Инструкция для подотчетных лиц (образец заполнения)

---------------------------------------------------------------------------
¦
¦                                     Утверждено Приказом N 4 от 11.01.2012
¦
¦                                ИНСТРУКЦИЯ
¦                            для подотчетных лиц
¦
¦    1. ПОРЯДОК ПОЛУЧЕНИЯ ДЕНЕГ В КАССЕ
¦    1.1.  Для  получения  наличных  денег в  ООО  "Промсервис"  в подотчет
¦работник  пишет  заявление  на  имя  руководителя  с  указанием  целей  их
¦расходования, визирует его у руководителя и приносит в бухгалтерию.
¦    1.2.  Командированному сотруднику  деньги выдаются в подотчет на время
¦              ------------------------------------------------------------
¦командировки, ¦в остальных случаях  подотчетные  суммы предоставляются на¦
+--------------------------------------------------------------------------
¦срок 10 дней.¦ Если   в   течение  этого  времени  подотчетные   суммы  не
---------------
израсходованы, они должны быть возвращены в кассу организации.

1.3. Получить деньги под отчет можно лишь при условии полного погашения (задолженности) по ранее полученному авансу.

1.4. При отсутствии наличных денег в кассе сотрудники с разрешения руководителя могут использовать для приобретения товаров (работ, услуг) в интересах организации личные деньги с последующей их компенсацией по заявлению работника.

2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К РАСХОДОВАНИЮ ДЕНЕГ

2.1. Деньги под отчет могут выдаваться работнику на любые цели, связанные с деятельностью ООО "Промсервис".

2.2. Подотчетные суммы должны расходоваться строго по назначению: лишь на те цели, на которые они были выданы (а в случае траты собственных средств - на заранее оговоренные с руководителем нужды). В противном случае руководитель вправе не утвердить авансовый отчет работника и нецелевые покупки не будут компенсированы работнику.

2.3. Максимальная сумма покупки у организации или у предпринимателя за наличный расчет не должна превышать 100 000 руб. по одному договору ⁴ .

2.4. Все расходы работник должен подтвердить оправдательными документами. При отсутствии подтверждающих документов авансовый отчет не будет утвержден руководителем.

3. РАСХОДЫ, ВОЗМЕЩАЕМЫЕ КОМАНДИРОВАННЫМ РАБОТНИКАМ

3.1. В случае служебной командировки работнику возмещаются расходы:

1) на проезд к месту командировки и обратно (в том числе на оплату белья в поездах, провоз багажа, страхование пассажиров на транспорте);

2) на проживание в гостинице (наем жилого помещения);

3) иные расходы работника, связанные с командировкой и произведенные с ведома руководителя (на оплату услуг по оформлению загранпаспорта, по оформлению виз, обязательной медицинской страховки, иных обязательных сборов и платежей).

        -------------------------------------------------------------------
3.2.¦За   дни  командировки    в   пределах территории  РФ   работнику¦
---------выплачиваются суточные в  размере 700 руб.  в день,  за пределами¦
¦территории РФ - в размере 2500 руб. в день.------------------------------+
---------------------------------------------                             ¦
¦
Условие о размере суточных за дни командировки можно прописать¦
в положении о командировках или ином локальном нормативном акте.¦
-----------------------------------------------------------------

4. ВОЗМЕЩАЕМЫЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ

4.1. При организации и проведении встреч и переговоров с представителями других организаций возмещаются расходы:

1) на питание официальных лиц во время этих мероприятий, в том числе на алкогольные напитки;

2) на доставку официальных лиц транспортом к месту проведения мероприятия и обратно;

3) на оплату услуг переводчиков.

5. ТРЕБОВАНИЯ К ОПРАВДАТЕЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ

5.1. Перечень оправдательных документов, представляемых работником ⁵ :

1) при покупке в розничном магазине - кассовый чек и товарный чек (если в кассовом чеке нет перечня купленных товаров). Если в кассовом чеке выделен НДС, то потребуйте у продавца еще и счет-фактуру (следует иметь в виду, что продавец может его выдать, но не обязан);

2) при покупке в розничном магазине, не имеющем ККТ, - любой документ об оплате с перечнем товаров (например, товарный чек, квитанция и т.п.). Потребуйте у продавца написать на этом документе причину неиспользования ККТ (например, в связи с применением ЕНВД);

3) при оплате услуг (почтовых услуг, проезда в общественном транспорте, проживания в гостинице и т.п.) - кассовый чек, акт об оказании услуг или бланк строгой отчетности (БСО);

4) при покупке товаров (работ, услуг) у оптового продавца - кассовый чек, товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ), счет-фактура (если в чеке, накладной или акте выделен НДС), корешок доверенности на получение ТМЦ по форме N М-2 (если она оформлялась);

5) при внесении предоплаты за товары (работы, услуги) - кассовый чек и счет-фактура на аванс (если в чеке выделен НДС);

6) при покупке товаров (работ, услуг) у физлица-непредпринимателя (например, в случае найма жилого помещения во время командировки) - договор и расписка физлица в получении денег;

7) при обмене валюты - справка о покупке или продаже валюты;

8) при внесении оплаты организации или предпринимателю, не связанными с расчетами за товары, работы или услуги (к примеру, поручено вернуть заем другой организации, внести пожертвование, уплатить членские взносы в СРО), - квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО).

5.2. Оправдательные документы, прилагаемые работником к авансовому отчету, должны быть оформлены следующим образом:

---------------------------------------------------------------------------
¦     Документ    ¦         На что обратить внимание в документах         ¦
+-----------------+-------------------------------------------------------+
¦Товарный чек     ¦Чек обязательно должен содержать  6 :                  ¦
¦                 ¦- наименование документа и дату его составления;       ¦
¦                 ¦- наименование организации-продавца (Ф.И.О.            ¦
¦                 ¦предпринимателя);                                      ¦
¦                 ¦- перечень купленных товаров, их количество с указанием¦
¦                 ¦измерителя и цены;                                     ¦
¦                 ¦- должность лица, оформившего документ, и его подпись  ¦
+-----------------+-------------------------------------------------------+
¦Документ об      ¦Должны быть те же реквизиты, что и в товарном чеке, а  ¦
¦оплате,          ¦также:                                                 ¦
¦выдаваемый взамен¦- порядковый номер документа;                          ¦
¦кассового чека   ¦- ИНН продавца;                                        ¦
¦                 ¦- фамилия и инициалы лица, оформившего документ        ¦
+-----------------+-------------------------------------------------------+
¦БСО              ¦Нужно проверить, чтобы на БСО были пропечатаны         ¦
¦                 ¦шестизначный номер и серия бланка, а также ссылка на   ¦
¦                 ¦сокращенное наименование типографии, ее ИНН, место     ¦
¦                 ¦нахождения, номер заказа, год его выполнения, тираж    ¦
¦                 ¦(если БСО был отпечатан в типографии). Кроме того, на  ¦
¦                 ¦БСО, кроме выдаваемых при перевозке пассажиров и багажа¦
¦                 ¦(билетах, багажных квитанциях, квитанциях на оплату    ¦
¦                 ¦услуг такси и др.), должна стоять печать продавца      ¦
+-----------------+-------------------------------------------------------+
¦Товарная         ¦В качестве покупателя и грузополучателя (заказчика)    ¦
¦накладная (акт об¦должно значиться ООО "Промсервис"                      ¦
¦оказании услуг   ¦                                                       ¦
¦или выполнении   ¦                                                       ¦
¦работ)           ¦                                                       ¦
+-----------------+-------------------------------------------------------+
¦Счет-фактура     ¦В качестве покупателя и грузополучателя должно         ¦
¦                 ¦значиться ООО "Промсервис".                            ¦
¦                 ¦В счете-фактуре на аванс в строке 5 ("К платежно-      ¦
¦                 ¦расчетному документу...") должны быть указаны дата и   ¦
¦                 ¦номер кассового чека или ПКО, выданного работнику. А в ¦
¦                 ¦графе "Наименование товара (описание выполненных работ,¦
¦                 ¦оказанных услуг), имущественного права" должны быть    ¦
¦                 ¦указаны наименования товаров (работ, услуг), за которые¦
¦                 ¦вносится предоплата. Хотя возможна и общая             ¦
¦                 ¦формулировка - например, продукты питания, строительные¦
¦                 ¦материалы и т.д.                                       ¦
+-----------------+-------------------------------------------------------+
¦Квитанция к ПКО  ¦Должны быть заполнены все графы, должны стоять печать, ¦
¦(унифицированной ¦а также оттиск штампа, подтверждающего проведение      ¦
¦формы N КО-1)    ¦операции (например, "Оплачено")                        ¦
+-----------------+-------------------------------------------------------+
¦Справка о покупке¦Нужно проверить правильность заполнения паспортных     ¦
¦или продаже      ¦данных. Печать банка не обязательна  7                 ¦
¦валюты           ¦                                                       ¦
+-----------------+-------------------------------------------------------+
¦Договор о        ¦В договоре должны быть указаны Ф.И.О. физлица, его     ¦
¦приобретении     ¦паспортные данные, цена и предмет договора (в договоре ¦
¦товаров (работ,  ¦купли-продажи - наименование покупаемого товара, в     ¦
¦услуг) у физлица-¦договоре возмездного оказания услуг - вид услуги и     ¦
¦непредпринимателя¦сроки ее оказания, в договоре аренды - адрес помещения ¦
¦                 ¦и срок аренды  8 )                                     ¦
+-----------------+-------------------------------------------------------+
¦Расписка физлица-¦Должны быть указаны дата ее составления, полученная    ¦
¦непредпринимателя¦сумма, ее назначение (ссылка на договор), Ф.И.О. и     ¦
¦                 ¦паспортные данные получателя, его подпись              ¦
------------------+--------------------------------------------------------

6. СРОКИ И ПОРЯДОК ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ОТЧЕТНОСТИ

6.1. По полученным в подотчет суммам работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме N АО-1, в срок 3 рабочих дня по окончании срока, указанного п. 1.2 настоящей Инструкции, либо со дня выхода на работу (в случае командировки или истечения срока, указанного в п. 1.2 настоящей Инструкции, в период отсутствия работника на работе по причине болезни, отпуска и т.п.).

6.2. В случаях, указанных в п. 1.4 настоящей Инструкции, работник представляет авансовый отчет не позднее чем через 10 рабочих дней со дня покупки.

6.3. На лицевой стороне авансового отчета работник указывает свои Ф.И.О., полученный аванс, его назначение и др. А на оборотной - записывает по порядку перечень документов, подтверждающих расходы, пронумеровывает их в том же порядке и прикладывает к отчету.

         ------------------------------------------------------------------
6.4. ¦Авансовый отчет работника проверяется  в течение 5 рабочих дней.¦
----------В случае утверждения отчета в этот же срок работнику выдается из¦
¦кассы перерасход.--------------------------------------------------------+
-------------------                                                       ¦
¦
Сроки утверждения авансового отчета работников, а также возмещения¦
ими перерасхода вы устанавливаете сами. Естественно, они должны¦
быть разумными, иначе работник может потребовать выплатить ему¦
компенсацию за задержку возмещения перерасхода¦
-------------------------------------------------------------------

Источник - "Главная книга", 2012, № 9