Должностная инструкция секретаря-референта (образец заполнения)

Открытое акционерное                        Утверждаю
общество "Ромашка"                          Генеральный директор
ОАО "Ромашка"                               (должность руководителя)
Белов       Е.Ю. Белов
---------   --------------
(подпись)    (расшифровка
подписи)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

01.06.2012   15                             01.06.2012
---------- N -------                        ----------
(дата)     (номер)                          (дата)

1. Общие положения.

1.1 Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность секретаря-референта.

1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом генерального директора.

1.3. Секретарь-референт непосредственно подчиняется генеральному директору.

1.4. Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:

- законодательными актами РФ;

- локальными нормативными актами организации;

- приказами и распоряжениями руководства организации;

- нормативно-методическими материалами по ведению делопроизводства;

- настоящей должностной инструкцией.

1.5. Секретарь-референт, выполняя свои обязанности, должен владеть вопросами:

- текущей финансово-хозяйственной деятельности организации и перспектив ее развития;

- знания структуры организации, распределения функциональных обязанностей между подразделениями и работниками.

1.6 Секретарь-референт должен знать:

- требования, предъявляемые к документационному обеспечению деятельности организации, государственные стандарты РФ и международные стандарты составления и оформления корреспонденции, порядок приема, учета и хранения документов, систематизации и подготовки их к краткосрочному и долгосрочному хранению;

- правила организации управленческого труда;

- требования к оформлению машинописных работ;

- правила русской орфографии и пунктуации;

- основы делового этикета, служебной этики, психологии общения;

- правила охраны труда, техники безопасности.

1.7. Секретарь-референт должен уметь:

- составлять и оформлять документы всех видов, редактировать содержание и делать стилистическую правку;

- наладить эффективную работу с документацией, совершенствовать существующие методы и формы такой деятельности;

- работать с современным программным обеспечением на уровне квалифицированного пользователя ПК;

- организовывать и вести телефонные переговоры, работать с современной оргтехникой;

- вести прием посетителей;

- организовывать и технически обеспечить совещания, собрания, переговоры, деловые встречи, командировки работников и иные мероприятия;

- владеть навыками быстрого письма и чтения.

2. Должностные обязанности.

Секретарь-референт обязан:

2.1. Выполнять распоряжения, приказы руководства акционерного общества, осуществлять свою деятельность в строгом соответствии с ними.

2.2. Разрабатывать проекты документов по всем вопросам управленческой деятельности.

2.3. Редактировать, контролировать качество подготовки, грамотность, правильность составления, согласования документов, представляемых на подпись руководству.

2.4. Вести прием, учет и хранение корреспонденции, осуществлять обработку входящих документов, оформлять и соблюдать порядок работы с внутренними документами, рассылать исходящие документы.

2.5. Систематизировать документацию текущего архива, проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или выделять к уничтожению.

2.6. Обеспечивать сохранность и конфиденциальность коммерческой информации.

2.7. В соответствии с резолюцией руководства передавать документы непосредственным исполнителям в структурные подразделения.

2.8. Осуществлять документирование деятельности совещательных и коллегиальных органов акционерного общества.

2.9. Фиксировать, обрабатывать и своевременно доводить до сведения руководства и работников принятую информацию, касающуюся различных сторон деятельности акционерного общества.

2.10. Планировать рабочий день руководства, назначать встречи клиентам, партнерам и работникам акционерного общества как по производственным, так и личным вопросам.

2.11. Заниматься организационными и техническими вопросами проведения совещаний, деловых встреч и переговоров; обеспечивать прием посетителей.

2.12. Контролировать исполнение документов, поручений и заданий руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.

2.13. Способствовать оперативному принятию решений со стороны руководства и своевременно доводить их до сведения работников.

2.14. Осуществлять оперативную связь со сторонними предприятиями и гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия.

2.15. Оформлять машинописные и копировально-множительные работы.

2.16. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной и управленческой деятельности акционерного общества.

2.17. Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, следить за порядком в офисе, соблюдением санитарных и технических правил, правил противопожарной безопасности.

3. Права.

Секретарь-референт вправе:

3.1. Взаимодействовать со всеми службами организации по вопросам, касающимся его деятельности.

3.2. Запрашивать из структурных подразделений организации и у работников необходимые документы и материалы для представления руководству, контролировать исполнение документов работниками, а также требовать объяснений о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

3.3. Рассматривать документы и направлять их руководству для вынесения решений и передавать на исполнение руководству и работникам организации.

3.4. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.

3.5. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции, оформлять копии и выписки из документов.

3.6. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности организации, совершенствованию форм и методов управленческого труда в организации.

3.7. Требовать от руководства создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности организации.

3.8. Принимать оперативные решения в пределах своей компетенции.

3.9. Докладывать руководству обо всех выявленных недостатках в рамках своей компетенции.

3.10. Получать деньги под отчет и использовать их по целевому назначению для покупки продовольственных, хозяйственных и иных товаров, необходимых для нормального функционирования офиса.

3.11. Участвовать в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины.

4. Ответственность.

Секретарь-референт несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. За разглашение сведений, имеющих гриф ограничения доступа, и сведений, составляющий коммерческую тайну организации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с Приказом генерального директора от 25 марта 2012 г. N 85.

         Начальник отдела кадров             Гусева        Л.В. Гусева
----------------------------------------- ----------- ---------------------
(руководитель структурного подразделения)  (подпись)  (расшифровка подписи)
01.06.2012
----------
(дата)

С настоящей должностной инструкцией
ознакомлена. Один экземпляр получила
на руки и обязуюсь хранить                   Ликина        С.М. Ликина
на рабочем месте                          ----------- ---------------------
(подпись)  (расшифровка подписи)
01.06.2012
----------
(дата)

Юрисконсульт                          Киринов        Ф.С. Киринов
-----------------------                   ----------- ---------------------
(визы должностных лиц                     (подпись)  (расшифровка подписи)
юридической службы)
01.06.2012
----------
(дата)

Источник - "Экономико-правовой бюллетень", 2012, № 6