Баланс рабочего времени секретаря организации (образец заполнения)

Баланс рабочего времени

---------------------------------------------------------------------------
¦ N ¦  Наименование ¦                 ¦   К %   ¦    Норма оперативного   ¦
¦п/п¦   элементов   ¦   Время, мин.   ¦ к общему¦    времени на единицу   ¦
¦   ¦     работы    ¦                 ¦ времени ¦  элемента работы (Н), ч ¦
+---+---------------+-----------------+---------+-------------------------+
¦ 1 ¦       2       ¦        3        ¦    4    ¦            5            ¦
+---+---------------+-----------------+---------+-------------------------+
¦ 1.¦Подготовка     ¦    5 + 5 = 10   ¦   2,08  ¦   10 мин. / 1 рабочее   ¦
¦   ¦рабочего места ¦                 ¦         ¦ место = 10 мин. = 0,166 ¦
+---+---------------+-----------------+---------+-------------------------+
¦ 2.¦Прием          ¦12 + 10 + 32 = 54¦  11,25  ¦54 мин. / 14 документов =¦
¦   ¦корреспонденции¦                 ¦         ¦    3,857 мин. = 0,064   ¦
+---+---------------+-----------------+---------+-------------------------+
¦   ¦Получение у    ¦                 ¦         ¦                         ¦
¦   ¦директора      ¦                 ¦         ¦                         ¦
¦ 3.¦задания на     ¦        13       ¦   2,08  ¦ 13 мин. / 5 документов =¦
¦   ¦подготовку     ¦                 ¦         ¦    2,6 мин. = 0,0433    ¦
¦   ¦проектов       ¦                 ¦         ¦                         ¦
¦   ¦документов     ¦                 ¦         ¦                         ¦
+---+---------------+-----------------+---------+-------------------------+
¦ 4.¦Телефонные     ¦ 3 + 12 + 8 = 23 ¦   4,58  ¦ 23 мин. / 6 абонентов = ¦
¦   ¦разговоры      ¦                 ¦         ¦    3,833 мин. = 0,064   ¦
+---+---------------+-----------------+---------+-------------------------+
¦ 5.¦Подготовка     ¦        45       ¦   9,375 ¦ 45 мин. / 5 документов =¦
¦   ¦документов     ¦                 ¦         ¦      9 мин. = 0,15      ¦
+---+---------------+-----------------+---------+-------------------------+
¦   ¦Представление  ¦                 ¦         ¦                         ¦
¦   ¦директору      ¦                 ¦         ¦ 12 мин. / 5 документов =¦
¦ 6.¦документов на  ¦        12       ¦   2,5   ¦     2,4 мин. = 0,04     ¦
¦   ¦рассмотрение и ¦                 ¦         ¦                         ¦
¦   ¦подписание     ¦                 ¦         ¦                         ¦
+---+---------------+-----------------+---------+-------------------------+
¦ 7.¦Регистрация    ¦   60 + 15 = 75  ¦  15,625 ¦75 мин. / 15 документов =¦
¦   ¦документов     ¦                 ¦         ¦      5 мин. = 0,083     ¦
+---+---------------+-----------------+---------+-------------------------+
¦   ¦Распространение¦                 ¦         ¦45 мин. / 15 документов =¦
¦ 8.¦документов по  ¦   15 + 30 = 45  ¦   9,375 ¦      3 мин. = 0,05      ¦
¦   ¦исполнителям   ¦                 ¦         ¦                         ¦
+---+---------------+-----------------+---------+-------------------------+
¦   ¦Напоминание о  ¦                 ¦         ¦  18 мин. / 6 человек =  ¦
¦ 9.¦совещании его  ¦        18       ¦   3,75  ¦      3 мин. = 0,05      ¦
¦   ¦участникам     ¦                 ¦         ¦                         ¦
+---+---------------+-----------------+---------+-------------------------+
¦10.¦Обед           ¦        30       ¦   6,25  ¦  30 мин. / 1 человека = ¦
¦   ¦               ¦                 ¦         ¦      30 мин. = 0,5      ¦
+---+---------------+-----------------+---------+-------------------------+
¦11.¦Прием          ¦        40       ¦   8,33  ¦  40 мин. / 4 человека = ¦
¦   ¦посетителей    ¦                 ¦         ¦     10 мин. = 0,166     ¦
+---+---------------+-----------------+---------+-------------------------+
¦   ¦Оформление     ¦                 ¦         ¦  30 мин. / 6 человек =  ¦
¦12.¦справок для    ¦        30       ¦   6,25  ¦      5 мин. = 0,083     ¦
¦   ¦учащихся       ¦                 ¦         ¦                         ¦
+---+---------------+-----------------+---------+-------------------------+
¦   ¦Распечатка     ¦                 ¦         ¦ 18 мин. / 6 документов =¦
¦13.¦копий          ¦        18       ¦   3,54  ¦      3 мин. = 0,05      ¦
¦   ¦документов     ¦                 ¦         ¦                         ¦
+---+---------------+-----------------+---------+-------------------------+
¦   ¦Отправка       ¦                 ¦         ¦ 67 мин. / 9 документов =¦
¦14.¦электронной    ¦        67       ¦  12,5   ¦    7,44 мин. = 0,124    ¦
¦   ¦почты, факсов  ¦                 ¦         ¦                         ¦
----+---------------+-----------------+---------+--------------------------

На основе времени, затраченного на выполнение определенного вида работ, и объема этих работ была рассчитана Н - норма оперативного времени, затрачиваемого на единицу элемента работы.

Норматив времени на выполнение единицы нормируемой работы рассчитывался по норме оперативного времени и определялся по формуле:

    Н   = Н x К,
ВР

где Н   - затраты времени  на  выполнение конкретного нормируемого вида
ВР
работы;

Н - норма оперативного времени на выполнение данной работы, определенная эмпирическим путем;

К - коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные потребности; К = 1,1.

Источник - "Делопроизводство", 2011, № 1