Должностная инструкция заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией

------------------------------
(наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
------------------------------
(наименование должности)
00.00.0000               N 000
---------  -------------------
(подпись)  (инициалы, фамилия)
Заведующего канцелярией                  00.00.0000

1.1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.

1.2. На должность заведующего канцелярией принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

1.3. Заведующий канцелярией должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;

- Единую государственную систему делопроизводства;

- структуру организации;

- организацию делопроизводства;

- схемы документооборота;

- порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

- сроки и порядок сдачи дел в архив;

- системы организации контроля за исполнением документов;

- оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;

- основы экономики, организации производства, труда и управления;

- основы трудового законодательства;

- Правила внутреннего трудового распорядка;

- правила охраны труда и пожарной безопасности;

- ______________________________________________________________________.

1.4. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:

    - Уставом (Положением) _______________________________________________;
(наименование организации)
- настоящей должностной инструкцией;
- ____________________________________________________________________.
(иными актами и документами, непосредственно связанными
с трудовой функцией заведующего канцелярией)
1.5. Заведующий канцелярией подчиняется непосредственно _______________
______________________________________.
(наименование должности руководителя)

1.6. В период отсутствия заведующего канцелярией (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет заместитель (работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением).

1.7. ___________________________________________________________________.

2. Функции

2.1. Руководство деятельностью канцелярии.

2.2. Контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

3. Должностные обязанности

Заведующий канцелярией исполняет следующие обязанности:

3.1. Организует работу канцелярии.

3.2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

3.3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

3.4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

3.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства и организует их внедрение.

3.6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

3.7. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в структурных подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

3.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

3.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.

3.10. Руководит работниками канцелярии.

    3.11. ________________________________________________________________.
(иные обязанности)

4. Права

Заведующий канцелярией имеет право:

4.1. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.2. Инициировать и проводить совещания по производственно-хозяйственным и финансово-экономическим вопросам.

4.3. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.

4.4. Проводить проверки качества и своевременности исполнения поручений.

4.5. Требовать прекращения (приостановления) работ (в случае нарушений, несоблюдения установленных требований и т.д.), соблюдения установленных норм, правил, инструкций; давать указания по исправлению недостатков и устранению нарушений.

4.6. Вносить на рассмотрение руководства организации представления о приеме, перемещении и увольнении работников, о поощрении отличившихся работников и о применении дисциплинарных взысканий к работникам, нарушающим трудовую и производственную дисциплину.

4.7. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

    4.8. _________________________________________________________________.
(иные права)

5. Ответственность

5.1. Заведующий канцелярией привлекается к ответственности:

- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

- за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

- за причинение материального ущерба - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ___________________________________________________________________.

6. Заключительные положения

    6.1. Настоящая   должностная    инструкция     разработана  на   основе
Квалификационной    характеристики    должности   "Заведующий  канцелярией"
(Единый    квалификационный     справочник     должностей    руководителей,
специалистов    и служащих.    Раздел   "Общеотраслевые    квалификационные
характеристики   должностей   работников,    занятых    на    предприятиях,
в учреждениях  и   организациях",  утвержденный   Постановлением   Минтруда
России от 21.08.1998 N 37), ______________________________________________.
(реквизиты иных актов и документов)
6.2. Ознакомление   работника   с   настоящей должностной   инструкцией
осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт   ознакомления   работника   с настоящей  должностной  инструкцией
подтверждается ____________________________________________________________
(росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой
___________________________________________________________________________
частью настоящей  инструкции (в журнале ознакомления с должностными
___________________________________________________________________________
инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся
__________________________________________________________________________.
у работодателя; иным способом)

6.3. ___________________________________________________________________.