Должностная инструкция секретаря-референта генерального директора

Наименование                                     УТВЕРЖДАЮ
организации
__________________________
(Руководитель организации)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
секретаря-референта                              ____________/_____________
генерального директора                              Личная     Расшифровка
подпись      подписи
"___"__________ ____ N ____                      "___"_____________ ____ г.

г. ____________                                       М.П.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря-референта генерального директора (далее - "Работник").

1.2. Работник назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя Организации.

1.3. Работник подчиняется непосредственно _______________ Организации.

1.4. На должность Работника назначается лицо, имеющее высшее, среднее специальное образование и стаж работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

1.5. Работник должен знать:

- Перспективы развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности.

- Организацию работы с документами, составления документации.

- Организацию управленческого труда.

- Применение средств вычислительной и организационной техники.

- Иностранный язык для перевода служебной документации коммерческого партнера.

- Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

- Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

- Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

- Оперативно-организационное обслуживание руководства.

- Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).

- Культуру труда и служебной этики.

- Охрану труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

1.6. В период временного отсутствия Работника его обязанности возлагаются на ___________________.

1.7. Работник подчиняется непосредственно ______________________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Работник:

2.1. Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

2.2. Обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

2.3. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

2.4. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.

2.5. Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, представляемых руководству, дает по ним компетентные заключения.

2.6. Осуществляет оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т.п.).

2.7. Ведет прием посетителей.

2.8. Выполняет работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:

- оформление приказов по личному составу;

- оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;

- оформление трудовых книжек;

- оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

- оформление командировочных документов;

- ведение табеля учета рабочего времени;

- выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

2.9. Обеспечивает выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

2.10. Использует ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.

2.11. Проводит ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.

2.12. Выполняет отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

3. ПРАВА

3.1. Работник имеет право:

- на предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором;

- на предоставление ему рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором;

- на предоставление ему полной и достоверной информации об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте;

- на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;

- на получение материалов и документов, относящихся к своей деятельности, ознакомление с проектами решений руководства Организации, касающимися его деятельности;

- на взаимодействие с другими подразделениями Работодателя для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности;

- представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.2. Работник вправе требовать от Работодателя оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Работник несет ответственность за:

4.1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.2. Нарушение правил техники безопасности и инструкции по охране труда.

4.3. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Работодателя и его работникам.

4.4. Правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.5. Причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством РФ.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Работника определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью Работник обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

___________________________      ________________      ______________
(Наименование должности          (Личная подпись)       (Расшифровка
руководителя структурного                                  подписи)
подразделения)

"___"__________ _____ г.

СОГЛАСОВАНО
(указать всех заинтересованных лиц
и их подписи)
___________________________      ________________      ______________
(Личная подпись)       (Расшифровка
подписи)

"___"__________ _____ г.

С инструкцией ознакомлен:        ________________      ______________
(Личная подпись)       (Расшифровка
подписи)

"___"__________ _____ г.