Анкета мониторинга состояния документов архивного фонда Российской Федерации

Приложение 1 к Приказу Росархива от 30.05.2003 No. 47

                                                               Образец

АНКЕТА
МОНИТОРИНГА СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТОВ
АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
НА 01.01...., ХРАНЯЩИХСЯ В
_______________________________________________
название федерального архива, музея,
библиотеки, научно-отраслевого архива РАН,
федерального органа исполнительной власти

1. Характеристика зданий (помещений)

1.1. @  1  Количество зданий (помещений)  2  _____
1.2. Здание (помещение) (нужное подчеркнуть):
специальное
приспособленное, в т.ч.
памятник архитектуры
1.3. Год постройки ____
1.4. Год последнего капитального ремонта ____
1.5.     Состояние     здания     (помещения)     (удовлетворительное,
неудовлетворительное):
фундамента
стен
перекрытий
кровли
заполнение окон
заполнение дверей
1.6.      Состояние      инженерных     сетей     (удовлетворительное,
неудовлетворительное):
отопления
водоснабжения
канализации
1.7.     *    @   Количество    аварийных    ситуаций    по    причине
неудовлетворительного   состояния  зданий  (помещений)  и коммуникаций
______________________________
1.8.  *  @ Количество  пострадавших  в результате  аварийных  ситуаций
всего:
_____ ед. хр., в т.ч.
утраченных безвозвратно _____ ед. хр.
1.9. Количество хранилищ  3 : ______, в т.ч.
1.9.1. * @ находящихся в аварийном состоянии _____
1.10. Количество ед. хр., находящихся в аварийных хранилищах _____

2. Условия пользования зданиями и помещениями

2.1. Закреплено в оперативное управление:
зданий (помещений) __________ ____________
количество площадь в м2
2.2. Получено в пользование:
зданий (помещений) __________ ____________
количество площадь в м2
2.3. Получено в аренду:
зданий (помещений) __________ ____________
количество площадь в м2
2.4. Сдается в аренду:
зданий (помещений) __________ ____________
количество площадь в м2

3. Кадровая обеспеченность

Количество ед. хр., приходящихся на:
3.1. * @ 1 сотрудника архива ______
3.2. 1 сотрудника отдела обеспечения сохранности _______

4. Охранный режим

4.1. Количество постов охраны:
фактическое _________
требуемое ________
4.2. Площадь помещений, не оборудованных охранной сигнализацией ___ м2
4.3. Площадь помещений, требующих замены охранной сигнализации ___ м2
4.4. * Количество ед. хр., находящихся в хранилищах:
не оборудованных охранной сигнализацией ________
оборудованных охранной сигнализацией, требующей замены _______
4.5. Наличие решеток на окнах нижних этажей (да, нет, частично)
4.6.  Наличие  полного  комплекта  ключей от всех помещений (да,  нет,
частично)
4.7. Наличие инструкций по организации охраны архива (да, нет)

5. Противопожарная безопасность

5.1. Площадь помещений, не оборудованных пожарной сигнализацией ___ м2
5.2. Площадь помещений, требующих замены пожарной сигнализации ___ м2
5.3. * Количество ед. хр., находящихся в хранилищах:
не оборудованных пожарной сигнализацией ________
оборудованных пожарной сигнализацией, требующей замены _______
5.4. Состояние электросетей (удовлетворительное, неудовлетворительное)
5.5.  * Количество ед.  хр., которые размещены в хранилищах, требующих
замены электросетей _______
5.6. Наличие системы автоматического пожаротушения (да, нет)
5.7.   Техническое  состояние  системы  автоматического  пожаротушения
(удовлетворительное, неудовлетворительное)
5.8. Обеспеченность огнетушителями (полная, частичная)
5.9. * @ Аварийные ситуации за отчетный период:
количество возгораний _______
количество пострадавших ед. хр. ________

6. Температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы

6.1. Наличие контрольно-климатических приборов в каждом хранилище (да,
нет)
6.2.  Соблюдаются  ли  нормативные  параметры  температуры и влажности
воздуха в хранилищах (да, нет, частично)
6.3. Причины несоблюдения нормативных климатических параметров (нужное
подчеркнуть):
хранилища не оборудованы системой кондиционирования воздуха
неудовлетворительное техническое состояние системы
кондиционирования воздуха
иное (указать) _______
6.4. * Количество ед. хр., находящихся в хранилищах с
ненормативным температурно-влажностным режимом _______
6.5. Количество хранилищ, пораженных:
грибком ________
насекомыми ________
грызунами ________
повышенной запыленности ________

7. Размещение фондов и контроль за движением фондов и дел

7.1.  Обеспечивается  ли  изолированное  (обособленное)  хранение (да,
нет):
секретных документов
уникальных документов
документов, имеющих в оформлении или в приложении к ним
драгоценные металлы и камни
документов на горючей основе
страхового фонда
7.2. В среднем выдается за год из хранилищ _______ ед. хр.
7.3. Осуществляется ли полистная проверка дел (да, нет, частично):
при выдаче из хранилищ
при возврате в хранилища
7.4. Обеспечены ли структурные подразделения архива сейфами для
хранения документов, полученных из хранилищ (да, нет, частично)
7.5.  * @ Оборудованы ли читальные залы архива средствами технического
контроля за сохранностью документов (да, нет, частично)
7.6. * @ Имеются ли факты порчи документов пользователями (да, нет)

8. Проверка наличия и состояния документов

8.1. Среднегодовой объем проверки наличия документов _______
8.2.  Соблюдается  ли  цикличность  проверки  наличия в соответствии с
требованиями нормативных документов (да, нет, частично)
8.3. Практикуется ли опечатывание коробок с документами (да, нет)
8.4. * @ Числится необнаруженными всего: _______ ед. хр., из них
уникальных _______ ед. хр.
особо ценных _______ ед. хр., в т.ч.
не обнаружены за отчетный период всего: ______ ед. хр., из них
уникальных _______ ед. хр.
особо ценных _______ ед. хр.
8.5. * @ Предполагаемые причины отсутствия документов:
хищение _______ ед. хр.
ошибки при подкладке _______ ед. хр.
недостатки в учете документов _______ ед. хр.
некачественный прием дел на хранение _______ ед. хр.
иное (указать) _______ ед. хр.
причина не установлена _______ ед. хр.

9. Физическое состояние документов

9.1. * @ Количество неисправимо поврежденных всего: _______ ед. хр., в
т.ч.
уникальных _______ ед. хр.
особо ценных _______ ед. хр.
9.2. * @ Количество документов, требующих:
реставрации всего: _______ дел, в т.ч.
уникальных _______ дел
особо ценных _______ дел
9.3. @ Количество документов, требующих переплета ______ дел
9.4. * Количество документов, требующих дезинфекции ______ дел
9.5. * Количество документов, требующих дезинсекции ______ дел
9.6.  Количество документов, требующих консервационно-профилактической
обработки:
кино _______ ед. хр.
фото _______ ед. хр.
фоно _______ ед. хр.
9.7.   Количество  документов,   требующих  восстановления  затухающих
текстов _____ л.

10.  @ Статистические сведения о документах Архивного фонда Российской
Федерации,    находящихся    на    хранении   в  федеральных   органах
исполнительной  власти и подведомственных им организациях федерального
подчинения

10.1.   Количество   организаций   федерального  подчинения,   включая
центральный аппарат федерального органа исполнительной власти _______
10.2. Количество хранящихся дел постоянного хранения: _______ ед. хр.,
крайние даты _______, в т.ч.
УД ________ ед. хр., крайние даты _________
НТД _______ ед. хр., крайние даты _________
кинодокументы _______ ед. хр., крайние даты _________
фотодокументы _______ ед. хр., крайние даты _________
фотодокументы _______ ед. хр., крайние даты _________
видеодокументы _______ ед. хр., крайние даты __________
10.3.  Количество  дел,  внесенных в описи,  утвержденные ЭПК архивных
органов или федеральных архивов: _______ ед. хр., крайние даты ______,
в т.ч.
УД ________ ед. хр., крайние даты _________
НТД _______ ед. хр., крайние даты _________
кинодокументы _______ ед. хр., крайние даты _________
фотодокументы _______ ед. хр., крайние даты _________
фотодокументы _______ ед. хр., крайние даты _________
видеодокументы _______ ед. хр., крайние даты __________
10.4.  Количество дел,  хранящихся сверх установленного срока: _______
ед. хр., крайние даты ________, в т.ч.
УД ________ ед. хр., крайние даты _________
НТД _______ ед. хр., крайние даты _________
кинодокументы _______ ед. хр., крайние даты _________
фотодокументы _______ ед. хр., крайние даты _________
фотодокументы _______ ед. хр., крайние даты _________
видеодокументы _______ ед. хр., крайние даты __________

Источник - Приказ Росархива от 30.05.2003 № 47