письменного заявления о предоставлении отпуска производится руководителем предприятия в течение трех рабочих дней с даты подачи сотрудником. При рассмотрении заявления проверяются:
соответствие заявления форме, предусмотренной приложением 39 к настоящей инструкции;
сроки предоставления отпуска в соответствии с графиком отпусков 77 ;
документы, на основании которых сотрудник просит об отпуске.
7.3.10. Результаты рассмотрения письменного заявления отражаются в резолюции руководителя предприятия. На основании рассмотренного письменного заявления работодателем издается приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска по форме, предусмотренной приложением 40 к настоящей инструкции.
7.3.11. Сотрудник, которому предоставляется отпуск, должен быть ознакомлен с приказом (распоряжением) под роспись в течение трех рабочих дней с даты издания. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска готовится записка-расчет о предоставлении отпуска по форме, предусмотренной приложением 41 к настоящей инструкции, а соответствующие записи вносятся в документацию по труду.
7.4. Направление сотрудников в командировки.
7.4.1. Служебная (деловая) командировка - поездка сотрудника по письменному приказу (распоряжению) работодателя на определенный срок для выполнения служебного (делового) поручения вне места постоянной работы 78 . Направление в командировку организуется на основании плана командировок по форме, предусмотренной приложением 42 к настоящей инструкции, за исключением внеплановых (срочных) командировок 79 .
7.4.2. Организация направления в командировку включает:
7.4.2.1. Рассмотрение документов, обосновывающих необходимость направления в командировку.
7.4.2.2. Выявление обстоятельств, препятствующих направлению сотрудника в командировку (с их документальным подтверждением).
7.4.2.3. Подготовка служебного (делового) задания на командировку.
7.4.2.4. Издание приказа (распоряжения) о направлении в командировку.
7.4.2.5. Подготовка командировочного удостоверения.
7.4.2.6. Рассмотрение отчетных документов о командировке.
7.4.2.7. Издание приказа о прибытии из командировки и возмещении расходов, связанных с командировкой.
7.4.3. До принятия решения о направлении в командировку отделом кадров рассматриваются документы, обосновывающие ее необходимость: план командировок, докладную записку начальника структурного подразделения - непосредственного руководителя сотрудника, подлежащего направлению в командировку, письменный вызов сторонней организации и др. Результаты рассмотрения докладываются руководителю предприятия справкой по форме, предусмотренной приложением 43 к настоящей инструкции.
7.4.4. Выявление обстоятельств, препятствующих направлению сотрудника в командировку, производится на основании соответствующих документов: справок о состоянии здоровья сотрудника, справок о сроках предоставления сотруднику ежегодного оплачиваемого отпуска и др. Запрещаются направление в командировки беременных, а лиц с семейными обязанностями, не давшим письменного согласия на направление в командировку по форме, предусмотренной приложением 44 к настоящей инструкции. Лица с семейными обязанностями до получения письменного согласия должны быть ознакомлены письменно по форме, предусмотренной приложением 45 к настоящей инструкции, со своим правом отказаться от направления в командировку. Указанные лица не могут быть направлены в командировку, если это запрещено им надлежащим образом оформленным медицинским заключением.
7.4.5. Подготовка служебного (делового) задания на командировку производится на основании резолюции руководителя предприятия на справке отдела кадров (см. п. 7.4.3). Форма задания определена приложением 46 к настоящей инструкции.
7.4.6. Издание приказа (распоряжения) о направлении в командировку производится на основании задания на командировку. Форма приказа определена приложением 47 к настоящей инструкции.
7.4.7. Подготовка командировочного удостоверения производится на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. Форма командировочного удостоверения определена приложением 48 к настоящей инструкции.
7.4.8. Рассмотрение отчетных документов о командировке производится отделом кадров с целью определения своевременности, полноты и качества выполнения задания на командировку, а также законности и размеров произведенных в период командировки расходов. Результаты рассмотрения докладываются руководителю предприятия справкой по форме, предусмотренной приложением 49 к настоящей инструкции.
7.4.9. Издание приказа о прибытии из командировки и возмещении расходов, связанных с командировкой, производится на основании резолюции руководителя предприятия на справке отдела кадров (см. п. 7.4.8). Форма приказа определена приложением 50 к настоящей инструкции.
7.4.10. На период командировки сотруднику гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка. Расходы, связанные с командировкой, возмещаются сотруднику на основании отчета по форме, предусмотренной приложением 51 к настоящей инструкции, с приложением надлежащим образом оформленных документов, подтверждающих расходы:
- по проезду;
- по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные сотрудником с разрешения или ведома работодателя.
7.5. Прекращение трудового договора с сотрудниками (увольнение).
7.5.1. Прекращение трудового договора - истечение срока действия или расторжение письменного соглашения между представителем работодателя (руководителем предприятия или иным уполномоченным должностным лицом предприятия) и соответствующим сотрудником по основаниям, предусмотренным федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, локальными нормативными актами предприятия, соглашениями или трудовым договором. Общими основаниями прекращения трудового договора являются:
7.5.1.1. Письменное соглашение сторон.
7.5.1.2. Истечение срока трудового договора.
7.5.1.3. Инициатива (собственное желание) сотрудника, выраженная в форме письменного заявления.
7.5.1.4. Инициатива работодателя, выраженная в форме письменного предупреждения (уведомления) (см. в этой связи рис. 7.1).
----------------------------------- ¦ Общие основания прекращения ¦ ¦ трудового договора по инициативе¦ ¦ работодателя ¦ ----------------------------------- ---------------------------- ¦ --------------------------- ¦ Неудовлетворительный ¦ ¦ ¦ Ликвидация предприятия ¦ ¦ результат испытания +--+--+ (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)¦ ¦ при приеме на работу ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (ч. 1 ст. 71 ТК РФ) ¦ ¦ ¦ ¦ ---------------------------- ¦ --------------------------- ---------------------------- ¦ --------------------------- ¦ Сокращение численности ¦ ¦ ¦Несоответствие сотрудника¦ ¦ (штата) предприятия +--+--+ занимаемой должности ¦ ¦ (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) ¦ ¦ ¦(выполняемой работе) 81 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)¦ ---------------------------- ¦ --------------------------- ---------------------------- ¦ --------------------------- ¦Неоднократное неисполнение¦ ¦ ¦ Однократное грубое ¦ ¦ сотрудником трудовых ¦ ¦ ¦ нарушение сотрудником ¦ ¦ обязанностей 82 +--+--+ трудовых обязанностей ¦ ¦ (п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) ¦ ¦ ¦ (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 83 ¦ ---------------------------- ¦ --------------------------- ---------------------------- ¦ --------------------------- ¦ Совершение сотрудником ¦ ¦ ¦ Совершение сотрудником ¦ ¦ 84 виновных действий, ¦ ¦ ¦ 85 аморального ¦ ¦ дающих основание +--+--+проступка, несовместимого¦ ¦ для утраты доверия к нему¦ ¦ ¦ с продолжением работы ¦ ¦ (п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) ¦ ¦ ¦ (п. 8 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)¦ ---------------------------- ¦ --------------------------- ---------------------------- ¦ --------------------------- ¦ Принятие сотрудником 86 ¦ ¦ ¦ При наступлении ¦ ¦ необоснованного решения, ¦ ¦ ¦ обстоятельств, ¦ ¦ повлекшего ущерб +--+--+ предусмотренных трудовым¦ ¦ предприятию ¦ ¦ ¦договором с руководителем¦ ¦ (п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) ¦ ¦ ¦ предприятия 87 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(п. 13 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)¦ ---------------------------- ¦ --------------------------- -------------+------------- ¦Представление сотрудником¦ ¦ подложных документов ¦ ¦ при заключении трудового¦ ¦ договора ¦ ¦(п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)¦ ---------------------------
Рис. 7.1
7.5.1.5. Перевод сотрудника по его письменной просьбе или с его письменного согласия на работу к другому работодателю либо переход на выборную работу (должность).
7.5.1.6. Выраженный в форме письменного заявления отказ сотрудника 80 от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, с изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизацией.
7.5.1.7. Выраженный в форме письменного заявления отказ сотрудника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора вследствие изменения организационно-технологических условий труда.
7.5.1.8. Выраженный в форме письменного заявления отказ сотрудника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, либо отсутствие у работодателя такой работы.
7.5.1.9. Выраженный в форме письменного заявления отказ сотрудника от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем.
7.5.1.10. Документально подтвержденные обстоятельства, не зависящие от воли сторон (см. в этой связи рис. 7.2).
-------------------------------- ¦ Общие основания прекращения ¦ ¦ трудового договора ¦ ¦ по обстоятельствам, ¦ ¦ не зависящим от воли сторон ¦ -------------------------------- -------------------------- ¦ --------------------------- ¦ Призыв на военную ¦ ¦ ¦ Восстановление на работе¦ ¦ службу (направление ¦ ¦ ¦ лица, ранее выполнявшего¦ ¦ на альтернативную +--+--+ эту работу, по решению ¦ ¦ гражданскую службу) ¦ ¦ ¦ ГИТ (суда) ¦ ¦(п. 1 ч. 1 ст. 83 ТК РФ)¦ ¦ ¦(п. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ)¦ -------------------------- ¦ --------------------------- -------------------------- ¦ --------------------------- ¦ Неизбрание сотрудника ¦ ¦ ¦ Осуждение сотрудника ¦ ¦ на должность ¦ ¦ ¦к наказанию, исключающему¦ ¦(п. 3 ч. 1 ст. 83 ТК РФ)+--+--+ продолжение прежней ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ работы 88 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ)¦ -------------------------- ¦ --------------------------- -------------------------- ¦ --------------------------- ¦ Признание сотрудника ¦ ¦ ¦ Смерть сотрудника либо ¦ ¦ полностью неспособным ¦ ¦ ¦ признание судом ¦ ¦ к трудовой деятельности+--+--+ сотрудника умершим ¦ ¦ 89 (п. 5 ч. 1 ст. 83 ¦ ¦ ¦ или безвестно ¦ ¦ ТК РФ) ¦ ¦ ¦ отсутствующим ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ)¦ -------------------------- ¦ --------------------------- -------------------------- ¦ --------------------------- ¦ Наступление ¦ ¦ ¦ Дисквалификация или иное¦ ¦ чрезвычайных +--+--+ административное ¦ ¦ обстоятельств 90 ¦ ¦ ¦наказание сотрудника 91 ¦ ¦(п. 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ)¦ ¦ ¦ (п. 8 ч. 1 ст. 83 ТК РФ)¦ -------------------------- ¦ --------------------------- -------------------------- ¦ --------------------------- ¦ Истечение срока ¦ ¦ ¦ Отмена решения суда ¦ ¦ действия специального ¦ ¦ ¦ (ГИТ) о восстановлении ¦ ¦ права (лицензии и др.) +--+--+ работника на работе ¦ ¦ сотрудника ¦ ¦ ¦(п. 11 ч. 1 ст. 83 ТК РФ)¦ ¦(п. 9 ч. 1 ст. 83 ТК РФ)¦ ¦ ¦ ¦ -------------------------- ¦ --------------------------- -------------+------------- ¦ Прекращение сотруднику ¦ ¦допуска к государственной¦ ¦ тайне, если выполняемая ¦ ¦ им работа требует такого¦ ¦ допуска ¦ ¦(п. 10 ч. 1 ст. 83 ТК РФ)¦ ---------------------------
Рис. 7.2
7.5.1.11. Нарушение установленных федеральными законами правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы (см. в этой связи рис. 7.3).
----------------------------------- ¦ Общие основания прекращения ¦ ¦ трудового договора, заключенного¦ ¦с нарушением установленных правил¦ ----------------------------------- ---------------------------- ¦ ---------------------------- ¦ Заключение трудового ¦ ¦ ¦ Заключение трудового ¦ ¦ договора в нарушение ¦ ¦ ¦ договора на выполнение ¦ ¦ приговора суда 92 +--+--+ работы, противопоказанной¦ ¦(абз. 2 ч. 1 ст. 84 ТК РФ)¦ ¦ ¦ сотруднику по состоянию ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ здоровья ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(абз. 3 ч. 1 ст. 84 ТК РФ)¦ ---------------------------- ¦ ---------------------------- ---------------------------- ¦ ---------------------------- ¦ Отсутствие у сотрудника ¦ ¦ ¦ Заключение трудового ¦ ¦ документа об образовании ¦ ¦ ¦ договора в нарушение ¦ ¦ 93 (абз. 4 ч. 1 ст. 84 +--+--+ постановления ¦ ¦ ТК РФ) ¦ ¦ о дисквалификации 94 ¦ ¦ ¦ ¦ сотрудника ¦ ¦ ¦ ¦(абз. 5 ч. 1 ст. 84 ТК РФ)¦ ---------------------------- ----------------------------
Рис. 7.3
7.5.1.12. Иные документально подтвержденные обстоятельства, наступление которых в соответствии с федеральными законами допускает прекращение трудового договора с сотрудником (см. в этой связи рис. 7.4).
---------------------------- ¦Иные основания прекращения¦ ¦ трудового договора ¦ ---------------------------- ----------------------------- ¦ ---------------------------- ¦ Принятие на работу, ¦ ¦ ¦ При наступлении ¦ ¦ порученную сотруднику- ¦ ¦ ¦ обстоятельств, ¦ ¦ совместителю, сотрудника, ¦ ¦ ¦ предусмотренных ¦ ¦ для которого эта работа +--+--+ в отношении прекращения ¦ ¦ будет являться основной ¦ ¦ ¦ трудового договора ¦ ¦ (ст. 288 ТК РФ) ¦ ¦ ¦ с сотрудником, работающим¦ ¦ ¦ ¦ ¦ за границей РФ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (ст. 341 ТК РФ) ¦ ----------------------------- ¦ ---------------------------- ----------------------------- ¦ ---------------------------- ¦ При наступлении ¦ ¦ ¦ При наступлении ¦ ¦ обстоятельств, ¦ ¦ ¦ обстоятельств, ¦ ¦ предусмотренных ¦ ¦ ¦ предусмотренных ¦ ¦ в отношении прекращения +--+--+ в отношении прекращения ¦ ¦ трудового договора ¦ ¦ трудового договора ¦ ¦с руководителем предприятия¦ ¦ с сотрудником-надомником ¦ ¦ (ст. 278 ТК РФ) ¦ ¦ (ст. 312 ТК РФ) ¦ ----------------------------- ----------------------------
Рис. 7.4
7.5.2. Прекращение трудового договора включает:
7.5.2.1. Рассмотрение письменного заявления сотрудника о прекращении с ним трудового договора либо направление сотруднику письменного предупреждения (уведомления) о предстоящем прекращении трудового договора.
7.5.2.2. Рассмотрение документального подтверждения обстоятельств, обеспечивающих законность прекращения трудового договора с данным сотрудником.
7.5.2.3. Издание приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора.
7.5.2.4. Внесение в трудовую книжку сотрудника записи о прекращении трудового договора, обеспечение расчета с сотрудником.
7.5.2.5. Оформление документов, сопровождающих прекращение с сотрудником трудового договора.
7.5.3. Рассмотрение письменного заявления сотрудника о прекращении с ним трудового договора производится руководителем предприятия в течение трех рабочих дней с даты подачи сотрудником. При рассмотрении заявления принимаются во внимание:
7.5.3.1. Мотивированное мнение непосредственного начальника сотрудника, выраженное в письменном отзыве по форме, предусмотренной приложением 52 к настоящей инструкции, либо в визе на письменном заявлении сотрудника.
7.5.3.2. Мотивированное мнение начальника отдела (группы) ротации, выраженное в визе на письменном заявлении сотрудника.
7.5.3.3. В необходимых случаях - мотивированное мнение аттестационной комиссии предприятия, выраженное в представлении по форме, предусмотренной приложением 53 к настоящей инструкции.
7.5.3.4. В необходимых случаях - мотивированное мнение профсоюзной организации предприятия, выраженное в визе на письменном заявлении сотрудника.
7.5.4. Предупреждение (уведомление) о предстоящем прекращении с ним трудового договора доводится до сведения сотрудника персонально, письменно, под роспись, по форме, предусмотренной приложением 54 к настоящей инструкции. При отказе от росписи (ознакомления) составляется акт по форме, предусмотренной приложением 55 к настоящей инструкции.
7.5.5. Рассмотрение обстоятельств, обеспечивающих законность прекращения трудового договора с данным сотрудником, производится отделом (группой) ротации на основании соответствующих документов. Результаты рассмотрения докладываются руководителю предприятия справкой. Форма справки определена приложением 56 к настоящей инструкции. В справке, помимо прочего, указывается:
а) уточненный порядок выдачи сотруднику трудовой книжки (см. далее);
б) состав документов, подлежащих выдаче сотруднику в связи с увольнением;
в) уточненный порядок расчета с сотрудником (см. далее).
7.5.6. Издание приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора на основании резолюции руководителя предприятия на справке отдела ротации (см. п. 7.5.5). Форма приказа определена приложением 57 к настоящей инструкции.
7.5.7 Сотрудник, с которым прекращается трудовой договор, должен быть ознакомлен с приказом (распоряжением) под роспись в течение трех рабочих дней с даты издания, но не позднее дня увольнения. При отказе от росписи (ознакомления) либо в случае невозможности ознакомить сотрудника с приказом (распоряжением) об этом на приказе (распоряжении) делается отметка по форме, предусмотренной приложением 58 к настоящей инструкции.
7.5.8. Внесение в трудовую книжку сотрудника записи о прекращении трудового договора производится на основании приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора. Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками федерального закона и со ссылкой на соответствующую статью (часть статьи, пункт статьи) федерального закона.
7.5.9. В день прекращения трудового договора сотруднику выдается надлежащим образом оформленная трудовая книжка. Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда сотрудник фактически не работал, но за ним в соответствии с федеральными законами сохранялось место работы (должность).
7.5.10. Если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку сотруднику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, отделом кадров направляется письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях:
несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении по основанию, предусмотренному пп. "а" п. 6 ч. 1 ст. 81 или п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ;
при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с ч. 2 ст. 261 ТК РФ.
7.5.11. По письменному обращению сотрудника, не получившего трудовую книжку после увольнения, последняя в надлежаще оформленном виде выдается не позднее трех рабочих дней со дня обращения. В случае смерти (признания судом умершим или безвестно отсутствующим) сотрудника трудовая книжка выдается по письменному обращению его родственников либо доверенных лиц.
До выдачи трудовой книжки личности родственников (доверенных лиц) и их полномочия должны быть документально подтверждены. Выдача трудовой книжки во всех случаях производится под роспись по форме, предусмотренной приложением 59 к настоящей инструкции.
7.5.12. Отдел ротации ко дню увольнения готовит и представляет в бухгалтерию и иные структурные подразделения предприятия документы, необходимые для производства расчета с сотрудником в соответствии со ст. 140 ТК РФ. Форма документов определена приложением 60 к настоящей инструкции.
7.5.13. На основании приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора соответствующие записи вносятся в документацию по труду. Оформление копий документов (выписок из документов) либо справок, связанных с прекращением трудового договора (увольнением), и их выдача сотруднику производится в порядке, предусмотренном п. 2.3.11.4 настоящей инструкции.
71 Если условие о месте работы с указанием наименования структурного подразделения содержится в заключенном с данным сотрудником трудовом договоре.
72 С одновременным прекращением трудового договора, см. в этой связи п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
73 Обязательное психиатрическое освидетельствование в случаях, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.
74 При этом работодатель обязан предлагать сотруднику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности, а вакансии в других местностях - если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором с данным сотрудником.
75 Кроме отпусков, предоставляемых сотрудникам в особых случаях, см. далее.
76 За исключением категорий сотрудников, перечисленных в ст. 122 ТК РФ.
77 В отношении отпусков, предоставляемых в соответствии с графиком.
78 Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
79 Решение о направлении во внеплановую командировку принимается руководителем предприятия на основании документов, обосновывающих необходимость командировки.
80 Руководителя, заместителя руководителя или главного бухгалтера предприятия.
81 Вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации данного работника, проведенной в установленном порядке.
82 Без уважительных причин - при условии, что данный работник имеет дисциплинарное взыскание.
83 Руководителем, заместителем руководителя - п. 10 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
84 Непосредственно обслуживающим товарные или денежные ценности в соответствии с трудовым договором (дополнением к нему - например, договором о материальной ответственности).
85 Выполняющим воспитательные функции.
86 Руководителя, заместителя руководителя или главного бухгалтера предприятия.
87 И членами коллегиального органа управления предприятием.
88 В соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу.
89 В соответствии с выданным в установленном законодательством порядке медицинским заключением.
90 Препятствующих продолжению трудовых отношений и признанных в качестве таковых решением органа государственной власти.
91 Исключающее возможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору.
92 О лишении конкретного сотрудника права занимать определенные должности (заниматься определенной деятельностью).
93 Если выполнение работы требует от сотрудника специальных знаний в соответствии с федеральным законом или иным нормативным правовым актом.
94 Ином административном наказании сотрудника, исключающем возможность исполнения им обязанностей по трудовому договору.
VIII. Организация документирования кадровой работы
8.1. Документооборот, его составляющие.
8.1.1. Документооборот - движение документов, образующихся в деятельности предприятия с момента их создания (поступления) до завершения исполнения (отправки, передачи на хранение 95 ). Оборот документов по кадровой работе 96 следует рассматривать в качестве составляющей общего документооборота предприятия 97 .
8.1.2. Документы по кадрам, образующиеся в повседневной деятельности предприятия, по месту происхождения делятся на входящие, исходящие и внутренние. При этом:
входящие документы по кадрам поступают на предприятие от других юридических, включая общественные организации, а также физических лиц, например: постановления органов власти (управления), приговоры суда, письменные обращения граждан и т.п.;
исходящие документы по кадрам направляются от предприятия другим юридическим и Услуги для граждан, например: письма, справки, отчеты и пр.;
внутренние документы по кадрам издаются предприятием исключительно для внутреннего пользования, например: приказы 98 , протоколы, акты и т.д.
8.1.3. Обработка входящих документов.
8.1.3.1. Поступление входящих документов по кадрам происходит по каналам почтовой либо электрической связи (в том числе по электронной почте, телеграфу, телефону, телефаксу и, несколько реже, по телексу и радио). Отдельные документы могут доставляться курьером или непосредственно отправителем (см. рис. 8.1).
--------------------------------------------------------------------------- ¦ N N ¦ Способ получения ¦ Наименование документа (документов) ¦ ¦п. п.¦ или доставки ¦ ¦ +-----+--------------------+----------------------------------------------+ ¦ 1.¦Почтовая связь ¦Простые и заказные письма, почтовые карточки ¦ ¦ ¦ ¦(открытки), бандероли, посылки (мелкие ¦ ¦ ¦ ¦пакеты), печатные издания (периодика ¦ ¦ ¦ ¦и каталоговая полиграфическая продукция) ¦ +-----+--------------------+----------------------------------------------+ ¦ 2.¦Электронная почта ¦Электронные сообщения с приложенными файлами ¦ ¦ ¦ ¦(текстовыми, графическими, аудио-, фото- ¦ ¦ ¦ ¦и видеодокументами) ¦ +-----+--------------------+----------------------------------------------+ ¦ 3.¦Телеграф ¦Телеграммы (телетайпограммы) ¦ +-----+--------------------+----------------------------------------------+ ¦ 4.¦Телефон ¦Телефонограммы ¦ +-----+--------------------+----------------------------------------------+ ¦ 5.¦Телефакс ¦Телефаксограммы ¦ +-----+--------------------+----------------------------------------------+ ¦ 6.¦Телекс ¦Телексограммы ¦ +-----+--------------------+----------------------------------------------+ ¦ 7.¦Радиосвязь ¦Радиограммы ¦ +-----+--------------------+----------------------------------------------+ ¦ 8.¦Фельдъегерская ¦Срочная или особо важная почтовая ¦ ¦ ¦доставка ¦корреспонденция, в т.ч. письма, бандероли, ¦ ¦ ¦ ¦посылки, доставляемые между разными ¦ ¦ ¦ ¦населенными пунктами ¦ +-----+--------------------+----------------------------------------------+ ¦ 9.¦Курьерская доставка ¦Срочная или особо важная почтовая ¦ ¦ ¦ ¦корреспонденция, в т.ч. письма, бандероли, ¦ ¦ ¦ ¦посылки, доставляемые в пределах одного ¦ ¦ ¦ ¦населенного пункта ¦ +-----+--------------------+----------------------------------------------+ ¦ 10.¦Личная доставка ¦Почтовая корреспонденция личного характера, ¦ ¦ ¦ ¦в т.ч. письма, бандероли, посылки, ¦ ¦ ¦ ¦доставляемые в пределах одного населенного ¦ ¦ ¦ ¦пункта ¦ ------+--------------------+-----------------------------------------------
Рис. 8.1
8.1.3.2. Обработка входящих документов по кадрам в общем случае включает:
- прием документа по каналам связи, от курьера или отправителя;
- проверку целостности конвертов (упаковки) и вложений;
- проверку правильности адресования;
- вскрытие конвертов (упаковок);
- систематизацию (сортировку) документов на регистрируемые и нерегистрируемые;
- регистрацию;
- предварительное рассмотрение;
- передачу документов на рассмотрение (исполнение).
Все операции по обработке документов следует производить в специально приспособленном для этой цели помещении (кадровом делопроизводстве).
8.1.3.3. Доставка почтовой корреспонденции 99 возлагается на курьера или секретаря. Доставленная корреспонденция пересчитывается, после чего производится проверка целостности упаковки и вложений 100 .
8.1.3.4. Проверка правильности адресования выполнятся с целью своевременного выявления документов, предназначенных другим адресатам 101 . После этого производится вскрытие конвертов (упаковок) правильно адресованной почтовой корреспонденции, при этом конверты с пометкой "Лично" не вскрываются, а передаются непосредственно тому лицу, сведения о котором указаны на конверте 102 .
8.1.3.5. Последующая регистрация документов по кадрам включает:
простановку на документе регистрационного штампа "Вх. N ___" 103 ;
присвоение документу регистрационного индекса;
внесение присвоенного документу индекса и даты поступления документа в регистрационный штамп;
внесение справочных сведений о документе в регистрационную (регистрационно-контрольную) форму (РК (РКФ)) - карточку, журнал или книгу регистрации входящих документов по форме, предусмотренной приложением 61 к настоящей инструкции 104 .
8.1.3.6. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью их распределения на требующие обязательного рассмотрения руководителем предприятия и направляемые непосредственно в структурные подразделения (должностным лицам) предприятия. Предварительное рассмотрение документов осуществляется в зависимости от их адресации исходя из оценки содержания каждого документа и с учетом распределения полномочий между должностными лицами (структурными подразделениями).
8.1.3.7. Документы, адресованные структурным подразделениям или должностным лицам предприятия, обычно передаются непосредственно этим структурным подразделениям (должностным лицам), а документы, не имеющие конкретной адресации либо адресованные руководителю предприятия, передаются последнему. Передача документов на рассмотрение производится с простановкой соответствующей отметки в РКФ.
8.1.3.8. Рассмотренные документы возвращаются с соответствующей резолюцией (см. далее). После этого содержание резолюции вносится в РКФ, а документ, в зависимости от содержания резолюции, передается на исполнение либо - в том случае, если он носит сугубо информационный характер - подшивается в дело 105 .
8.1.3.9. Обработка входящих электронных документов (далее - ЭД) выполняется с соблюдением ряда особенностей. Прием ЭД по каналам сообщений электронной почты производится на единый (официальный) электронный адрес предприятия... (указать конкретно).
При регистрации указанных ЭД к регистрационному индексу добавляется знак @ ("эт"), например: N 10/04-06@. В необходимых случаях производится распечатка ЭД с последующим проставлением заверительной надписи (штампа): "Документ получен в электронном виде, распечатка соответствует оригиналу", после чего бумажная копия документа регистрируется в соответствии с вышеизложенными правилами.
8.1.3.10. Обработка входящих телеграмм включает прием (под расписку с проставлением даты и времени приема), регистрацию и передачу документа на рассмотрение (исполнение). Обработка входящих телефонограмм включает прием (запись текста в специальном журнале либо на бланке), регистрацию и передачу документа на рассмотрение (исполнение).
Обработка входящих факсограмм включает прием (с последующим делением ленты документа на листы формата А4), регистрацию и передачу документа на рассмотрение (исполнение). При наличии в тексте отметки "С досылкой подлинника" об этом делается отметка в регистрационном штампе.
8.1.4. Организация исполнения входящих документов.
8.1.4.1. Исполнение документов по кадрам организуется в соответствии с резолюцией - кратким письменным распоряжением, сделанным руководителем предприятия (иным лицом, уполномоченным рассматривать соответствующий документ) на документе. В резолюции указываются:
фамилия, инициалы и (или) наименование должности исполнителя (при наличии нескольких исполнителей, кроме того, ответственного исполнителя);
- содержание поручения (что именно следует выполнить);
- срок исполнения;
- личная подпись автора резолюции;
- дата оформления резолюции.
8.1.4.2. После получения от руководителя предприятия рассмотренных документов по кадровой работе секретарь (иной уполномоченный работник) производит:
регистрацию резолюций в РКФ;
оперативное оповещение исполнителей (ответственных исполнителей) из числа сотрудников отдела кадров;
в необходимых случаях - тиражирование документа в требуемом количестве экземпляров (с последующим учетом копий документа).
8.1.4.3. Выдача документа исполнителю (ответственному исполнителю), как правило, производится не позднее, чем на следующий рабочий день после возвращения документа, под роспись в РКФ. Исполнитель обеспечивает:
сохранность документа в процессе работы с ним;
своевременное, полное и качественное исполнение документа в точном соответствии с резолюцией;
самоконтроль за исполнением документа по существу вопроса;
предоставление контролирующим инстанциям достоверных сведений о ходе исполнения документа.
8.1.4.4. Ответственный исполнитель, кроме указанного в п. 8.1.4.3, обеспечивает рациональное распределение обязанностей между соисполнителями, координацию их работы, осуществляет контроль за ее надлежащим исполнением. Соисполнители в этом случае прежде всего обеспечивают своевременный, полный и качественный анализ информации, а также представление ответственному исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
8.1.4.5. В общем случае исполнение документа по кадровой работе предусматривает:
сбор и обработку информации, необходимой для исполнения документа (подготовки проекта ответного документа);
подготовку предложений по исполнению документа (проекта ответного документа);
уточнение предложений (проекта ответного документа);
реализацию предложений (оформление, согласование, представление проекта документа на подпись (утверждение));
информирование лица - автора резолюции об исполнении (подготовку документа к отправке по назначению) в форме отметки об исполнении документа на экземпляре, помещаемом в дело.
8.1.4.6. Проект документа должен отвечать требованиям, предъявляемым к подготовке деловых документов, а также в точности соответствовать сути поручения, указанного в резолюции. В необходимых случаях производится предварительное согласование проекта документа, при этом:
а) внешнее согласование, как правило, выполняется:
с руководством территориального органа управления (власти) по месту регистрации индивидуального предпринимателя - в случаях, когда в соответствии с законодательством совершение действий, предписываемых документом, допускается только с разрешения этого органа;
с юридическими (физическими) лицами, выступающими обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, либо интересы которых затрагиваются в соответствующем документе;
с разрешительными инстанциями - в случаях, когда в соответствии с законодательством совершение действий, предписываемых документом, допускается только с разрешения этих инстанций;
с органами, осуществляющими государственный контроль (надзор, инспектирование) в определенной области деятельности.
б) внутреннее согласование обычно выполняется:
со структурными подразделениями, которым в соответствии с документом предписывается выполнение тех или иных поручений;
с представительным органом работников, если в соответствии с законодательством такое согласование является обязательным - например, для учета мнения представительного органа работников;
с главными (ведущими) специалистами - по направлениям (вопросам) деятельности, затрагиваемым в документе и относящимся к компетенции соответствующих специалистов.
8.1.4.7. До рассмотрения руководителем предприятия проект документа проверяется на предмет соответствия законодательству юристом. Подписанный (утвержденный) оригинал документа регистрируется, тиражируется в требуемом количестве экземпляров и готовится к отправке (см. далее) 106 .
Копии документа, подлежащие отправке, рассылаются в соответствии со сведениями об адресате. Контрольный экземпляр документа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел предприятия (см. далее).
8.1.5. Организация работы с исходящими документами.
8.1.5.1. Обработка исходящих бумажных документов в общем случае включает:
- прием уполномоченным сотрудником отдела кадров подготовленных к отправке документов от исполнителей (ответственных исполнителей);
- проверку правильности оформления, адресования и комплектности документов;
- регистрацию документов;
- сортировку документов по видам почтовых отправлений и адресам;
- простановку адресных сведений на конвертах (упаковках);
- фальцовку (перегиб) документов, их вложение в конверты (упаковки);
- заклеивание конвертов (упаковок), их маркировку;
- упаковку в транспортировочную тару.
8.1.5.2. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и рассылаться по назначению, как правило, в день их подписания (утверждения), но не позднее следующего рабочего дня. Указанные документы принимаются для последующей рассылки секретарем или иным уполномоченным работником 107 :
- полностью оформленными;
- размноженными в требуемом количестве экземпляров;
- с указанием почтового адреса;
- в комплекте с приложениями и сопроводительными письмами, если это обусловлено особенностями комплектации соответствующего документа.
8.1.5.3. Регистрация исходящих документов производится по тем же правилам, что и для входящих документов. Сортировка документов - по видам почтовых отправлений и адресам - производится для того, чтобы сократить время на выполнение последующих операций (действий) по подготовке к рассылке.
8.1.5.4. Простановка адресных сведений на конвертах (упаковках) выполняется в соответствии со сведениями, указанными исполнителем (ответственным исполнителем). Фальцовка документов производится таким образом, чтобы при минимальном количестве перегибов размер почтового отправления в точности соответствовал размеру конверта (упаковки).
8.1.5.5. Заклеивание конвертов (упаковок) и их маркировка (наклеивание знаков почтовой оплаты) обеспечивает сохранность почтовых отправлений и их своевременную доставку к месту назначения (без взимания доплаты с адресата). На заказную корреспонденцию составляется реестр.
8.1.5.6. Обработка рассылаемых ЭД производится вышеописанным образом, но с соблюдением ряда особенностей. Отправку ЭД по каналам электронной почты рекомендуется производить с единого (официального) электронного адреса предприятия 108 109 .
8.1.5.7. Обработка исходящих телеграмм и факсограмм включает прием от исполнителя 110 , регистрацию и отправку. Обработка исходящих телефонограмм включает запись текста в специальном журнале либо на бланке, его подписание уполномоченным работником, регистрацию и последующую передачу по телефону 111 .
8.1.6. Организация работы с внутренними документами по кадрам осуществляется через секретаря (иного уполномоченного работника) теми сотрудникам предприятия, для которых они предназначены, с соответствующей отметкой в РКФ. Примерная схема организации работы с внутренними документами представлена на рис. 8.2.
--------------------------------------- ¦ Подготовка предварительного ¦ ¦(чернового) варианта текста документа¦ --------------------------------------- ----------------+---------------------- ¦ Редактирование и корректирование ¦ ¦ предварительного варианта текста ¦ ¦ документа ¦ --------------------------------------- ----------------+---------------------- ¦ Согласование уточненного варианта ¦ ¦ текста документа ¦ --------------------------------------- ----------------+---------------------- ¦ Оформление окончательного варианта ¦ ¦ текста документа ¦ --------------------------------------- ----------------+---------------------- ¦ Подготовка приложений ¦ ¦ (при необходимости) ¦ --------------------------------------- --------------------------------------------- ---+----------------------------------- ¦ Утверждение (подписание) документа ¦ --------------------------------------- ----------------+---------------------- ¦ Регистрация документа ¦ --------------------------------------- ----------------+---------------------- ¦ Тиражирование документа ¦ --------------------------------------- ----------------+---------------------- ¦ Рассылка рабочих экземпляров ¦ ¦документа соответствующим должностным¦ ¦ лицам (структурным подразделениям) ¦ ¦ для применения в практической ¦ ¦ деятельности ¦ --------------------------------------- ----------------+---------------------- ¦ Помещение контрольного экземпляра ¦ ¦ документа в дело ¦ ---------------------------------------
Рис. 8.2
8.2. Контроль исполнения документов.
8.2.1. Контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное и качественное их исполнение. В общем случае организация контроля исполнения документов по кадровой работе включает:
8.2.1.1. Выявление документов, исполнение которых подлежит контролю.
8.2.1.2. Установление требований к срокам и качеству исполнения документов, подлежащих контролю.
8.2.1.3. Постановку документов на контроль исполнения.
8.2.1.4. Предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов.
8.2.1.5. Проверку соответствия исполнения документов по срокам и качеству на основе ранее установленных требований.
8.2.1.6. Снятие исполненного документа с контроля.
8.2.1.7. Учет, обобщение и анализ хода и результатов контроля исполнения документов.
8.2.1.8. Информирование руководителя предприятия, начальников структурных подразделений, включая начальника отдела кадров, о состоянии исполнительской дисциплины и мерах по обеспечению своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
8.2.2. Организация контроля исполнения документов по кадровой работе возлагается на инспектора отдела кадров по контролю за исполнением документов. Непосредственный контроль за надлежащим исполнением документов осуществляют руководители соответствующих структурных подразделений, а также ответственные исполнители (исполнители).
8.2.3. На контроль исполнения ставятся все зарегистрированные документы, требующие исполнения и (или) включенные в Табель документов (см. далее). При этом наиболее тщательному контролю, как правило, подлежат входящие документы территориальных органов управления (власти), входящие и внутренние документы, отражающие приоритеты деятельности предприятия, документы, требующие срочного или оперативного исполнения, а также иные документы - по решению руководителя предприятия.
8.2.4. Для постановки документа на контроль в верхней части лицевой стороны его первого листа (у правого поля, на свободном от текста месте) делается соответствующая отметка, обозначаемая штампом "К" или "Контроль". Кроме того, при постановке документа на контроль исполнения в РКФ фиксируются следующие сведения 112 :
- содержание поручения (резолюции);
- сведения о лице, в соответствии с поручением (резолюцией) которого исполнение документа подлежит контролю либо иное основание для постановки документа на контроль;
- сведения об исполнителе (ответственном исполнителе и соисполнителях) документа;
- срок исполнения документа, а при необходимости, особые требования к исполнению документа (форма представления (вид документа, специфические требования к содержанию и структуре документа, и т.п.).
8.2.5. На основе сведений, зафиксированных в РКФ, может формироваться контрольная картотека. Такая картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям (ответственным исполнителям), по группам документов (в зависимости от их содержания и функционального назначения) и ведется в бумажном и электронном видах.
8.2.6. Предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов по кадровой работе осуществляется с соблюдением следующих основных правил:
а) систематичность. Предварительная проверка проводится на всех этапах исполнения документа;
б) регулярность. Предварительная проверка, в частности, организуется:
в отношении документов, подлежащих исполнению в предстоящем календарном году - не реже одного раза в текущем году;
в отношении документов, подлежащих исполнению в предстоящем месяце - не реже одного раза в текущем месяце;
в отношении документов, подлежащих исполнению в текущем месяце - в среднем еженедельно и за неделю до истечения срока исполнения;
в отношении документов, подлежащих срочному или оперативному исполнению - ежедневно;
в) документальное подтверждение результатов проверки. Все напоминания исполнителям, как и полученная от них информация о состоянии документа, фиксируются в РКФ;
г) комплексность. Проверке подлежат и сроки, и качество исполнения документа.
8.2.7. Особое внимание в ходе проверок обращается на соответствие достигнутых результатов содержанию поручения (резолюции). В необходимых случаях исполнителю (ответственному исполнителю) делается напоминание о порядке исполнения документа с простановкой отметки в РКФ.
8.2.8. В исключительных случаях срок исполнения документа может быть изменен на более поздний. С этой целью исполнитель (ответственный исполнитель) не менее чем за три рабочих дня до истечения ранее установленного срока исполнения документа представляет (с ведома своего непосредственного начальника) ответственному за организацию контроля мотивированную письменную просьбу по форме, предусмотренной приложением 62 к настоящей инструкции, с указанием нового срока исполнения документа 113 .
8.2.9. Снятие исполненного документа с контроля допускается после фактического исполнения предусмотренных резолюцией (иным образом) заданий, поручений, запросов и/или документированного подтверждения их исполнения по существу с обязательным сообщением результатов исполнения заинтересованным сторонам. О снятии документа с контроля делается отметка в документе и в РКФ.
8.2.10. Учет, обобщение и анализ хода и результатов контроля исполнения документов по кадровой работе производится путем формирования оперативных и аналитических отчетов. Порядок подготовки и представления отчетов устанавливается руководителем предприятия по представлению начальника отдела кадров. При подготовке отчетов используются сведения, полученные в ходе проверочных мероприятий, а также справки об исполнении документов, регулярно представляемые структурными подразделениями. Формы представления сведений определены приложением 63 к настоящей инструкции.
8.2.11. Посредством справок и отчетов организуется информирование о состоянии исполнительской дисциплины и мерах по обеспечению своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. На основе полученной информации руководитель предприятия принимает решения, направленные на совершенствование работы по исполнению документов и оптимизацию системы контроля за исполнением документов, дает соответствующие поручения начальникам структурных подразделений, включая начальника отдела кадров.
8.3. Организация текущего хранения документов по кадровой работе.
8.3.1. Организация текущего хранения документов по кадровой работе 114 начинается с разработки номенклатуры дел. Номенклатура дел представляет собой разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел 115 , применяемых предприятием в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения, при этом:
а) сводная номенклатура дел включает перечень заголовков всех дел предприятия;
б) номенклатура дел отдела кадров включает заголовки дел, относящиеся к организации кадровой работы.
8.3.2. Разработка сводной номенклатуры дел производится на основе номенклатур дел структурных подразделений, в деятельности которых образуются те или иные документы: финансовые, кадровые и т.п. Задачи, решаемые отделом кадров на основе номенклатуры дел по кадровой работе, представлены на рис. 8.3.
-------------------------------------- ¦ Номенклатура дел отдела кадров ¦ -------------------------------------- Задачи, решаемые на основе номенклатуры дел: ------------------------- ¦ ------------------------- ¦Группировка исполненных¦ ¦ ¦ Систематизация и учет ¦ ¦ документов в дела +-----+-----+ дел, закрепление ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ их индексов ¦ ------------------------- ¦ ------------------------- ------------------------- ¦ ------------------------- ¦ Обеспечение ¦ ¦ ¦ Определение сроков ¦ ¦ правильного и быстрого+-----+-----+ хранения дел ¦ ¦поиска дел (документов)¦ ¦ ¦ (документов) ¦ ------------------------- ¦ ------------------------- ------------------------- ¦ ------------------------- ¦ Составление описей дел¦ ¦ ¦ Учет дел временного ¦ ¦ постоянного +-----+-----+ (до 10 лет ¦ ¦ и временного ¦ ¦ ¦ включительно) хранения¦ ¦(свыше 10 лет) хранения¦ ¦ ¦ ¦ ------------------------- ¦ ------------------------- ------------+------------ ¦ Разработка ¦ ¦информационно-поисковой¦ ¦ системы по документам ¦ -------------------------
Рис. 8.3
8.3.3. В номенклатуру дел включаются все документы, подлежащие распределению в дела, в том числе и ЭД. Общий порядок разработки номенклатуры дел отдела кадров включает:
8.3.3.1. Изучение руководящих (организационно-распорядительных, нормативно-методических и иных) документов, определяющих перечни документов, и сроки их хранения.
8.3.3.2. Изучение особенностей, присущих организации кадрового делопроизводства, принимая во внимание содержание деятельности отдела кадров, объем, интенсивность и состав кадрового документооборота, организационную структуру и штатную численность, распределение полномочий по работе с документами между должностными лицами и т.п.
8.3.3.3. Предварительное определение заголовков дел, их последовательное упорядочение (в соответствии с функциональным назначением документов, подлежащих помещению в соответствующие дела).
8.3.3.4. Предварительное определение сроков хранения дел, присвоение им индексов.
8.3.3.5. Уточнение заголовков дел, включение резервных индексов, предназначенных для дел, заводимых по тем или иным причинам в течение календарного года.
8.3.3.6. Составление и оформление проекта номенклатуры дел.
8.3.3.7. Согласование проекта номенклатуры дел с заинтересованными сторонами (см. далее), в необходимых случаях - его уточнение и дооформление.
8.3.3.8. Утверждение проекта номенклатуры дел.
8.3.4. Проект номенклатуры дел структурного подразделения готовится по форме, предусмотренной приложением 64 к настоящей инструкции. При определении перечня документов, образующихся в деятельности отдела кадров, и сроков их хранения следует руководствоваться:
8.3.4.1. Положением о структурном подразделении.
8.3.4.2. Должностными инструкциями работников структурного подразделения.
8.3.4.3. Перечнями документов с указанием сроков хранения 116 .
8.3.4.4. Номенклатурами дел структурного подразделения за предшествующие 3 - 5 лет.
8.3.4.5. Типовыми и примерными номенклатурами дел 117 .
8.3.4.6. Описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
8.3.4.7. Документами по планированию деятельности структурного подразделения и отчетности о ее результатах.
8.3.4.8. При разработке номенклатуры дел отдела кадров также принимаются во внимание 118 :
- содержание его деятельности, специфика ее документирования;
- сведения об объеме, интенсивности и составе документооборота отдела кадров, полученные расчетно-аналитическим методом;
- сведения об организационной структуре и штатной численности отдела кадров;
- сведения о распределении полномочий по работе с документами между сотрудниками отдела кадров.
8.3.5. В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки и вопросы деятельности отдела кадров. Последующая конкретизация заголовков дел производится с учетом состава и функционального назначения формируемых в соответствующие дела документов, при этом:
8.3.5.1. Заголовки дел, формируемые из документов, относящихся к какому-либо конкретному вопросу деятельности, но при этом не связанных последовательностью исполнения, обычно содержат термин "документы", дополненный (в скобках) кратким указанием на вид документов, формируемых в данное дело: планы, списки, доклады и т.д.
8.3.5.2. Заголовки дел, сформированных на основе материалов переписки, как правило, содержат термин "переписка", дополненного соответствующим пояснением - с кем и по какому вопросу (направлению) деятельности она ведется. Заголовки дел, включающих материалы переписки с однородными корреспондентами, образуются без указания наименований этих материалов (документов), а заголовки дел, включающих материалы переписки с разнородными корреспондентами, образуются посредством краткого обозначения предмета переписки.
8.3.5.3. Наименование конкретного корреспондента включается в заголовок дела, если оно сформировано на основе материалов (документов) переписки только с данным корреспондентом.
8.3.5.4. Заголовки дел, сформированных на основе документов, относящихся к конкретным административно-территориальным (региональным, муниципальным) образованиям (местностям, населенным пунктам и т.п.), должны содержать наименования последних. Если дело сформировано из материалов (документов), в содержании которых затрагивается несколько однородных административно-территориальных единиц, то в заголовок включается общее видовое название материалов (документов), а если дело сформировано из материалов (документов), в содержании которых затрагивается конкретная административно-территориальная единица, то в заголовок дела включается официальное наименование последней.
8.3.5.5. Заголовки дел, сформированных на основе документов по планированию и (или) отчетности, содержат сведения о периоде (квартале, полугодии, годе), на (за) который составлены планы (отчеты).
8.3.5.6. Заголовки дел, сформированных из однородных (по своему функциональному назначению, виду и др.) документов, в обязательном порядке содержат наименование таких документов (группы документов) во множественном числе.
8.3.5.7. Заголовки дел, состоящих из нескольких частей (томов) 119 , включают общий для всех частей (томов) заголовок дела и заголовок соответствующей части (тома).
8.3.6. Работу по определению заголовков дел рекомендуется выполнять на отдельных листах бумаги, разделенных (по вертикали) на два-три столбца. В пределах каждой строки в этом случае записывается два-три варианта заголовка дела, из которых в дальнейшем выбирается (формулируется) оптимальный вариант.
8.3.7. После того как окончательно определены формулировки заголовков дел, следует произвести их систематизацию (упорядочение) в структуре номенклатуры дел - по ее разделам. Для номенклатуры дел отдела кадров систематизация заголовков дел производится в зависимости от функционального назначения и важности документов в составе соответствующих дел.
8.3.8. Порядок "расстановки" заголовков дел внутри разделов (и, если требуется, подразделов) номенклатуры дел определяется с учетом значимости документов в составе раздела (подраздела), а также их функциональной взаимосвязью. Для названий заголовков дел отведена графа 2 номенклатуры дел.
8.3.9. Работа по упорядочению заголовков выполняется в два этапа:
а) листки с заголовками дел группируются (в соответствии с признаками группировки) в произвольной последовательности;
б) заголовки в нужной последовательности переносятся в соответствующую графу бланка номенклатуры дел, используемого в качестве черновика.
8.3.10. Предварительное определение сроков хранения документов в составе соответствующих дел производится на основе сведений типового (ведомственного) перечня документов либо сведений типовой (примерной) номенклатуры дел. После этого производится индексация дел в составе разделов номенклатуры дел (присвоение делам соответствующих индексов 120 ), позволяющая обеспечить быстрый и безошибочный поиск дела (включенных в него документов) в процессе хранения (при выдаче во временное пользование, а также при переформировании, дооформлении дела и т.п.).
8.3.11. Графа 3 номенклатуры дел ("Количество дел (единиц хранения)") при разработке проекта документа не заполняется - соответствующие сведения в данной графе указываются по окончании календарного года. Графа 5 ("Примечание") при разработке проекта номенклатуры дел также не заполняется - в случае необходимости отметки в данной графе делаются на протяжение календарного года и по его окончании.
8.3.12. Подготовленный вышеописанным образом проект номенклатуры дел отдела кадров до подписания подлежит проверке. Особое внимание в процессе проверки документа следует обратить на:
- соответствие состава дел функциональному назначению и названию каждого раздела, обоснованность расположения дел внутри раздела в определенной последовательности, а разделов - внутри номенклатуры дел;
- формулировки заголовков дел;
- сроки хранения дел.
8.3.13. После устранения выявленных в ходе проверки неточностей проект номенклатуры дел оформляется в соответствии с образцом (см. ранее), подписывается начальником отдела кадров, а затем направляется на согласование с руководителем архива 121 . По результатам согласования в проект номенклатуры дел могут быть внесены уточнения.
Уточненный проект документа представляется на рассмотрение начальника отдела ДОУ. Окончательный вариант проекта документа используется 122 при формировании проекта сводной номенклатуры дел предприятия.
8.3.14. Вновь сформированная (уточненная) сводная номенклатура дел вводится в действие с 1 января наступающего календарного года 123 124 . Выписка из сводной номенклатуры дел (в пределах соответствующего раздела) выдается в структурные подразделения, включая отдел кадров, для применения в повседневной работе с документами - при формировании и оформлении дел.
8.3.15. Под формированием дел следует понимать процедуру группировки исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел (см. ранее) и с соблюдением предусмотренных на этот счет правил. Непосредственное ведение работы по формированию дел в отделе кадров возлагается на делопроизводителя.
8.3.16. Исполненные документы сдаются исполнителями (ответственными исполнителями) делопроизводителю не позднее, чем через две недели после завершения работы с документом. Сдаваемые документы помещаются в дела согласно номенклатуры дел, в соответствии со сведениями, указанными в отметке об исполнении документа и помещении его в дело, и исходя из способа систематизации документов внутри дела (хронологической либо вопросно-логической) 125 .
8.3.17. Распорядительные документы, имеющие приложения, группируются в дела по видам и хронологии вместе с приложениями. Уставы (положения, инструкции и иные аналогичные документы), прилагаемые к распорядительным документам, которыми они утверждены (введены в действие), группируются в дела в качестве приложений к этим документам, а утвержденные в качестве самостоятельных документов - помещаются в отдельные дела.
Приказы по основной деятельности группируются в дела отдельно от приказов по кадрам 126 . Протоколы формируются в дела в обратном хронологическом порядке по номерам.
Документы к протоколам группируются в отдельные дела, систематизируясь по номерам протоколов. Входящие организационно-распорядительные документы органов управления (власти), а также документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности.
Утвержденные документы группируются в дела отдельно от соответствующих проектов (предварительных (черновых) вариантов соответствующих документов). Переписка (письма и прилагаемые к ним документы) группируется в дела в хронологической последовательности, при этом ответный (исходящий) документ следует помещать непосредственно за входящим документом (документом-запросом) 127 .
Документы в составе личных дел работников группируются в прямом хронологическом порядке (т.е. по мере их приобщения к личным делам), лицевые счета работников (по заработной плате) - по алфавиту. Поступающие письменные обращения общественных организаций, а также документы по их рассмотрению (исполнению) группируются отдельно от письменных обращений граждан и документов по их рассмотрению (исполнению).
ЭД и базы данных (БД) формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел на жестком диске специально выделенного компьютера. Наименование дела должно определяться согласно вышеприведенным рекомендациям либо соответствовать наименованию БД.
8.3.18. Вновь заводимые дела подлежат оформлению 128 . Оформление дел представляет собой процедуру их подготовки к текущему хранению в соответствии с действующими на этот счет правилами. Такая процедура включает заполнение реквизитов обложки дела, нумерацию листов дела (по мере группировки документов), а также группировку документов в дела (в соответствии с одним из вышеописанных способов). Заполнение реквизитов обложки дела производится по форме, предусмотренной приложением 65 к настоящей инструкции.
8.3.19. На обложке указывается полное и (в скобках) сокращенное наименование предприятия, затем - наименование структурного подразделения ("Отдел кадров"). Индекс дела и его заголовок указываются в точном соответствии со сводной номенклатурой дел 129 .
При оформлении дела указывается дата его открытия, при этом датой дел с организационно-распорядительной документацией, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) 130 регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в данное дело. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела (с новой строчки) делается об этом соответствующая запись.
Реквизит "Срок хранения дела" заполняется на основе сведений из номенклатуры дел после сверки со сведениями, указанными в перечне типовых документов (ведомственном перечне документов) с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения делается отметка: "Хранить постоянно".
8.3.20. Нумерация документов, группируемых в дело, производится с целью обеспечения их сохранности и закрепления порядка их расположения. При закрытии дела (как правило, по окончании календарного года) производится полистная проверка правильности нумерации.
8.3.21. Уточнение заголовка дела производится в том случае, если последний не соответствует (не полностью соответствует) составу сгруппированных в течение календарного года документов. В делах с завершенной (окончательной) нумерацией листов оформляется заверительная надпись.
8.3.22. Заверительная надпись располагается в конце дела на отдельном листе - заверителе дела по форме, предусмотренной приложением 66 к настоящей инструкции. В заверительной надписи (цифрами и прописью) указывается количество листов в данном деле, а также особенности отдельных документов 131 .
На дела, содержащие документы определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, могут составляться внутренние описи по форме, предусмотренной приложением 67 к настоящей инструкции. В итоговой записи внутренней описи указывается (цифрами и прописью) количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи 132 .
8.3.23. Текущее (оперативное) хранение документов - это комплекс мероприятий по их рациональному размещению и учету, контролю за их движением и физическим состоянием, выдаче во временное пользование (с последующим возвратом в места хранения), а также по обеспечению их сохранности в процессе обращения с момента группировки документов в дела до передачи на архивное хранение 133 . Документы, сгруппированные в дела, подлежат хранению по месту их формирования в течение двух лет 134 , после чего передаются в архив предприятия.
8.3.24. Рациональное размещение дел предполагает наличие пригодных для их хранения помещений (далее - хранилищ), а также достаточного числа исправных средств хранения (шкафов, сейфов, стеллажей, столов с ящиками). Текущее хранение дел (документов) не допускается в помещениях:
- с неудовлетворительными эксплуатационными характеристиками (в т.ч. ветхих, сырых, неотапливаемых и пр.);
- не отвечающих санитарным требованиям;
- расположенных в зданиях, занятых учреждениями общественного питания, продовольственными складами, складами агрессивных и пожароопасных веществ, подразделениями, применяющими опасные (в т.ч. химические) технологии.
8.3.25. В хранилище должны быть созданы (и в дальнейшем - поддерживаться) соответствующие световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический и охранный режимы (см. далее). Эксплуатация хранилища сопряжена с рядом ограничений - в частности, в них запрещается применение открытого огня или нагревательных приборов любого типа.
8.3.26. Расчет потребности в средствах хранения производится исходя из количества единиц хранения (и с учетом резервирования части средств хранения на случай непредвиденных обстоятельств). Выбор в пользу тех или иных средств хранения делается в зависимости от размеров и конфигурации хранилища на основе нормативов, представленных на рис. 8.4.
--------------------------------------------------------------------------- ¦ N N ¦ Наименование параметра ¦ Значение ¦ ¦п. п.¦ ¦параметра, см¦ +-----+-----------------------------------------------------+-------------+ ¦ 1. ¦Главный проход хранилища, не менее ¦ 120 ¦ +-----+-----------------------------------------------------+-------------+ ¦ 2. ¦Проходы между шкафами (сейфами) по фронту, не менее ¦ 75 ¦ +-----+-----------------------------------------------------+-------------+ ¦ 3. ¦Проходы между наружными стенами помещения и шкафами ¦ 75 ¦ ¦ ¦(сейфами), установленными параллельно стенам ¦ ¦ +-----+-----------------------------------------------------+-------------+ ¦ 4. ¦Проход (обход) между торцом шкафа (сейфа) и стеной ¦ 45 ¦ +-----+-----------------------------------------------------+-------------+ ¦ 5. ¦Расстояние между нижней полкой и полом, не менее ¦ 15 ¦ +-----+-----------------------------------------------------+-------------+ ¦ 6. ¦То же, для хранилищ в цокольных этажах, не менее ¦ 30 ¦ ------+-----------------------------------------------------+--------------
Рис. 8.4 135
8.3.27. Дела в средствах хранения следует размещать в вертикальном положении (корешками наружу) в соответствии со сводной номенклатурой дел. Для обеспечения быстрого и правильного поиска дел (документов) на внутренних сторонах дверок средств хранения (в иных аналогичных местах) должны располагаться выписки из номенклатуры дел, а средства хранения - нумероваться (в пределах хранилища по ходу часовой стрелки).
8.3.28. С целью предохранения дел от пыли и воздействия солнечного света двери (створки и т.п.) средств хранения следует держать закрытыми (сдвинутыми). Средства хранения должны быть также оборудованы надежными запорными устройствами, доступ к ним разрешается только ответственному за делопроизводство и начальнику отдела кадров.
8.3.29. Состоящие на текущем хранении ЭД (БД) следует размещать вместе с бумажными документами (в выделенных для этой цели средствах хранения) либо отдельно от них - на соответствующих носителях (дисках) либо на жестком диске специально выделенного для этой цели персонального компьютера в папке (директории), структура которой соответствует номенклатуре дел. Резервные копии ЭД (БД) хранятся на автономных информационных носителях.
8.3.30. Учет дел ведется по номенклатуре дел, листам-заверителям дел и другим учетным документам (описям, карточкам и др.). Учет документов в составе дел ведется по РКФ и внутренним описям дел. Для учета ЭД (БД) используются учетные карточки ЭД (БД) по форме, предусмотренной приложением 68 к настоящей инструкции. Учетные данные подлежат систематическому контролю на предмет сохранности, полноты и достоверности.
8.3.31. Основными контрольными мероприятиями являются проверка и ревизия. Проверки, как правило, носят локальный (выборочный) характер и проводятся в плановом и внеплановом порядке. В ходе ревизии, проводимой не реже двух раз в год, учетные данные (как на бумажных, так и на машинных носителях) подвергаются полной проверке. В необходимых случаях принимаются меры к восстановлению утраченных данных (например, посредством перезаписи с одного машинного носителя на другой).
8.3.32. В ходе проверок и ревизий особое внимание обращается на установление фактического местонахождения дел, в том числе выданных во временное пользование (см. далее), их реального физического состояния. Проверка наличия дел проводится путем сверки учетных данных с описанием дел, находящихся в местах хранения, на обложке (с простановкой отметок о наличии в рабочем экземпляре номенклатуры дел), а проверка физического состояния дел - путем их внешнего просмотра.
8.3.33. В отношении дел (документов), не обнаруженных в ходе проверки, безотлагательно организуются поисково-розыскные мероприятия. В отношении дел, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, безотлагательно организуются мероприятия по восстановлению их нормального физического состояния. Результаты проверки, включая выявленные недостатки, фиксируются в акте. Форма акта определена приложением 69 к настоящей инструкции.
8.3.34. Выдача состоящих на текущем хранении дел (документов) во временное пользование производится с соблюдением мер, обеспечивающих их сохранность и своевременный возврат в места хранения. Выдача дел (документов), состоящих на хранении в структурном подразделении, другим структурным подразделениям, производится с разрешения руководителя структурного подразделения, в котором хранятся запрашиваемые дела (документы), сроком не более чем на месяц, под роспись. На выданное дело заводится карта-заместитель. Форма карты определена приложением 70 к настоящей инструкции.
8.3.35. По истечении установленного срока дело должно быть возвращено в место хранения. В особых случаях срок выдачи дела может быть с разрешения руководителя предприятия продлен после проверки состояния дела.
8.3.36. Выдача дел, состоящих на текущем хранении, другим предприятиям (организациям, учреждениям) производится на основании их письменных запросов с разрешения руководителя предприятия по акту приема-передачи дел во временное пользование на срок до трех месяцев. Форма акта определена приложением 71 к настоящей инструкции.
Акт составляется в двух экземплярах, подписи лиц, подписавших акт, заверяются оттисками гербовых печатей сторон, выдавших и получивших документ (дело) 136 . По истечении указанного срока дело должно быть возвращено в место его хранения, после чего, при необходимости, выдано повторно.
8.3.37. Изъятие документов из дел, состоящих на текущем хранении и подлежащих в дальнейшем передаче на архивное хранение, допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя предприятия. В этом случае в деле должна быть оставлена надлежащим образом заверенная копия документа 137 .
Органам суда и прокуратуры дела во временное пользование должны выдаваться с соблюдением вышеописанных правил на срок до прекращения дела либо до вынесения судебного решения. Продление сроков выдачи дел во временное пользование указанным органам допускается в особых случаях (при наличии соответствующих оснований) с разрешения руководителя предприятия и только после получения от пользователя письменного подтверждения о сохранности дел.
8.4. Организация временного хранения документов в архиве 138 .
8.4.1. Подготовка документов к передаче в архив начинается с оформления дел, которое, в зависимости от сроков хранения, может носить полный или частичный характер. Полное оформление предусмотрено в отношении дел по кадрам, а также дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Частично оформляются дела временного (до 10 лет включительно) хранения. Состав работ по полному оформлению дел представлен на рис. 8.5.
------------------------------ ¦ Заполнение ранее ¦ ¦ незаполненных реквизитов ¦ ¦ обложки дела (их уточнение)¦ ------------------------------ ------------+----------------- ¦ Нумерация листов дела ¦ ------------------------------ ------------+----------------- ¦Составление листа-заверителя¦ ¦(заверительной надписи) дела¦ ------------------------------ ---------------------------------- ---+-------------------------- ¦Составление внутренней описи¦ ¦ дела ¦ ------------------------------ ------------+----------------- ¦ Брошюровка дела ¦ ------------------------------ ------------+----------------- ¦ Проверка правильности ¦ ¦ и полноты оформления дела, ¦ ¦ его физического состояния ¦ ------------------------------
Рис. 8.5
8.4.2. Заполнение ранее незаполненных реквизитов производится в отношении реквизитов, по тем или иным причинам ранее не заполненных. В случае переформирования дела - например, при изменении обратного хронологического порядка группировки документов на прямой, при выявлении документов, подлежащих изъятию из состава дела - нумерация выполняется заново с применением нумератора или простого карандаша. Старый номер при этом зачеркивается, а не стирается, рядом проставляется новый. В остальных случаях нумерация листов, как правило, только проверяется.
8.4.3. Составление листа-заверителя (заверительной надписи) дела требуется, если это не было выполнено ранее. На перенумерованные дела (см. выше) составляется новый лист-заверитель, который помещается вместе с зачеркнутым листом-заверителем, составленным ранее.
8.4.4. Составление внутренней описи документов дела также производится в тех случаях, когда это не было выполнено ранее. Изменения в составе документов, в т.ч. обусловленные изъятием документов, заменой их копиями и т.п., отражаются в графе "Примечание" 139 .
8.4.5. Брошюровка дела выполняется после удаления из листов дела металлических креплений. Документы подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона либо переплетаются таким образом, чтобы обеспечить наиболее свободное чтение текста всех листов дела.
8.4.6. Проверка полноты и правильности оформления дела, а также его физического состояния выполняется после завершения вышеперечисленных работ. Выявленные в оформлении дела недостатки устраняются, а недостатки в физическом состоянии дела (особенности этого состояния) - отражаются в листе-заверителе дела.
8.4.7. Подготовка к передаче в архив ЭД (БД) предусматривает:
- проверку физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;
- запись ЭД (БД) на машинные носители;
- проверку качества записи;
- описание ЭД;
- предварительную простановку архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) ЭД (БД) постоянного хранения и по кадрам;
- подготовку комплекта сопроводительной документации.
8.4.8. Передача дел на хранение в архив производится после проведения экспертизы ценности входящих в их состав документов. Экспертиза ценности документов представляет собой процедуру изучения документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение в составе Архивного Фонда РФ 140 .
8.4.9. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов создается экспертная комиссия (ЭК). О создании ЭК руководитель предприятия издает приказ по форме, предусмотренной приложением 72 к настоящей инструкции 141 .
В состав комиссии включаются наиболее компетентные (в вопросах отбора документов на архивное хранение) работники в количестве не менее трех человек, в том числе руководитель соответствующего архива (лицо, ответственное за архив). Председателем ЭК обычно назначается работник, курирующий вопросы делопроизводства и архива.
8.4.10. Основные задачи ЭК по отбору документов на хранение в архив представлены на рис. 8.6. ЭК под руководством председателя организует работу по экспертизе ценности документов, подлежащих передаче в архив.
------------------------------------ ¦ Экспертная комиссия ¦ ------------------------------------ ------------------+----------------- ¦ Цель деятельности - организация ¦ ¦ и проведение экспертизы ценности ¦ ¦ документов при подготовке ¦ ¦ их к передаче в архив ¦ ------------------------------------ ------------------------- ¦ ------------------------ ¦ Организация отбора ¦ ¦ ¦ Рассмотрение ¦ ¦ дел для хранения ¦ ¦ ¦ и вынесение ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ на утверждение ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ и согласование ЭПК ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ архивного учреждения ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ проектов описей дел ¦ ¦ +--+--+ постоянного ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ и временного (свыше ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 10 лет) хранения, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦в том числе по личному¦ ¦ ¦ ¦ ¦составу, а также актов¦ ¦ ¦ ¦ ¦ о выделении ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ к уничтожению дел, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦не подлежащих хранению¦ ------------------------- ¦ ------------------------ ------------------------- ¦ ------------------------ ¦ Подготовка и вынесение¦ ¦ ¦ Участие в подготовке ¦ ¦ на рассмотрение ЭПК ¦ ¦ ¦ и рассмотрении ¦ ¦ архивного учреждения ¦ ¦ ¦ проектов нормативно- ¦ ¦ предложений ¦ ¦ ¦ методических ¦ ¦ об изменении сроков ¦ ¦ ¦документов по вопросам¦ ¦ хранения отдельных ¦ ¦ ¦ работы с документами,¦ ¦ категорий документов, +--+--+ включая вопросы ¦ ¦ установленных ¦ ¦ организации ¦ ¦ перечнями, ¦ ¦ их текущего хранения ¦ ¦и об определении сроков¦ ¦ ¦ ¦ хранения документов, ¦ ¦ ¦ ¦ не предусмотренных ¦ ¦ ¦ ¦ перечнями ¦ ¦ ¦ ------------------------- ------------------------
Рис. 8.6
Непосредственное выполнение экспертных мероприятий возлагается на ответственного за делопроизводство (с привлечением на время экспертизы необходимого числа работников с соответствующей подготовкой). Промежуточные и итоговые результаты работы по экспертизе ценности документов регулярно рассматриваются на заседаниях ЭК.
8.4.11. Ход заседаний и принятые на них решения фиксируются в протоколах, а вступают в силу - после утверждения протоколов руководителем предприятия. Основные мероприятия по экспертизе ценности документов проводятся по месту их текущего хранения и включают:
- отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
- отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;
- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
В ходе отбора, кроме того, проверяются качество и полнота сводной номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.
8.4.12. Экспертиза ценности традиционных документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения с целью их отбора на архивное хранение проводится методом обязательного полистного просмотра дел. При полистном просмотре дел с отметкой "ЭПК" выявляются и выделяются из их состава документы, подлежащие постоянному хранению. В случае выявления таких документов дела с отметкой "ЭПК" переформировываются 142 . Выделенные из состава дел с отметкой "ЭПК" документы постоянного хранения либо присоединяются к однородным делам, либо формируются в самостоятельные дела, которые затем соответствующим образом оформляются и учитываются.
8.4.13. По результатам экспертизы ценности составляются описи дел структурных подразделений, сформированных из традиционных документов, описи ЭД (БД) постоянного хранения и по кадрам. Одновременно составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
8.4.14. Передача дел в архив производится по описи дел отдела кадров. Описи дел по форме, предусмотренной приложением 73 к настоящей инструкции, представляются в архив через год после завершения включенных в описи дел в делопроизводстве. Указанные описи подписываются лицами, ответственным за ведение делопроизводства (ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях). Описи дел утверждаются начальником отдела кадров после согласования с ответственным за делопроизводство и ЭК.
8.4.15. Экспертиза ценности ЭД и БД с целью их отбора на архивное хранение производится с учетом ряда особенностей. На первом этапе экспертизы ЭД и БД архив (совместно с ответственными за делопроизводство и ведущим специалистом по информационным технологиям) определяет перечень систем, тем и проектов, ЭД и БД которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. Этот перечень после необходимых уточнений утверждается ЭК. На втором этапе экспертизы - на основании перечня - производится отбор ЭД и БД на постоянное и временное хранение.
8.4.16. Дела (документы), не подлежащие передаче на хранение в архив в связи с истечением срока их хранения или (и) не представляющие более научно-практической ценности, включаются в акт о выделении к уничтожению. Включение дел с истекшим сроком хранения в акт допускается, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен данный акт: например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2004 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2008 г., и т.д.
8.4.17. Акт составляется на дела, выделяемые к уничтожению, индивидуального предпринимателя в целом, при этом название каждого структурного подразделения, документы которого включены в акт, указывается перед группой заголовков дел этого подразделения (как название раздела). Заголовки однородных дел (в пределах структурного подразделения), отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Форма акта определена приложением 74 к настоящей инструкции. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию) 143 .
8.4.18. После завершения экспертизы ценности документы, подлежащие хранению, передаются в архив. Передача производится не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
8.4.19. Для организованной передачи дел архивом заблаговременно составляется проект соответствующего графика по форме, предусмотренной приложением 75 к настоящей инструкции. График согласуется с руководителями структурных подразделений, передающих дела, после чего утверждается руководителем предприятия и доводится до сведения начальника отдела кадров и ответственного за делопроизводство.
8.4.20. В соответствии с графиком осуществляется заключительная подготовка дел к передаче в архив. В ходе такой подготовки выполняются следующие мероприятия:
- проверка правильности формирования дел;
- проверка правильности оформления дел;
- проверка соответствия количества дел, подлежащих передаче в архив, учетным данным 144 ;
- устранение недостатков, препятствующих передаче дел в архив (в необходимых случаях).
8.4.21. Непосредственно перед передачей дел полнота и качество их подготовки проверяется работником архива. Выявленные в ходе проверки недостатки подлежат устранению ответственным за делопроизводство в отведенный для этого срок.
8.4.22. Полностью готовые к передаче дела доставляются в архив работниками соответствующего структурного подразделения ко времени, установленному графиком, при этом особое внимание обращается на обеспечение сохранности дел. Передача и прием дел производится поединично, из рук в руки от ответственного за делопроизводство к работнику архива.
8.4.23. При передаче-приеме дел по кадрам обычно производится и проверка количества листов в составе помещенных в дело документов. О передаче-приеме каждого дела в обоих экземплярах описи дел делается отметка.
8.4.24. Передача в архив ЭД (БД) производится на автономных машинных носителях либо по каналам локальной информационной сети. Вместе с ЭД (БД), как правило, передается и сопроводительная документация.
Контроль полноты и качества передаваемых ЭД (БД) осуществляется при помощи сертифицированных программно-технических средств. Информация в составе особо ценных ЭД (БД) может проверяться на предмет идентичности учетным данным методами выборочного просмотра содержания ЭД (БД), сверки контрольных сумм и т.п.
8.4.25. После передачи-приема последнего дела в конце описи заполняются данные (цифрами и прописью о количестве фактически принятых в архив дел и о номерах отсутствующих дел (при выявлении таковых или на основании справок)). Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы в составе этих дел 145 .
8.5. Примерный состав управленческой документации. Табель форм и альбом форм документов.
8.5.1. Состав документации, в том числе и кадровой, конкретизируется с учетом направленности и содержания деятельности предприятия. В целях упорядочения документирования деятельности предприятия разрабатываются унифицированные формы документов (УФД) - совокупность размещенных особым образом на материальном носителе реквизитов и блоков информации, применение которых в составе данной формы обусловлено функциональным назначением документа (группы однородных документов).
8.5.2. УФД разрабатываются в традиционном и электронном видах. Это дает возможность для их последующего применения и в качестве бумажного бланка, и в качестве электронного шаблона соответствующего документа.
8.5.3. В своей совокупности УФД образуют Табель унифицированных форм документов. Табель представляет собой подготовленный в соответствии с определенными правилами перечень унифицированных форм управленческих документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и работниками.
8.5.4. Функциональное назначение табеля форм заключается в закреплении правового статуса управленческой документации и образующих ее документов, оптимизации состава управленческой документации, ее функциональности, а также во внедрении и обеспечении единого порядка подготовки управленческих документов. Форма табеля определена приложением 76 к настоящей инструкции.
8.5.5. Альбом унифицированных форм документов - это подготовленный в соответствии с определенными правилами сборник унифицированных форм управленческих документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и работниками. Основное функциональное назначение альбома форм состоит в унификации форм представления документированной информации 146 .
8.5.6. Подготовка управленческих документов производится на основе сведений и образцов, имеющихся в составе табеля форм и альбома форм. При подготовке соответствующих видов документов принимаются во внимание требования к их содержанию, структуре, стилю изложения и оформлению.
95 О режимах хранения документов см. далее.
96 Документов, образующихся в процессе кадровой работы, т.е. в общем случае работы по приему на работу, переводу на другую работу, увольнению работников, а также их обучению, мотивации и адаптации.
97 Электронные документы участвуют в документообороте наравне с бумажными документами.
98 За исключением издаваемых совместно.
99 Из отделения связи, обслуживающего предприятие.
100 На поврежденные документы (документы, поступившие в поврежденном конверте (упаковке)) составляется акт.
101 Ошибочно адресованные документы возвращаются в отделение связи для последующей пересылки к месту назначения.
102 Конверты не уничтожаются в случаях, когда только по указанным на них сведениям можно определить адрес и личность отправителя, время отправки и получения документа, а также при поступлении в конвертах личных или платежных документов.
103 Электронные документы (ЭД) предварительно распечатываются.
104 Ведение РК (РКФ), как правило, производится в бумажном и электронном видах.
105 Подлинник документа, предназначенный для исполнения несколькими структурными подразделениями (должностными лицами), предварительно тиражируется, после чего оригинал получает ответственный исполнитель, а остальные исполнители (соисполнители) - его копии.
106 Исполнитель документа не позже, чем через две недели после окончания работы по исполнению документа возвращает в места хранения документ и, если необходимо, материалы, использованные в процессе его исполнения.
107 Документы, не отвечающие перечисленным требованиям, возвращаются исполнителю на доработку.
108 ЭД отправляется по электронной почте вместе с электронным сообщением, в котором указываются название документа (тема сообщения), его дата, электронный формат, информация об использовании электронной цифровой подписи (ЭЦП), объем документа, информация о "сжатии" документа с указанием использованной программы.
109 ЭД на магнитных (иных небумажных) носителях, как правило, рассылаются вместе с соответствующей документацией, сопроводительным письмом и распечаткой.
110 Подготовленные к отправке телеграммы принимаются завизированными, подписанными, датированными и с отметкой о категории и виде отправления.
111 О чем делается отметка с указанием даты, времени и подписи лица, передавшего телефонограмму.
112 В дальнейшем в РКФ отражаются сведения о ходе и результатах исполнения документов (с указанием даты каждого промежуточного контроля).
113 Об изменении срока исполнения документа в РКФ делается соответствующая отметка.
114 Текущее хранение охватывает период с момента помещения документа в дело (после его исполнения) до момента передачи его в архив индивидуального предпринимателя - как правило, не более двух лет.
115 Дело - совокупность документов, относящихся к одному вопросу (участку, направлению) деятельности и помещенных на хранение в отдельную обложку с соблюдением установленных на этот счет требований, см. далее.
116 В частности, Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000.
117 См. в этой связи Примерную номенклатуру дел кадровой службы. - М. ВНИИДАД, 2002.
118 При уточнении номенклатуры дел по истечении очередного календарного года, кроме того, изучаются документы, образовавшиеся в деятельности данного структурного подразделения за предшествующий период - в частности, их функциональное назначение, виды, состав и содержание.
119 Например, дела, объем которых в течение календарного года превышает 250 листов.
120 Индекс дела - это выполненное арабскими цифрами условное обозначение, чаще всего состоящее из условного номера структурного подразделения (номера раздела - в составе сводной номенклатуры дел) с добавлением (через дефис) порядкового номера соответствующего дела в номенклатуре дел того или иного структурного подразделения (данного раздела сводной номенклатуры дел). Для обозначения индексов дел отведена графа 1 номенклатуры дел.
121 Временное архивное хранение документов - до передачи на постоянное хранение в соответствующее архивное учреждение - может быть организовано индивидуальным предпринимателем собственными силами, совместно с другими индивидуальными предпринимателями (в форме объединенного архива) либо в архивном учреждении на основании соответствующего договора, см. далее.
122 Вместе с проектами номенклатуры дел других структурных подразделений предприятия.
123 В случае коренного изменения функций и структуры подразделений в течение календарного года сводная номенклатура дел подлежит досрочному уточнению (переформированию) и переутверждению.
124 Дела по вопросам, неразрешенным в течение календарного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего календарного года под ранее присвоенным им индексом.
125 Сочетание способов систематизации допускается, если это обусловлено спецификой документов и позволяет обеспечить их более быстрый и безошибочный поиск.
126 Приказы помещаются в дела отдельно от распоряжений.
127 При продолжении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем календарном году, и в следующем календарном году, соответствующие материалы группируются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
128 О дооформлении дел при их закрытии см. далее.
129 Для обеспечения оперативного и безошибочного поиска дел индекс указывается не только на лицевой стороне, но и на корешке обложки дела (в верхней его части).
130 Число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, а название месяца пишется словами.
131 Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
132 Дела, содержащие документы временного хранения, допускается передавать на текущее хранение без пересистематизации и нумерации, без составления заверительной надписи.
133 Документы, не подлежащие архивному хранению, состоят на кратковременном хранении в течение предусмотренных сроков, после чего уничтожаются в соответствии с установленным порядком, см. далее.
134 См. Типовую инструкцию по делопроизводству (2005 г.).
135 Нормативы носят рекомендательный характер. См. в этой связи: Основные правила работы архивов организаций. - М.: ВНИИДАД, 2004.
136 После возвращения дел в места хранения экземпляр акта, выданный пользователю, остается в распоряжении последнего, а второй его экземпляр хранится на предприятии.
137 Причины выдачи подлинника документа также фиксируются в соответствующем акте.
138 Предприятия, объединенном архиве или архивном учреждении.
139 В необходимых случаях к описи составляется новая итоговая запись, а также новая заверительная надпись.
140 Федеральный закон "Об архивном деле в РФ" от 22.10.2004 N 125-ФЗ.
141 При организации хранения документов в объединенном архиве может создаваться объединенная ЭК из представителей юридических лиц, осуществляющих хранение документов в указанном архиве.
142 Сроки хранения переформированных дел, включающих документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по сводной номенклатуре дел.
143 Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
144 Об отсутствующих делах составляется справка, прилагаемая к описи дел структурного подразделения.
145 Наименование передаваемых картотек также включается в опись дел.
146 Кроме того, на основе форм в составе альбома в дальнейшем обычно организуется разработка (доработка) бланков управленческих документов.
Источник - "Документы кадровой службы предприятия", "ГроссМедиа", "РОСБУХ"
